Отступы и выравнивание

В этом уроке вы узнаете, как установить отступы и выровнять строки в документе, как управлять переносом строк

Отступы

Расстояние между текстом и левым и правым краями страницы задается левым и правым полями и отступами. Поля, как вы узнаете из урока 13, обычно применяются ко всему документу либо к большей его части. Для небольших фрагментов текста, таких как строки и абзацы, используют отступы.

Проще всего установить отступ — использовать горизонтальную линейку и мышь. Для того чтобы вывести линейку (или спрятать ее), выберите команду Вид -> Линейка. Цифры на линейке обозначают расстояние от левого поля в дюймах. На рис. 10. 1 показаны линейка и различные ее метки, которые понадобятся для установления отступов, а также различные виды отступов.

Рис. 10. 1. Использование линейки для установки отступов в тексте. Отступы второго абзаца от левого и правого полей равны 1 дюйму

Отступы применяются к отдельным абзацам. Чтобы установить отступ одного абзаца, установите курсор где-нибудь в пределах выбранного абзаца. Если вы устанавливаете отступ для нескольких абзацев — выделите их (в противном случае, новые отступы будут установлены для новых абзацев, которые вы наберете, начиная от точки ввода). Затем перетащите метки отступов на линейке в нужные позиции. По мере перетаскивания маркера вертикальная пунктирная линия, проходящая по документу, будет показывать новую позицию отступа.

• Чтобы изменить отступ первой строки абзаца, перетащите метку Отступ первой строки в нужную позицию.

• Чтобы изменить отступ всех строк абзаца, за исключением первой, перетащите метку Выступ в нужную позицию (таким образом к абзацу можно применить эффект "висячей строки").

• Чтобы изменить отступ всех строк абзаца, перетащите маркер Отступ слева в нужную позицию.

• Чтобы изменить отступ правого края абзаца, перетащите маркер Отступ справа в нужную позицию.

Можно быстро увеличить или уменьшить (на 1/2 дюйма) левый отступ текущего абзаца, щелкнув на кнопке Увеличить отступ уменьшить отступ на панели форматирования. Наиболее быстрый установить отступ первой строки абзаца — поместить курсор в начало строки и нажать клавишу <ТаЬ>.

Установка отступов с помощью диалогового окна Абзац

Word позволяет установить отступы с помощью диалогового окна Абзац. Для этого выполните следующее.

1. Выберите команду Формат -> Абзац, чтобы открыть диалоговое окно Абзац, затем щелкните на корешке вкладки Отступы и интервалы (рис. 10. 2).

2. В области Отступы щелкайте на стрелках возле текстовых полей Слева и Справа, чтобы увеличить или уменьшить отступ. Для выделения первой строки абзаца с помощью отступа или для создания "висячей строки" щелкните на стрелке текстового поля первая строка, затем укажите величину отступа в текстовом поле На. Область Образец страницы показывает, как выглядят в документе текущие установки.

3. Щелкните на кнопке ОК. Новые установки будут применены ко всем выделенным абзацам либо к новому тексту.





Рис. 10. 2. Диалоговое окно Абзац в режиме Отступы и интервалы

Передвижение по документу

При работе с документом вы часто будете передвигать курсор для просмотра или изменения разных его частей. В большинстве случаев для этого можно пользоваться клавиатурой (табл. 3.

1).

Таблица 3.1 Передвижение курсора с помощью клавиатуры

Куда передвинуть курсор	Какие клавиши нужно нажать
Влево или вправо на один символ Влево или вправо на одно слово Вверх или вниз на одну строку В начало или в конец строки Вверх или вниз на высоту рабочей области окна В начало или в конец страницы В начало или в конец документа		<<-> или <->> <Ctrl+ <-> или <Ctrl+ ->> </^> или <Ф> <Home> или <End> <Раgе Up> или <Раgе Down> <Ctrl+ PageUp> или <Crtl+ Page Down> <Ctrl+ Home> или <Ctrl+ End>

Можно передвигать курсор и с помощью мыши. Если желаемое местоположение курсора находится в поле зрения на экране, просто щелкните мышью в нужном месте. Если же его не видно, прокрутите документ, чтобы найти нужное место, и щелкните там мышью. В табл. 3. 2 показано, как прокрутить документ с помощью мыши.

Таблица 3.2 Прокрутка документа с помощью мыши

Куда прокрутить документ	Как это сделать
Вверх или вниз на одну строку Вверх или вниз на один экран Вверх или вниз на любое расстояние Вверх или вниз на одну страницу		Щелкните на кнопке со стрелкой, направленной вверх или вниз, на вертикальной полосе прокрутки Щелкните на вертикальной полосе прокрутки между бегунком и кнопкой со стрелкой, направленной вверх или вниз Тяните бегунок вертикальной полосы прокрутки вверх или вниз Щелкните на кнопке Предыдущая страница или Следующая страница на вертикальной полосе прокрутки

Нужно отметить, что прокрутка с помощью мыши не передвигает курсор. Он остается на месте, в то время как на экране представляется другая часть документа. Щелкните в новом месте, чтобы переместить туда курсор.

Переключение между документами

При работе с несколькими документами одновременно только один из них может быть активным в данный момент. Активный документ виден на экране (хотя остальные тоже могут быть выведены на экран). Строка заголовка активного документа выделяется более темным цветом, и если документы располагаются один за другим, то активный документ всегда находится поверх остальных окон. Но самое важное — команды редактирования применяются только к активному документу.

Для переключения между документами выполните следующее.

1. Откройте меню Окно. Внизу этого меню находится список всех открытых документов, причем название активного в данный момент документа отмечено галочкой (рис. 25. 1).

2. Выберите из этого списка тот документ, к которому вы хотите обратиться. Для этого щелкните мышью на его названии или наберите на клавиатуре порядковый номер документа.

После этого выбранный документ станет активным и будет отображаться поверх остальных.

Рис. 25. 1. В меню Окно выведен список всех открытых документов и отмечен активный документ

Как управлять расположением нескольких документов на экране

Word предоставляет несколько способов расположения документов в окне. Активный документ может занимать все окно, при этом все остальные документы будут временно скрыты Можно вывести на экран несколько документов одновременно и каждый из них будет находиться в своем небольшом окне. Окно документа может находиться в одном из трех состояний.

• Максимизированное. Занимает всю рабочую область, остальные документы невидимы. При этом название активного документа появляется в строке заголовка Word вверху экрана. На рис. 25. 2 показано максимизированное окно документа.

• Минимизированное (свернутое).

Превращается в маленькую пиктограмму, расположенную внизу экрана Word.

• Восстановленное. Документ располагается в окне среднего размера. Название документа находится вверху строки заголовка окна документа, а не окна Word, как в максимизированном состоянии.

На рис. 25. 3 показаны документы в свернутом и восстановленном состояньях.

Рис. 25. 2.

Максимизированное окно документа



Как просмотреть все открытые документы

В Word есть команда, которая позволяет просматривать сразу все открытые документы. В меню Окно выберите команду Упорядочить все, чтобы расположить окна всех открытых документов на экране. Когда вы это сделаете, каждый открытый документ появится на экране в небольшом окне, которое не перекрывается остальными. Если вы открыли слишком много документов, эти окна будут чересчур маленькими, и вы вряд ли сможете работать с ними. Этот режим просмотра очень полезен, когда необходимо увидеть сразу все открытые документы и выбрать один для работы с ним. На рис. 25. 4 показан результат выполнения команды Окно -> Упорядочить все для четырех открытых документов.



Рис. 25. 4. Команда Упорядочить все выводит на экран все открытые документы в отдельных окнах

Перемещение и копирование текста из документа в документ

Если вы открыли больше одного документа, можете перемещать и копировать текст и рисунки из документа в документ. Для этого выполните следующее.

1. Сделайте активным документ-источник и выделите фрагмент текста и/или рисунок для перемещения или копирования в другой документ.

2. Если вам нужно переместить текст, нажмите клавиши

<Ctrl+X> или выберите команду Правка -> Вырезать, или щелкните на кнопке Вырезать стандартной панели инструментов. Нажмите клавиши <Ctrl+C> или выберите команду Правка -> Копировать, или щелкните на кнопке Копировать стандартной панели инструментов для копирования выделенного текста.

3. Сделайте активным документ, в который вы хотите поместить выделенный объект. Установите курсор туда, где будет находиться текст или рисунок.

4. Нажмите клавиши <Ctrl+ V> или выберите команду Правка -> Вставить, или щелкните на кнопке Вставить на стандартной панели инструментов.

Если оба документа видимы на экране, можете копировать и перемещать текст из одного в другой таким образом.

1. Выделите текст, который собираетесь копировать или переносить.

2. Установите указатель мыши на выделенный текст. Для перетаскивания нажмите и удерживайте левую кнопку мыши, для копирования одновременно нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl> и левую кнопку мыши.

3. Перетащите текст в другой документ и отпустите кнопку мыши (и, если вы копировали, клавишу <Ctrl>).

Перемещение и удаление пользовательских позиций табуляции

Для перемещения позиций табуляции в новую позицию сделайте следующее.

1. Выберите метку табулятора на линейке.

2. Нажмите и удерживайте левую кнопку мыши.

3. Перетащите табулятор в новую позицию.

4. Отпустите кнопку мыши.

Чтобы удалить пользовательскую позицию табуляции, сделайте все то же самое, но на третьем шаге вынесите табулятор за пределы линейки, затем отпустите кнопку мыши.

Перенос строк

Средство переноса строк автоматически разрывает каждую строку абзаца, когда она достигает правого поля. Word предлагает несколько способов управления переносом строк. Вы можете предотвратить появление разрыва строки между двумя указанными словами, таким образом, эти слова всегда будут находиться вместе, на одной строке. Эти способы особенно полезны при изменении величины отступа или выравнивании, так как при этом часто меняется позиция переноса строки.

По умолчанию Word разрывает строки на месте пробела или дефиса. Чтобы предотвратить разрыв строки, вставьте неразрывный пробел или неразрывный дефис вместо обычных. Чтобы вставить неразрывный дефис, нажмите <Сtrl+ Shift+

- (дефис) >. Чтобы вставить неразрывный пробел, нажмите <Ctrl+ Shift+ npo6en>.

Можно использовать возможный перенос, чтобы указать, где можно разделить слово в случае необходимости. Это полезно для длинных слов, находящихся в конце строки, ибо если длинное слово будет перенесено на следующую строку, в конце предыдущей строки останется много пробелов. Возможный перенос будет невидим до тех пор, пока часть слова не перейдет на правое поле. Тогда выполняется перенос, и на следующую строку перейдет только часть слова, находящаяся за знаком переноса. Чтобы вставить возможный перенос, нажмите <Сtrl+ - (перенос)

>.

Наконец, можно начать новую строку в том же абзаце, нажав <Shift+ Enter>.

В этом уроке вы узнали, как устанавливать отступы, выравнивать текст в документе и управлять разрывами строк. Следующий урок расскажет вам, как работать с табуляторами и интервалами.

Поиск и замена стиля

Довольно легко изменить стиль одного абзаца, но как изменить стиль десятков абзацев во всем документе? К примеру, вам может понадобится поменять стиль всех абзацев в обычном стиле на созданный вами стиль Каприз1. Или же вам нужно найти все абзацы, которым присвоен определенный стиль. Команды Word Найти и Заменить помогут в этом. Вот как найти абзац, отформатированный определенным стилем.

1. Выберите команду Правка -> Найти или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+ A>, чтобы открыть диалоговое окно Найти и заменить в режиме Найти.

2. Щелкните на кнопке Больше, чтобы вывести на экран все параметры поиска.

3. Ничего не вводите в поле Найти. Щелкните на кнопке Формат, а затем на строке Стиль.

4. Появится диалоговое окно Найти стиль (рис. 13. 5). Выберите стиль, который собираетесь искать.

5. Щелкните на кнопке ОК для возвращения в диалоговое окно Найти и заменить.

6. Щелкните на кнопке Найти далее, чтобы начать поиск.

Рис. 13. 5. Диалоговое окно Найти стиль

Следующие шаги покажут вам, как найти и заменить стиль.

1. Выберите команду Правка -> Заменить или нажмите комбинацию клавиш <Ctrl+ H> для открытия окна Найти и заменить в режиме Заменить.

2. Щелкните на кнопке Больше для вывода всех параметров замены.

3. Щелкните в текстовом поле Найти, но ничего туда не вводите.

4. Щелкните на кнопке Формат и выберите строку Стиль. Появится диалоговое окно Найти стиль (см. рис. 13. 5).

5. Выберите стиль, который вы хотите заменить, затем щелкните на кнопке ОК для возвращения в диалоговое окно Найти и заменить.

6. Щелкните в текстовом поле Заменить на, но ничего не набирайте там.

7. Щелкните на кнопке Формат и выберите строку Стиль, чтобы появилось диалоговое окно Заменить стиль.

8. Выберите заменяющий стиль, затем щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в диалоговое окно Найти и заменить.

9. Щелкните на кнопках Найти далее и Заменить для замены стиля в каждом абзаце. Щелкните на кнопке Заменить все для замены всех вхождений первого стиля на второй стиль.

После использования диалогового окна Найти и заменить при работе со стилями щелкните на кнопке Снять форматирование для отмены режима работы с элементами форматирования и возвращения к поиску и замене обычного текста.

В этом уроке вы узнали, как автоматически назначать стили, использовать стили заголовков в режиме просмотра структуры документа и как устанавливать интервалы между абзацами. Еще вы узнали, как назначать стилям комбинации клавиш и как находить и заменять стили. На следующем уроке вы узнаете, как работать с полями, страницами и разделами.

Поиск и замена текста

Команда Word Заменить позволяет вам найти вхождения шаблона в тексте и заменить их новым текстом. Для замены текста выберите Правка -> Заменить или нажмите <Ctrl+ H>. Появится диалоговое окно Найти и заменить в режиме Заменить (рис. 6. 3). Затем выполните следующее.

1. В текстовом поле Найти введите текст, который вы хотите заменить.

2. В текстовом поле Заменить на введите текст, на который вы хотите заменить искомый текст.

3. Щелкните на кнопке Больше (если необходимо) и настройте параметры поиска так, как описывалось в предыдущем разделе.

4. Щелкните на кнопке Найти далее для поиска и выделения первого вхождения искомого текста. Затем выполните следующее.

• Щелкните на кнопке Заменить, чтобы заменить выделенный текст, а затем перейти к следующему его вхождению.

• Щелкните на кнопке Найти далее, чтобы оставить выделенный текст без изменений и найти следующее вхождение искомого текста.

• Щелкните на кнопке Заменить все, чтобы заменить все вхождения искомого текста во всем документе.

Рис. 6. 3. Диалоговое окно Найти и заменить в режиме Заменить

В этом уроке вы научились находить и заменять текст в вашем документе. В следующем уроке вы изучите режимы просмотра документа.

Полноэкранный режим

Полноэкранный режим обеспечивает использование максимальной площади экрана для показа документа. В полноэкранном режиме строка заголовка, меню, панели инструментов, строка состояния и другие элементы окна Word скрыты, а ваш документ занимает весь экран. Полноэкранный режим можно использовать с другими режимами просмотра, т. е. можно задать полноэкранный режим в обычном режиме, режиме разметки и т. д. В этом режиме можно вводить и редактировать текст, выбирать команды меню, используя клавиатуру. Для запуска полноэкранного режима выберите команду Вид -> Во весь экран. Для отключения полноэкранного режима снова выберите команду Вид -> Во весь экран (с помощью клавиатуры) или щелкните в окне Вернуть обычный режим, которое появляется в правом нижнем углу экрана.

Понятие стиля

Стили Word значительно облегчают работу, при форматировании документа. Стиль — это именованный и сохраненный набор параметров форматирования. К примеру, стиль может включать в себя шрифт Arial размером 14 пунктов, отступ величиной 1 дюйм, двойной межстрочный интервал и выравнивание по обоим краям. Определив стиль, можно быстро применить его к любому тексту документа. Форматировать текст с помощью стиля намного быстрее, чем изменять вручную каждый элемент форматирования, к тому же при этом гарантируется единообразие внешнего вида определенных элементов документа. Если позже вы внесете изменения в определение стиля, весь текст документа, к которому был применен этот стиль, изменится в соответствии с новым определением стиля. В Word есть несколько определенных стилей, но можно создавать собственные.

В Word есть два типа стилей.

• Стили абзаца применяют к целым абзацам; эти стили могут включать в себя все элементы форматирования, относящиеся к абзацу:

шрифт, межстрочный интервал, отступы, табуляторы, рамки и т. п.

Стиль есть у каждого абзаца. Стиль абзаца, используемый по умолчанию, называется Normal.

• Стиль символа применим к любой части текста и включает в себя любые элементы форматирования, влияющие на внешний вид символа: гарнитура и размер шрифта, его начертание и т.

д. (словом, любые параметры форматирования, которые можно задать в окне команды Формат -> Шрифт). Не существует стиля символа, используемого по умолчанию.

Когда применяют стиль символа, его параметры форматирования применяются в дополнение к уже установленным. К примеру, если вы примените стиль символа с полужирным начертанием к предложению, уже отформатированному курсивом, слова будут выделены полужирным курсивом. Использование стилей рассматривается в этом и следующем уроках.

Присвоение стиля тексту

Для того чтобы присвоить стиль абзаца сразу нескольким абзацам, следует их выделить. Для присвоения стиля абзаца одному абзацу нужно установить курсор где-нибудь в его пределах. Для присвоения какого-либо стиля символа текстовому блоку выделите последний, а затем выполните следующее.

1. Щелкните на кнопке со стрелкой в раскрывающемся списке Стиль панели форматирования для просмотра списка всех доступных стилей, в котором название каждого стиля написано шрифтом, соответствующим стилю. Символы, находящиеся справа в этом списке, указывают на стиль абзаца или символа, а также на размер шрифта и вид выравнивания (рис. 12. 1).

2. Выберите нужный стиль, щелкнув на его имени. Стиль будет применен к выделеннаму тексту.



Для отмены стиля символа, который вы присвоили тексту, выделите текст и примените стиль Основной шрифт. В действительности — это, скорее, не стиль, а указание на то, что параметры форматирования, определенные в стиле текущего абзаца, должны быть применены к тексту.



Рис. 12. 1. Вы выбираете стиль из раскрывающегося списка Стиль на панели форматирования

Просмотр имен стилей

На панели форматирования отображается имя стиля текста, в котором в данный момент находится курсор. Если к этому тексту был применен стиль символа, то выводится имя стиля символа. Иначе, высвечивается имя стиля текущего абзаца.

Word также может вывести имена всех стилей символа и абзаца, которые были применены к указанному тексту вашего документа. Для этого сделайте следующее.

1. Нажмите клавиши <Shift+ F1> или щелкните на вопросительном знаке в строке меню, а затем на строке Что это такое? для запуска средства справочной системы Что это такое?. Рядом с указателем мыши появится вопросительный знак.

2. Щелкните на интересующем вас тексте. Word выведет информацию о стиле текста в специальном окне, как показано на рис. 12. 2.

3. Повторите, если нужно, п. 2 для другого текста.

4. Закончив просмотр имен стилей, нажмите клавишу <Esc>.



Рис. 12. 2. Вывод сообщения о стиле текста с помощью средства справочной системы Что это такое?

Преобразование нумерованного или маркированного списка в обычный текст

Выполните следующие действия, чтобы удалить номера или метки из списка, преобразовав тем самым текст списка в обычные абзацы.

1. Выделите абзацы, которые хотите преобразовать. Это может быть весь список или же только его часть. Соответствующая кнопка на панели форматирования (Нумерация или Маркеры) будет нажата.

2. Щелкните на нажатой кнопке панели форматирования.

Применение форматирования в процессе набора

Word может применять различные виды форматирования по мере ввода текста. Вот некоторые примеры.

• Таблицы. Если вы наберете строку, состоящую из знаков "плюс" и дефисов (например,+ --+—+), а затем нажмете клавишу <Enter>, Word создаст таблицу с колонкой для каждой пары "плюсов". В этой таблице будет одна строка, и курсор будет установлен в первой ячейке.

• Рамки. Если вы введете два или больше дефиса, знака подчеркивания или знака равенства. Word вставит тонкую, толстую или двойную рамку соответственно.

• Маркированные списки. Если вы начнете новый абзац со звездочки (*), строчной буквы "о" или дефиса, а затем нажмете пробел или клавишу табуляции. Word автоматически создаст маркированный список.

Для настройки форматирования, применяемого по мере набора текста, выполните следующее.

1. Выберите команду Формат -> Автоформат для открытия диалогового окна Автоформат.

2. Щелкните на кнопке Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена.

3. Щелкните на корешке вкладки Автоформат при вводе для просмотра параметров (рис. 16. 1).

4. Установите или снимите флажки по своему усмотрению.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 16. 1. Вкладка Автоформат при вводе

Изменение параметров в этом диалоговом окне Автозамена не приведет к изменению уже отформатированного текста. Оно повлияет только на тот текст, который вы наберете после установки и/или снятия флажков.

Как применить автоформатирование к вашему документу

Вот что нужно выполнить, чтобы применить автоформатирование к целому документу.

1. Выберите команду Формат -> Автоформат для открытия диалогового окна Автоформат.

2. Установите флажок Сразу весь документ, чтобы применить автоформатирование без просмотра отдельных изменений, или опцию С просмотром каждого изменения, если вы хотите принять или отвергнуть каждое изменение в отдельности.

3. (Необязательно.) Из раскрывающегося списка Тип документа вы берите тип документа, с которым вы работаете.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Из табл. 16. 2 вы узнаете, что можно сделать с помощью диалогового окна Просмотр изменений автоформата.

 

Таблица 16.1. Кнопки, используемые  при просмотре измнмнеий автоформата.

Кнопка	Действие
<=Найти => Найти Отменить Скрыть пометки Вернуть Отмена	Находит и маркирует предыдущее изменение Находит и маркирует следующее изменение Отменяет текущее изменение форматирования Скрывает пометки в документе, чтобы легче было оценить его внешний вид. Повторный щелчок на этой кнопке выводит пометки снова Возвращает отмененное изменение Возвращается в диалоговое окно Автоформат

Заметьте, вам ничего не нужно делать, чтобы принять изменение. Не отмененные вами изменения принимаются автоматически.



Рис. 16. 3. Диалоговое окно Просмотр изменений автоформата



Установка параметров автоформатирования

В программе автоформатирования заложено множество параметров, с помощью которых можно изменять документы. Вы можете устанавливать эти параметры по своему усмотрению. Для этого выполните следующее.

1. Выберите команду Формат -> Автоформат для открытия диалогового окна Автоформат.

2. Щелкните на кнопке Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена.

3. Откроите вкладку Автоформат для просмотра параметров автоформатирования (рис. 16.

4).

4. Установите или снимите различные флажки по своему усмотрению. Если нужно — используйте справочную систему (для этого щелкните на вопросительном знаке на строке названия вверху диалогового окна, а затем на интересующем вас флажке) для получения информации об отдельных параметрах.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Изменения параметров автоформатирования повлияют не на ранее отформатированный документ, а только на использования автоформатирования в будущем.



Рис. 16. 4. Установка параметров автоформатирования

В этом уроке вы узнали, как использовать средство автоформатирование, предлагаемое Word. В следующем уроке вы узнаете, как работать с шаблонами документов.

Применение специальных эффектов для шрифтов

В Word существует множество специальных эффектов шрифтов: верхние и нижние индексы, зачеркивание, тень, контур и др. Кроме того, можно скрывать текст, это значит, что он не будет отображаться на экране и не будет распечатываться. Чтобы применить эти эффекты к выделенному тексту или тексту, который вы собираетесь набирать, нужно сделать так.

1. Выбрать команду Формат -> Шрифт, чтобы открыть диалоговое окно Шрифт (см. рис. 9.

1).

2. В области Эффекты установите нужные флажки, чтобы отказаться от эффекта, снимите соответствующий флажок. В области Образец вы увидите текст с выбранным вами эффектом.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Применение заливки

Заливка используется для выделения текста фоном, например черного текста — светло-серым фоном. На рис. 9. 2 показан пример заливки. Заливка применяется к выделенному тексту или к отдельному абзацу. Заливка включает в себя собственно заливку, узор или их комбинацию. Вот как использовать заливку.

1. Выделите текст, к которому хотите применить заливку, или установите курсор где-нибудь в абзаце, если заливка применяется к целому абзацу.

2. Выберите команду формат заливка Границы и заливка для открытия диалогового окна Границы и заливка. Щелкните на корешке вкладки Заливка (рис. 9. 4).

3. Чтобы использовать собственно заливку, выберите ее цвет из палитры в области Заливка в диалоговом окне. Если же вы хотите использовать только узор, выберите Нет.

4. Для использования узора выберите его тип и цвет в области Узор в диалоговом окне. Если вы используете одну лишь заливку, выберите Нет в окошке типа. Как будет выглядеть ваша заливка, видно в области Образец диалогового окна.

5. Если вы выделили текст перед открытием диалогового окна, с помощью списка Применить к укажите: к выделенному тексту, либо к текущему абзацу будете ее применять.

6. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 9. 4. Диалоговое окно Границы и заливка в режиме Заливка

В этом уроке вы узнали, как использовать шрифты, рамки и заливку в документах. В следующем уроке вы научитесь управлять отступами, выравниванием текста и переносом строк.

Просмотр темы справки

Все окна со справками по определенной теме содержат разную информацию, но организованы по одному принципу. Есть два основных типа справочных окон. Первый, как вы увидите, — наиболее распространенный, содержит текст (рис. 5.

5). В таком окне можно выполнять следующие действия.

• Щелкнуть на подчеркнутом слове, чтобы узнать его значение.

• Щелкнуть на кнопке Демонстрация, чтобы получить дополнительную информацию по выполнению указанной задачи.

• Щелкнуть на кнопке Назад, чтобы вернуться к ранее просмотренной справочной информации (если такая есть).

• Щелкнуть на кнопке Разделы, чтобы вернуться к первоначальному окну справочной системы.

• Щелкнуть на кнопке Параметры, затем выбрать Печать раздела, чтобы распечатать текущую тему.

• Нажать <Esc> или щелкнуть на кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна справочной системы, чтобы закрыть его и вернуться к своему документу.

Рис. 5. 5. Окно со справочной информацией по определенной теме

Другой вид справки основан на графическом представлении документа, содержащего метки, указывающие на соответствующие темы в справочной системе (рис. 5.

6). Для просмотра определенной темы щелкните на соответствующей метке.

Использование вкладки Поиск

Вкладка Поиск, расположенная в окне справочной системы, позволяет в диалоговом режиме найти информацию по интересующей теме. Здесь вы не ограничены названиями разделов справочной системы и можете найти любое слово, используемое в справочной системе. Обычно вы будете применять вкладку Поиск, если не сможете определить местонахождение нужной информации, используя корешки Содержание и Предметный указатель.

Когда вы в первый раз используете вкладку Поиск, вам необходимо будет создать список слов, встречающихся в справочной системе Word. В первом окне настройки поиска, где параметром, выбираемым по умолчанию, является Минимальный размер базы данных, щелкните на кнопке Далее, а затем — на кнопке Готово. Построение списка может занять несколько минут, но вам нужно сделать это всего один раз.

Рис. 5. 6. Графическое представление страницы документа с поясняющими надписями



Рис. 5. 7. Вкладка Поиск в окне справочной системы

На рис. 5. 7 показана вкладка Поиск, пользоваться которой нужно так.

1. Наберите слово или предложение, которое вы хотите найти, в текстовом поле Введите искомое слово или слова.

2. Word автоматически выведет совпадающие слова в окне 2, расположенном под искомым словом. Вначале все эти слова выделены. Для того чтобы сузить поиск, выберите наиболее подходящие слова, щелкая на них. Выбирая два и более слов из списка, удерживайте нажатой клавишу <Shift>.

В окне 3 выберите нужную тему и щелкните на кнопке Вывести, чтобы прочитать информацию, которая удовлетворяет вашим условиям поиска.

Использование средства помощи Что это такое?

Средство справочной системы Word Что это такое? позволит получить информацию об элементах окна Word. Существует два способа запустить это средство.

• Если диалоговое окно открыто, щелкните на вопросительном знаке в строке заголовка.

• Если диалоговое окно закрыто, нажмите клавиши <Shift+ Fl> или щелкните на кнопке Справка на стандартной панели инструментов.

В любом случае после этих действий указатель мыши примет вид стрелки с вопросительным знаком. Щелкните на интересующем элементе интерфейса, чтобы появилось окно со сведениями о выбранном элементе.



В этом уроке вы научились пользоваться диалоговой справочной системой Word. В следующем уроке вы узнаете, как можно найти и заменить текст в вашем документе.

Проверка документа

В этом уроке вы узнаете, как в Word использовать средства проверки орфографии и грамматики для поиска ошибок в вашем документе, а также тезаурус и предварительный просмотр

Проверка правописания

Проверка орфографии — это средство Word, позволяющее проверить и исправить написание слов в документе. Word сравнивает слова в вашем документе в соответствии со словарем, причем неизвестные слова отмечаются. После этого вы можете пропустить слово, откорректировать его или занести в словарь.

Для того чтобы проверить правописание части документа, выделите этот текст. В противном случае. Word станет проверять весь документ, начиная с позиции, на которой установлен курсор. Если вы хотите проверить документ с самого начала, переместите курсор в начало документа, нажав клавиши <Ctrl+ Home>. Затем сделайте следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Правописание или нажмите клавишу <F7>, или щелкните на кнопке Правописание на стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Правописание (см. рис. 21. 1). Если вы хотите проверить только правописание, снимите флажок Грамматика. Если вы так сделаете, то будет запущена только проверка правописания. Если не сделаете — Word будет отмечать слова с грамматическими ошибками; о том, как их исправить, вы узнаете из этого урока.

2. Если в тексте находится слово, которого нет в словаре, оно появится в области окна Нет в словаре (см. рис. 21. 1). Возможные варианты замены выделенного слова появятся в списке Варианты. (Если вариантов нет — эта область окна пуста.)

• Для того чтобы исправить слово вручную, отредактируйте его в области окна Нет в словаре и щелкните на кнопке Заменить.

• Для замены выделенного слова одним из вариантов вьвделите слово-замену в списке Варианты и щелкните на кнопке Заменить.

• Для замены всех вхождений слова на вариант, исправленный вручную или выбранный из предложенного списка, щелкните на кнопке Заменить все.

• Если вы хотите пропустить это слово, щелкните на кнопке Пропустить.

• Если вы хотите игнорировать все вхождения этого слова, щелкните на кнопке Пропустить все.

• Чтобы добавить выделенное слово в словарь, щелкните на кнопке Добавить.

3. Если нужно, повторите описанные выше действия. Когда весь документ будет проверен. Word выведет сообщение об этом. Если же вы хотите прервать проверку, щелкните на кнопке Отмена.

Рис. 21. 1. Проверка правописания в диалоговом окне Правописание

Word проверит грамматику в вашем документе, отмечая возможные ошибки, чтобы вы смогли их исправить. Для того чтобы осуществить проверку грамматики выполните следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Правописание или щелкните на кнопке Правописание на стандартной панели инструментов. Появится диалоговое окно Правописание (см. рис. 21. 1). Убедитесь, что флажок Грамматика установлен.

2. Когда Word находит в тексте слово или предложение с возможной грамматической ошибкой, это слово или фраза выделяется зеленым цветом и вместе с окружающим текстом появляется в диалоговом окне с описанием возможной ошибки (рис. 21. 2). Варианты замены, если они есть, появляются в поле Варианты.

• Для того чтобы исправить текст вручную, отредактируйте его в диалоговом окне и щелкните на кнопке Заменить.

• Для замены текста одним из вариантов выберите нужный в списке Варианты и щелкните на кнопке Заменить.

• Для того чтобы пропустить это вхождение слова или фразы, щелкните на кнопке Пропустить.

• Если вы хотите проигнорировать все вхождения этого слова или предложения, щелкните на кнопке Пропустить все.

• Word автоматически проверяет грамматику. Устраняйте ошибки правописания так, как описано ранее в этом уроке.

3. В случае необходимости повторите предыдущие шаги. Когда Word проверит весь документ, он выведет сообщение об этом. Если вы захотите прервать проверку грамматики, щелкните на кнопке Отмена.

Проверка правописания и грамматики при вводе текста

Кроме проверки правописания и грамматики во всем документе, Word может проверять текст документа по мере набора. При этом слова, не найденные в словаре, будут подчеркнуты красной волнистой линией, а предполагаемые грамматические ошибки — зеленой волнистой линией. Вы сможете устранять ошибки немедленно или набрав текст всего документа. Для того чтобы установить/убрать автоматическую проверку правописания и грамматики, выполните следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Параметры.

2. В этом диалоговом окне щелкните на вкладке Правописание.

3. Установите или снимите флажок Автоматически проверять орфографию и автоматически проверять грамматику.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Для работы со словом, выделенным при автоматической проверке орфографии или грамматики, щелкните на нем правой кнопкой мыши. Рядом с ним появится всплывающее меню с вариантами замены выделенного слова (если они есть) и несколькими командами. На рис. 21. 3 показано всплывающее меню, которое появляется при щелчке правой кнопкой мыши на слове с ошибкой. Для исправления орфографической ошибки вы можете выбрать следующее.

• Заменить слово одним из вариантов, щелкнув на слове-замене.

• Пропустить все вхождения этого слова в документ, щелкнув на Пропустить все.

• Добавить слово в словарь, щелкнув на Добавить.

• Добавить неправильное слово в список элементов автозамены, выбрав Автозамена, а затем указав слово, которым нужно заменить ошибочное.

• Запустить обычную проверку орфографии, щелкнув на Правописание.

Рис. 21. 3. Исправления ошибок при наборе

Щелкнув правой кнопкой мыши на грамматической ошибке, вы можете сделать следующее.

• Выбрать вариант замены для вставки в документ.

• Выбрать Пропустить предложение, чтобы проигнорировать возможную ошибку.

• Выбрать Грамматика для запуска обычной проверки грамматики.

Работа с диалоговыми окнами

Многие команды Word используют диалоговые окна. Word использует эти окна для получения дополнительной информации, необходимой для выполнения команды. Все диалоговые окна различны, но в каждом из них есть одни и те же основные элементы.

В диалоговом окне, нажимая клавишу <Таb>, можно переходить от поля к полю; нажимая <Shift+ Tab>, вы можете передвигаться по полям окна в обратном направлении. Вы можете щелкнуть в выбранном поле или нажать <Alt> одновременно с клавишей подчеркнутой буквы в названии поля. Когда в диалоговом окне вы выберете все, что нужно, нажмите <Enter> или щелкните на кнопке ОК, чтобы Word принял ваш выбор и выполнил команду. Щелкните на кнопке Отмена или нажмите клавишу <Esc>, чтобы закрыть диалоговое окно без выполнения команды.

Работа в таблице

Когда курсор находится в ячейке таблицы, можно вводить и редактировать текст так же, как и в обычном документе. Текст, введенный в ячейку, автоматически разбивается на строки, когда его длина превышает ширину столбца. Можно переместить курсор в любую ячейку таблицы, щелкнув на ней мышью. К тому же вы можете передвигаться по таблице, используя следующие комбинации клавиш.

Нажмите клавишу	Для того чтобы перейти в
<Tab> <Shift+ Tab> <Alt+ Home> <Alt+ Page Up> <Alt+ End> <Alt+ Page Down>	следующую ячейку этой строки предыдущую ячейку этой строки первую ячейку текущей строки верхнюю ячейку текущего столбца последнюю ячейку текущей строки последнюю ячейку текущего столбца

Если курсор находится в ячейке, для передвижения по таблице можете использовать клавиши со стрелками. Для того чтобы вставить в таблицу символ табуляции, нажмите клавиши <Ctrl+

Tab>.

Рамки таблицы

По умолчанию граница таблицы Word — это одинарная тонкая линия вокруг каждой ячейки таблицы. Вы можете изменить границы и даже удалить их. Способ работы с границами таблицы в основном такой же, как при обрамлении обычного текста (см. урок 9). Вкратце напомним основные шаги.

1. Выделите ячейки таблицы, границы которых вы хотите изменить.

2. Выберите команду Форматы Границы и заливка для открытия диалогового окна Границы и заливка. Если нужно, щелкните на вкладке Граница (рис. 9. 3).

3. Выберите тот вид границы, который вам нужен, используя область Образец для просмотра вашей таблицы с выбранными параметрами.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Если в таблице не отображаются границы, выведите непечатаемую сетку для облегчения работы с таблицей. Выберите Таблица -> Отображать сетку для вывода сетки на экран или Таблица -> Скрыть сетку для работы с таблицей без сетки.

Распечатка части документа

Чаще всего вы будете распечатывать весь документ. Однако можно распечатать только какую-то его часть — от одного предложения до нескольких страниц. Для этого выполните следующее.

1. Если вам нужно распечатать часть текста, выделите ее. Если нужно распечатать одну страницу, передвиньте на нее курсор.

2. Выберите команду Файл -> Печать или нажмите <Ctrl+ P>. Появится диалоговое окно Печать (см. рис. 8. 1).

3. В области окна Диапазон страниц укажите, что должно быть распечатано. Для этого выберите

• Выделенный фрагмент, чтобы распечатать выделенный текст;

• Текущая, чтобы распечатать страницу, на которой установлен курсор;

• Номера для распечатки указанных страниц, указав их номера в расположенном справа текстовом поле. Например, если введено 1-3, будут распечатаны страницы с 1 по 3, а если введено 2, 4, будут распечатаны 2 и 4 страницы.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Распечатка нескольких копий

Можно распечатать более одного экземпляра документа и разобрать их по копиям. Для этого сделайте следующее.

1. Выберите команду Файл -> Печать или нажмите <Ctrl+ P>. Появится диалоговое окно Печать (рис. 8. 1).

2. В поле Количество копий введите нужное количество экземпляров, или, щелкая на направленной вверх стрелке, установите необходимое количество.

3. Установите флажок Сверять, чтобы включить или выключить это средство.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Распечатывание с установками по умолчанию

Очень просто распечатать документ, используя установки по умолчанию. Это значит — распечатать одну копию всего документа на принтере, установленном в Windows по умолчанию. Для этого выполните следующее.

1. Выберите команду Файл -> Печать или нажмите <Ctrl+ P>, — появится диалоговое окно Печать.

2. Щелкните на кнопке ОК. Документ распечатается.

Рис. 8. 1. Диалоговое окно Печать

Разбивка на разделы

Word позволяет разбивать документ на два раздела

и больше, в каждом из которых может быть собственное форматирование страниц. Вам понадобятся разделы, если необходимо установить различные параметры форматирования страницы, такие как поля, для разных страниц. По умолчанию эти виды форматирования применяются ко всему документу.

Есть три типа разбивки на разделы. Они одинаково действуют на разметку страницы, но их различие в том, где размещается текст, введенный после разбивки.

• Следующая страница. Новый раздел начинается с верхней строки следующей страницы. Это подходит для разделов, соответствующих большим частям документа, например новая глава.

• Непрерывный. Новый раздел начинается на той же самой странице, что и предыдущий. Это удобно, если в данном разделе не такое количество колонок, как в предыдущем, но оба они — части одной и той же страницы. Примером может послужить газетная статья: ее заголовок вверху страницы расположен в одной колонке, а текст статьи, расположенный в другом разделе, разбит на три колонки.

• Четная или нечетная страница.

Новый раздел начинается на следующей четной или нечетной странице. Это полезно для больших разделов документа, таких как главы, каждая из которых должна начинаться на следующей четной или нечетной странице.

В обычном режиме просмотра документа Word отмечает границу раздела двойной горизонтальной линией с отметкой Разрыв раздела и следующим за ним названием типа разрыва. Эти метки не будут видны ни в режиме просмотра разметки страницы, ни в распечатке.

Для вставки линии раздела сделайте следующее.

1. Выберите команду Вставка -> Разрыв для открытия диалогового окна Разрыв.

2. Выберите нужный тип разбивки на разделы (исходя из описанного выше).

3. Щелкните на кнопке ОК.

С линией разрыва можно работать так же, как и с любым символом вашего документа. Для ее удаления установите курсор слева от нее и нажмите клавишу <Delete> или установите курсор справа от нее и нажмите клавишу <Backspace>. Линия разрыва относится к разделу, находящемуся перед ним; таким образом, когда вы удаляете ее из документа, текст перед ней становится частью следующего раздела, и это означает, что для текста будут применимы параметры форматирования страницы.

Как вставить линию разрыва страницы вручную

Когда текст достигает нижнего поля страницы. Word автоматически продолжает текст с верхней строки новой страницы. Однако можно вручную вставить линию разрыва страницы и начать новую в любой момент. Для этого сделайте следующее.

1. Выберите команду Вставка -> Разрыв для открытия диалогового окна Разрыв.

2. Выберите Новую страницу.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Разрыв страницы проявится в документе в виде одной горизонтальной линии. Так же, как и метки разрыва раздела, метки разрыва страницы не появятся ни в режиме разметки страницы, ни в распечатке. Чтобы удалить линию разрыва страницы, установите курсор на строку, содержащую линию разрыва, и нажмите клавишу <Delete>.

Разделение экрана

Word позволяет разделить рабочую область окна на две части, чтобы были видны разные части одного документа одновременно. Каждая часть прокручивается независимо от другой и имеет свою собственную полосу прокрутки. На рис. 7. 8 показан документ в разделенном окне. Вы можете редактировать свой документ в любой части окна. Чтобы разделить рабочую область окна, выполните следующее.

1. Выберите команду Окно -> Разделить или нажмите <Ctrl+ Alt+ S>. Посередине рабочей области появится горизонтальная разделяющая полоса.

2. Если вы хотите оставить это разделение рабочей области, щелкните левой кнопкой мыши или нажмите <Enter>. Если вам нужно разделить окно на части разной величины, передвигайте мышь, пока полоса разделения не займет нужное положение, затем щелкните мышью или нажмите <Enter>.

При работе с разделенным окном переход из одной части в другую осуществляется щелчком мыши в нужной части. Для изменения размера частей установите указатель мыши на полосу разделения и перетащите ее на нoвое место. Чтобы удалить полосу разделения и вернуться к нормальному виду документа, перетащите полосу разделения вниз или вверх до края рабочей области или выберите команду Окно -> Снять разделение.

Рис. 7. 8. Просмотр документа в разделенной рабочей области

В этом уроке вы научились управлять представлением документа в окне Word. В следующем уроке вы узнаете, как распечатать свои документы и отправить их по факсу.

Различные виды помощи

Word предлагает несколько видов помощи, которые можно разделить на три категории.

• Помощник по Office, который дает советы в процессе работы и отвечает на ваши вопросы.

• Окно справочной системы, в котором есть содержание, предметный указатель и средства поиска нужной вам информации.

• Средство Что это такое? предоставляет информацию о любом значке на экране с помощью простого щелчка мыши на нем.

Редактирование документов Web

Вы вполне можете использовать Word для редактирования Web-страниц в формате HTML. При открытии документа HTML он автоматически преобразовывается в формат Word. А когда вы его сохраняете, он снова конвертируется в формат HTML. Чтобы открыть документ HTML для редактирования, выполните следующее.

1. Выберите Файл -> Открыть или щелкните на кнопке Открыть стандартной панели инструментов, чтобы открыть диалоговое окно Открытие документа.

2. Щелкните на стрелке в поле Тип файла и выберите из списка документ HTML.

3. Выберите нужный файл в списке файлов.

4. Щелкните на кнопке Открыть, — документ готов для редактирования.

5. Используйте обычные команды редактирования Word для внесения изменений в документ.

6. Выберите Файл -> Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов. Документ будет автоматически сохранен в формате HTML.

Редактирование и форматирование таблицы

После того как вы создали таблицу и внесли в нее данные, можете редактировать ее содержимое и форматировать внешний вид по своему усмотрению.

Как удалить и вставить ячейки, строки и столбцы

Можно очистить ячейку таблицы, удалив ее содержимое. К тому же всегда можно удалить целые строки и столбцы. Когда вы это сделаете, столбцы, которые находились правее удаленных, и строки, которые находились ниже удаленных, автоматически займут их место.

Чтобы удалить содержимое ячейки, выделите ее и нажмите клавишу <Delete>. Для удаления всей строки или столбца таблицы сделайте следующее.

1. Установите курсор в любую ячейку строки или столбца, который собираетесь удалить.

2. Выберите команду Таблица -> Удалить ячейки. Появится диалоговое окно Удаление ячеек (рис. 22. 2).

3. Выберите Удалить всю строку или Удалить весь столбец.

4. Щелкните на кнопке ОК. Строка или столбец будут удалены.

Рис. 22. 2. Диалоговое окно Удаление ячеек

Для вставки строки или столбца в таблицу выполните следующее.

1. Установите курсор в ячейку, слева от которой вы хотите вставить новый столбец или выше которой — новую строку.

2. Выберите команду Таблица -> Добавить столбцы, чтобы вставить новый пустой столбец слева от выделенного. Выберите команду Таблица -> Добавить строки, чтобы вставить новую чистую строку выше выделенной.

Для того чтобы вставить в таблицу более одной строки или более одного столбца, выполните следующее.

1. Выделите столько ячеек, сколько строк или столбцов вы хотите вставить. Например, чтобы вставить три новые строки между второй и третьей строкой, выделите ячейки в строках 3, 4 и 5 ячейку (в любом столбце).

2. Выберите команду Таблица -> Выделить строку для вставки строк или Таблица -> Выделить столбец для вставки столбцов.

3. Выберите команду Таблица -> Добавить строки или Таблица->Добавить столбцы соответственно.

Для того чтобы вставить новый столбец справа от всех остальных, выполните следующее.

1. Щелкните рядом с правым краем таблицы.

2. Выберите команду Таблица -> Выделить столбец.

3. Выберите команду Таблица -> Добавить столбцы.

Перемещение и копирование строк и столбцов

Чтобы скопировать или переместить всю строку или весь столбец из одного места в таблице в другое, сделайте следующее.

1. Выделите столбец или строку, перетаскивая курсор по ячейкам строки или столбца или щелкнув в строке или столбце, а затем выбрав Таблица -> Выделить строку или Таблица -> Выделить столбец.

2. Для копирования нажмите <Ctrl+ C> или щелкните на кнопке Копировать стандартной панели инструментов. Для перемещения нажмите клавиши <Ctrl+ X> или щелкните на кнопке Вырезать стандартной панели инструментов.

3. Установите курсор в новую позицию столбца или строки. Столбец или строка будет вставлен левее или выше позиции курсора.

4. Нажмите клавиши <Ctrl+ V> или щелкните на кнопке Вставить стандартной панели инструментов.

Как изменить ширину столбца

Чтобы быстро изменить ширину столбца с помощью мыши, выполните следующее.

1. Установите указатель мыши на правую границу столбца, ширину которого вы хотите изменить. Указатель превратится в четырехнаправленную стрелку.

2. Перетащите край столбца для изменения его ширины. Вы можете использовать диалоговое окно для изменения ширины столбца. Для этого сделайте так.

1. Установите курсор в любую ячейку столбца, ширину которого хотите изменить.

2. Выберите команду Таблица -> Высота и ширина ячейки. Появится диалоговое окно Высота и ширина ячеек (рис. 22. 3). Если нужно, щелкните на вкладке Столбец для доступа к параметрам столбца.

3. В текстовом поле Ширина столбца введите нужное число с клавиатуры или воспользуйтесь двойными стрелками рядом с полем. Заметьте, что идентификатор столбца, с которым вы работаете, указан рядом с полем. Чтобы автоматически отрегулировать ширину столбца для соответствия самому длинному его элементу, щелкните на кнопке Автоподбор.

4. Щелкните в текстовом поле Интервал между столбцами для изменения интервала между столбцами. Изменение этого параметра приведет к уменьшению или увеличению расстояния между текстом в каждой ячейке и левой и правой границами ячейки.

5. Щелкните на кнопке Предыдущий столбец или Следующий столбец для изменения параметров других столбцов таблицы.

6. Щелкните на кнопке ОК. Эти изменения повлияют и на новые столбцы таблицы.



Рис. 22. 3. Изменение ширины столбца

Режим черновика

Параметр вывода режим черновика можно использовать в обычном режиме и в режиме структуры. Как видно из рис. 7. 5, в режиме черновика используется один общий шрифт для всего текста, особые виды форматирования обозначаются полужирным шрифтом или подчеркиванием. Вместо графических объектов отображаются пустые прямоугольники. Режим черновика обеспечивает наиболее быстрое редактирование и отображение изменений на экране, поэтому больше всего подходит для редактирования содержания документов со множеством элементов форматирования и графических объектов. Этот режим идеален, когда вы сосредоточены на содержании документа, а не на его внешнем виде.

Чтобы включить или выключить режим черновика, выполните следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Параметры для открытия диалогового окна Параметры.

2. Если нужно, щелкните на корешке Вид для просмотра опций вида.

3. Установите (или снимите) флажок черновик, чтобы включить (или выключить) этот режим просмотра.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 7. 5. Вывод документа в режиме черновика

Режим электронного документа

Режим электронного документа оптимален для чтения и редактирования документа на экране. Четкость повышается благодаря использованию шрифтов больших размеров, отображению более коротких строк текста, сокрытию верхних и нижних колонтитулов и других элементов и благодаря тому, что разметка на экране представлена лучше, чем на отпечатанной странице. К тому же в левой части экрана появляется схема структуры документа (подробнее вы узнаете об этом немного позже в этом уроке). Вид экрана не соответствует распечатке. Режим электронного документа идеально подходит для редактирования текста документа, но не годится для работы со страничной разметкой или графикой.

Выберите команду Вид -> Электронный документ (или щелкните на —1 кнопке режим электронного документа), чтобы переключиться в этот режим.

При работе в режиме электронного документа горизонтальная полоса прокрутки и кнопки режимов просмотра документа не отображаются. Для переключения в другой режим следует использовать меню Вид. На рис. 7. 3 показан документ в режиме электронного документа.

Рис. 7. 3. Документ, представленный в режиме просмотра электронного документа

Режим разметки

Режим разметки отображает ваш документ точно так, как он будет распечатан. Верхние и нижние колонтитулы и другие детали разметки страницы видны на экране. Вы можете осуществлять редактирование в режиме разметки; это удобно для выбора оптимальных параметров. Однако помните, что из-за дополнительной нагрузки компьютера изменения на экране будут отображаться медленнее в режиме разметки, особенно, если у вас сложная разметка страницы. На рис. 7. 2 показано отображение документа в режиме разметки.

Рис. 7. 2. В режиме разметки видны колонтитулы документа

Н Выберите команду Вид -> Разметка страницы (или щелкните на кнопке Режим разметки) для переключения в режим разметки страницы.

Режим структуры

Используйте режим структуры для создания схемы и проверки структуры документа. На рис. 7. 4 показан документ в режиме представления его структуры. В этом режиме можно отображать только заголовки документа, спрятав весь остальной текст. Заголовки вместе с подчиненным текстом можно перемещать вверх и вниз и передвигать по документу в новое место. Чтобы это стало возможно, нужно использовать стили заголовков для форматирования заголовков вашего документа (как это сделать, вы узнаете в уроке 13).

Рис. 7. 4. Документ в режиме просмотра его структуры

•Выберите команду Вид -> Структура для перехода в режим структуры или щелкните на кнопке Режим структуры слева на горизонтальной полосе прокрутки.

Режимы отображения документов

Word предлагает несколько способов отображения документа, которые облегчат выполнение определенной задачи редактирования.

• Обычный режим. Наиболее подходит для общих задач редактирования.

• Режим разметки. Идеально подходит для форматирования и разметки страниц.

• Режим электронного документа. Отображает документ во весь экран.

• Режим структуры. Создан для работы со структурой документа.

Режим, который вы используете, не влияет на содержание вашего документа и его вид при распечатке. Он влияет только на способ отображения документа на экране.

Обычный режим

Обычный режим (установленный в Word по умолчанию) удобен для большинства задач редактирования, его, скорее всего, вы будете использовать наиболее часто. Все специальные виды форматирования видны на экране, включая различные шрифты, их размеры и т. д. То, что отображается на экране, в основном соответствует виду распечатанного документа. Однако определенные средства форматирования страницы не доступны для быстрого редактирования; например вы не видите верхних и нижних колонтитулов или колонок при многоколонном наборе. На рис. 7. 1 представлен документ в обычном режиме просмотра.

Для того чтобы работать в обычном режиме, выберите команду Вид -> Обычный или щелкните на кнопке Обычный режим в левом углу горизонтальной полосы прокрутки.

Рис. 7. 1. Документ, отображенный в обычном режиме

Сохранение нескольких документов

При работе с несколькими документами можно сохранять каждый из них в отдельности, используя команды Файл -> Cохранить и Файл -> Сохранить как (о том, как это сделать, рассказывалось в уроке 4). С помощью этих команд можно сохранить только активный документ. К сожалению, не существует команды, которая сохраняла бы все открытые документы одновременно. Если вы попытаетесь закрыть несохраненный документ, Word предложит сохранить его на диске. При попытке закрыть Word с несколькими несохраненными документами, вам придется закрывать или сохранять каждый документ в отдельности.

Сохранение нового документа

Когда вы создаете документ в Word, по умолчанию он временно сохраняется в памяти компьютера под именем Документ n, где п —

порядковый номер, начиная с 1. Этот документ "сохраняется" в памяти до тех пор, пока вы не выйдете из программы или не выключите компьютер. Для того чтобы сохранить документ навсегда, так, чтобы можно было найти его потом, следует присвоить ему имя и сохранить на диске.

1 Выберите команду Файл -> Сохранить или щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов, или нажмите <Ctrl+ S>. Появится диалоговое окно Сохранение документа.

2. В текстовом поле Имя файла введите имя, которое вы хотите присвоить своему документу. Имя может иметь до 256 символов и описывать содержание документа.

3. Если вы хотите сохранить документ в другой папке или на другом диске, выберите их из раскрывающегося списка Папка.

4. Щелкните на кнопке Сохранить. Документ будет сохранен на диске, и имя, которое вы ему присвоили, появится в строке заголовка окна Word.

Рис. 4. 1. Диалоговое окно

Сохранить

Сохранение документа в процессе работы

После того как вы дали имя документу и сохранили его, все равно нужно периодически его сохранять, чтобы минимизировать потерю данных в случае отключения электроэнергии или возникновения других проблем с системой. После того как вы назвали документ, его легко можно сохранить под тем же именем и в той же папке одним из следующих способов.

• Выберите команду Файл -> Сохранить.

• Щелкните на кнопке Сохранить стандартной панели инструментов.

• Нажмите <Ctrl+ S>.

Word автоматически использует текущее имя документа, поэтому диалоговое окно не появляется.

Создание элемента автотекста

Word позволяет сохранять любой текст и рисунки в виде поименованного элемента автотекста. Потом вы легко сможете вставить рисунок или текст в документ, набрав или выделив имя соответствующего ему элемента.

Рис. 15. 2. Создание нового элемента автотекста

Когда вы создаете элемент автотекста, он связан со стилем абзаца исходного текста, послужившего основой при его создании. Если вам нужно вставить элемент автотекста, можете вывести только те элементы, стиль которых соответствует стилю текущего абзаца. Исключение составляет только стиль Normal, для которого приемлемы любые элементы автотекста. Таким образом, если вы создаете элемент автотекста на основе абзаца, отформатированного в стиле Formal, этот элемент будет доступен, только если курсор находится в абзаце, отформатированном в этом же стиле.

Для создания элемента автотекста выполните следующее.

1. Выделите текст и/или рисунок, который станет элементом автотекста. Если вы хотите сохранить форматирование абзаца как атрибут этого элемента, убедитесь, что символ конца абзаца попал в маркировку.

2. Нажмите клавиши <Alt+ F3> или щелкните на кнопке Создать на панели инструментов Автотекст, или выберите команду Вставка-> Автотекст -> Создать. Появится диалоговое окно Создание элемента автотекста (рис. 15. 2).

3. Вы можете принять имя элемента автотекста, которое предложит Word, или набрать любое другое в текстовом поле Имя элемента автотекста.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Создание нового документа

Многие документы, которые вы создадите, будут базироваться на шаблоне Normal, создающем пустой документ. Как вы знаете из урока 1, при запуске Word на экране автоматически появляется новый документ, с которым можно работать. Если Word уже запущен, можно создать новый документ, щелкнув на кнопке Создать панели инструментов.

Чтобы создать документ, основанный на другом, непустом шаблоне, сделайте следующее.

1. Выберите команду Файл -> Создать. Появится диалоговое окно Создание документа.

2. Корешки вкладок в верхней части окна обозначают различные категории шаблонов. Щелкните на нужном корешке, соответствующем определенной категории документа, который вы хотите создать.

3. Щелкните на пиктограмме, которая соответствует желаемому шаблону. Если возможен просмотр общего вида шаблона, то он появится в области просмотра. На рис. 2. 1 показан шаблон стандартного резюме в окне предварительного просмотра.

4. Щелкните на кнопке ОК. Word создаст документ, который можно редактировать

Когда вы создаете документ, основанный на шаблоне, текст и формат шаблона будут отображены в новом документе. В тексте шаблона нет ничего особенного — вы можете редактировать его точно так же, как любой другой текст Из урока 17 вы узнаете, как редактировать текущие шаблоны

Рис 2 1 Диалоговое окно Создание документа

Некоторые шаблоны содержат текст, который нужно удалить. Например, в шаблоне резюме введены имя и биография вымышленного лица, которые вы должны удалить и поместить свою информацию Например, в документе может быть написано (Введите свое имя) Просто выполняйте инст рукции, находящиеся в скобках

Создание нового стиля

Вы не ограничены использованием существующих стилей Word. Создание собственных стилей — одно из главных преимуществ, которые предоставляет Word в работе со стилями. Один из путей создания нового стиля (по заданному примеру) таков.

1. Найдите абзац, к которому вы хотите применить новый стиль.

2. Отформатируйте этот абзац по своему усмотрению. Другими словами, примените те виды форматирования, которые вы хотите включить в определение нового стиля.

3. Установив курсор где-нибудь в этом абзаце, откройте список стилей на панели инструментов форматирования или нажмите клавиши <Ctrl+ Shift+ S> (оба действия дают тот же результат).

4. Напечатайте новое имя стиля и нажмите клавишу <Enter>.

В четвертом шаге не вводите имя уже существующего стиля. Если вы сделаете это, к вашему абзацу будет применен уже существующий стиль, и все изменения формата, сделанные вами, будут утрачены. Но если это все же случится, восстановите утраченное с помощью команды Правка -> Отменить применение стиля, затем повторите пп. 3, 4, введя новое имя стиля.

Можно создать новый стиль, внося изменения формата в диалоговые окна. Вам придется использовать этот метод для создания стиля символа. Вы можете создать стиль с нуля или взять за основу уже существующий стиль. Если вы выберете второй метод, в новом стиле останутся все виды форматирования, присущие старому, кроме того, туда войдут все изменения и дополнения, которые вы внесете, определяя стиль. Вот что вам нужно сделать.

1. Выберите команду Формат -> Стиль, чтобы открыть диалоговое окно Стиль.

2. Щелкните на кнопке Создать, появится диалоговое окно Создание стиля (рис. 12. 3).

3. Из раскрывающегося списка Стиль выберите стиль, который хотите создать: Абзаца или Символа.

4. Щелкните в текстовом поле Имя и введите имя нового стиля.

5. Если вы хотите, чтобы новый стиль основывался на уже существующем, выберите нужный базовый стиль из раскрывающегося списка Основан на стиле.

6. Если вы хотите, чтобы новый стиль стал частью шаблона, на котором основан текущий документ, установите флажок Добавить в шаблон. Если вы не сделаете это, новый стиль будет использоваться только в текущем документе.

7. Флажок Обновлять автоматически доступен только при создании стиля абзаца. Если вы его установите, то при внесении вручную изменений формата абзаца, которому присвоен данный стиль, все изменения будут внесены в описание стиля.



Рис. 12. 3. Диалоговое окно Создание стиля

8. Щелкните на кнопке Формат и выберите Шрифт или Рамка для указания шрифта и/или рамки в новом стиле. Когда вы внесете изменения формата, в области окна Образец вы увидите, как будет выглядеть новый стиль, а в области окна Описание появится описание элементов стиля.

9. При создании стиля абзаца щелкните на кнопке Формат и выберите Абзац, чтобы установить отступы и межстрочные интервалы для стиля, а также выберите Табуляция для указания табуляторов нового стиля.

10. Щелкните на кнопке ОК для возвращения в диалоговое окно Стиль.

11. Щелкните на кнопке Применить для присвоения нового стиля текущему текстовому блоку или абзацу. Щелкните на кнопке Отмена (Закрыть), чтобы сохранить описание нового стиля, не присваивая его никакому тексту.

Создание нумерованного или маркированного списка

Вы можете создать список на основе существующего текста или по мере набора. В первом случае выполните следующее.

1. Выделите абзацы, которые войдут в список.

2. Выберите команду Формат -> Список для открытия диалогового окна Список.

3. В зависимости от типа списка, который вы хотите создать, откройте вкладку Нумерованный или Маркированный. На рис. 19. 1 показана вкладка Нумерованный, а на рис. 19. 2 — вкладка Маркированный.

4. Выберите тот стиль списка, который импонирует вам больше всего.

5. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 19. 1. Стили нумерованных списков во вкладке Нумерованный

Чтобы нумерованный или маркированный список создавался по мере набора текста, выполните следующее.

1. Установите курсор в начало списка. Если нужно, нажмите клавишу <Enter>, чтобы начать новый абзац.

2. Выберите команду формат -> Список для открытия диалогового окна Список.

3. В зависимости от типа списка, который вы хотите создать, откройте вкладку Нумерованный или Маркированный.

4. Выберите стиль нового списка, щелкнув на пиктограмме с его изображением.

5. Щелкните на кнопке ОК.

6. Набирайте элементы списка, нажимая клавишу <Enter> в конце каждого абзаца. Каждый новый абзац автоматически становится элементом нумерованного или маркированного списка.

7. В конце последнего абзаца нажмите <Entei> дважды.

Рис. 19. 2. Стили маркированных списков во вкладке Маркированный

Создание пользовательских позиций табуляции

Если табуляторы, которые используются по умолчанию, вас не устраивают, добавьте другие. Количество, интервалы и типы других табуляторов зависят только от вас.

1. Выделите абзац, в котором вы хотите установить другие табуляторы. Если вы этого не сделаете, новые табуляторы будут введены в действие в том абзаце, в котором расположен курсор, и их действие распространится на новый текст, который вы наберете.

2. Щелкайте на символе табуляции, который находится на левом крае линейки, до тех пор, пока не появится маркер того табулятора, который вы хотите вставить (см. рис. 11. 1).

3. Укажите на линейке приблизительную позицию табулятора, нажмите и удерживайте левую кнопку мыши. Появится вертикальная пунктирная линия, проходящая по документу, которая укажет позицию табуляции для вашего текста.

4. Передвигайте указатель мыши влево или вправо до тех пор, пока позиция табуляции не займет нужное место.

5. Отпустите кнопку мыши.

Когда вы добавите свой табулятор, все табуляторы, использовавшиеся для выравнивания по левому краю по умолчанию, временно перестанут действовать. Таким образом, приоритет будут иметь табуляторы, установленные вами. Если ваши табуляторы были введены лишь для текущего абзаца, они будут отображаться на линейке, в других случаях — будут отображаться как табуляторы, используемые по умолчанию.

Создание различных верхних и нижних колонтитулов для разных страниц

Word по умолчанию выводит один и тот же колонтитул для всех страниц раздела или документа. Единственный способ создать различные колонтитулы для разных частей документа заключается в том, чтобы разбить документ на два и более разделов, как описано в уроке 14. Затем вы можете использовать способ, описанный выше, для создания для каждого раздела собственного верхнего/нижнего колонтитула.

Кроме использования разделов, можно выбрать следующие параметры.

• Один верхний/нижний колонтитул для первой страницы и другой — для остальных.

• Один верхний/нижний колонтитул для нечетных страниц и другой — для четных.

Для установки одного или нескольких параметров из вышеперечисленных выполните следующее.

1. Выберите команду Вид ->Колонтитулы.

2. Щелкните на кнопке Параметры страницы панели инструментов Колонтитулы. Word откроет диалоговое окно Параметры страницы в режиме Макет (рис. 18.3).

3. В области окна Различать колонтитулы установите флажок четных и нечетных страниц и/или флажок первой страницы.

4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Параметры страницы.

Рис. 18. 3. Выбор свойств колонтитула в диалоговом окне Параметры страницы

После выбора одного или нескольких параметров колонтитулов используйте способ, описанный ранее в этом уроке, для ввода и редактирования текста колонтитула. К примеру, вы установили флажок Различать колонтитулы четных и нечетных страниц. Если курсор находится на четной странице, можете вводить и редактировать текст, который будет на четных страницах. При щелчке на кнопке Переход к следующему на панели инструментов Колонтитулы вы перейдете к колонтитулу для нечетных страниц.

В этом уроке вы узнали, как вставить в свой документ номера страниц, верхние и нижние колонтитулы. В следующем уроке вы научитесь создавать нумерованные и маркированные списки.

Создание шаблона на основе документа

Иногда вам может понадобится создать новый шаблон, основанный на существующем документе Word. Сделайте для этого следующее.

1. Откройте документ, на основе которого вы хотите создать шаблон.

2. Используйте команды редактирования Word для удаления всех элементов текста и форматирования, которые не должны войти в новый шаблон.

3. Выберите команду файл -> Сохранить как для открытия диалогового окна Сохранение документа (рис. 17. 2).

4. Из раскрывающегося списка Тип документа выберите Шаблон документа. В текстовом поле Папка автоматически появится название папки Шаблоны.

5. Выберите папку, в которой вы будете хранить новый шаблон, дважды щелкнув на ее имени.

6. Введите имя шаблона в текстовом поле Имя файла.

7. Щелкните на кнопке Сохранить.

Рис. 17. 2. Сохранение шаблона документа

В п. 5 важно выбрать подходящую папку для хранения шаблона. Когда в п. 4 вы выберете Шаблон документа, Word автоматически откроет папку Шаблоны (которая отличается от той, где хранятся документы). Шаблоны, хранящиеся в этой папке, появятся в диалоговом окне Создать при щелчке на вкладке Общие. Поскольку Word разделяет шаблоны на категории, следует поместить шаблон в соответствующую папку, чтобы потом не иметь проблем с его поиском. К примеру, вы создали шаблон для записки, сохранили его в папке Записки, и всегда сможете его найти, щелкнув на вкладке Записки в диалоговом окне Создать.

Создание Web-страниц

Можно сохранить документ Word в формате HTML, тем самым сделав возможным использовать его как Web-страницу. Вы уже умеете создавать и редактировать документы, используя стандартные приемы Word, располагать текст и рисунки на экране по своему усмотрению. При сохранении обычного документа как HTML-файла Word преобразовывает его в коды НТМL для воспроизведения существующего или подобного ему вида документа. Однако не все форматы Word могут быть преобразованы в HTML-коды. Это значит, что окончательный вариант (т. е. документ HTML) может выглядеть не совсем так, как исходный документ Word.

Для сохранения документа Word в формате HTML выполните следующее.

1. Выберите команду Файл -> Сохранить как для открытия диалогового окна Сохранение документа.

2. Выберите из раскрывающегося списка Тип файла опцию HTML Document.

3. Введите имя файла в текстовом поле Имя файла.

4. Щелкните на кнопке Сохранить.

Терминология шрифтов

Word предлагает широкий выбор шрифтов для использования в документах. Каждый шрифт имеет специфическую гарнитуру, которая определяет вид его символов. Гарнитуру можно опознать по названиям, таким как Arial, Courier, Times New Roman. Каждый шрифт, кроме того, имеет размер, который указывается в пунктах (пункт равен 1/72 дюйма, таким образом, в шрифте размером 36 пунктов высота символов равна 1/2 дюйма). В большинстве документов используются шрифты, размер которых находится в диапазоне от 8 до 14 точек, но большие и меньшие размеры используются в заголовках и других случаях.

Трассировка и выделение изменений в документе

Трассировка изменений и их выделение в документе — два независимых процесса. Вот три способа их применения.

• Если вы записываете исправления, не выделяя их, Word запишет исправления в документе, но не выведет символы исправлений на экран. Впоследствии вы сможете вывести символы исправлений на экран для просмотра изменений.

• Если вы выделяете исправления, но не записываете их, то более ранние исправления, записанные в документе, будут в документе выделены, а новые исправления не будут записаны и выведены на экран.

• Если вы записываете исправления и выводите их на экран, Word запишет новые исправления и выведет на экран и новые, и старые. Возможно, вы будете использовать этот метод чаще остальных.

Для настройки записи и выведения исправлений на экран выполните следующее.

1. Выберите команду Сервис -> Исправления -> Выделить исправления. Появится диалоговое окно Исправления (рис. 27. 1).

2. Установите или снимите флажки Записывать исправления или Отображать исправления на экране. Если к тому же вы хотите, чтобы исправления были выделены в распечатке, установите флажок Печатать исправления вместе с документом.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 27. 1. Диалоговое окно Исправления

Метки исправлений бывают нескольких видов.

• Измененный текст отображается на экране другим цветом с вертикальной линией на полях; по цвету текста можно определить, кто внес исправления. Если с документом работали несколько человек, исправления каждого из них имеют свой цвет (максимальное количество цветов — восемь).

• Недавно добавленный текст выводится с подчеркиванием.

• Удаленный текст выделятся зачеркиванием (как этот), и по цвету зачеркнутого текста можно определить, кто его удалил.

Удаление колонок

Для того чтобы преобразовать текст, разбитый на колонки, в обычный текст (т. е. в одну колонку), выполните следующие действия.

1. Выделите текст, который вы собираетесь преобразовать, в одну колонку.

2. Выберите команду Формат -> Колонки для открытия диалогового окна Колонки (см. рис. 23.

2).

3. В области Тип щелкните на пиктограмме одна.

4. Щелкните на кнопке ОК.

В этом уроке вы узнали, как разбить текст на несколько колонок. В следующем уроке вы узнаете, как работать с документом, содержащим рисунки.

Удаление, копирование и вырезание текста

Вы уже знаете, как пользоваться клавишами <Delete> и <Backspace> для удаления отдельных символов. Можно удалить гораздо большую часть текста, переносить и копировать текст с одного места документа в другое.

Для того чтобы удалить часть текста, сначала выделите ее.

• Если нужно просто удалить текст — нажмите клавишу <Delete> или <Backspace>.

• Если удалив текст, нужно заменить его другим, — наберите новый

текст Для того чтобы переместить или скопировать текст, сначала выделите его

1. Чтобы скопировать текст, выберите команду

Правка -> Копировать или щелкните на кнопке Копировать стандартной панели инструментов, или нажмите <Ctrl+ C>'.

Чтобы переместить текст, выберите команду Правка -> Вырезать, щелкните на кнопке Вырезать стандартной панели инструментов или нажмите <Ctrl+ X>.

2. Установите курсор в то место документа, куда вы хотите переместить или скопировать текст

3. Выберите команду Правка -> Вставить, щелкните на кнопке Вставить стандартной панели инструментов или нажмите <Ctrl+ V>.

Для перемещения и копирования текста можно использовать мышь Этот метод удобнее для текстовых блоков небольших объемов, причем тогда, когда старое и новое местоположения текста видны на экране. Это делается так.

1. Выделите текст

2. Установите указатель мыши на этот текст Форма указателя поменяется с I-образного на стрелку.

3. Для копирования текста нажмите и удерживайте клавишу <Ctrl>. Для перемещения текста этого делать не нужно

4. Перетащите указатель в новое местоположение, после этого тексто вый курсор покажет новое положение текста.

5. Отпустите кнопку мыши и. если вы копировали, клавишу <CtrI>

В этом уроке вы научились вводить текст, передвигаться по документу, выполнять основные задачи редактирования. В следующем уроке вы узнаете, как сохранять и находить документы.

' Здесь и далее в комбинациях с клавишей <Ctrl> приводятся клавиши латинской раскладки клавиатуры — Прим ред

Удаление, перемещение и копирование графики

Чтобы удалить картинку, выделите ее и нажмите клавишу <Delete>. Для перемещения или копирования картинки сделайте следующее.

1. Выделите картинку.

2. Для копирования нажмите <Ctrl+C> или выберите команду Правка -> Копировать, или щелкните на кнопке Копировать стандартной панели инструментов. Для того чтобы переместить рисунок, нажмите клавиши <Ctrl+ X> или выберите Правка -> Вырезать, или щелкните на кнопке Вырезать стандартной панели инструментов.

3. Установите курсор там, где вы хотите поместить картинку.

4. Нажмите клавиши <Ctrl+ V> или выберите команду Правка -> Вставить, или щелкните на кнопке Вставить стандартной панели инструментов.

Вставка элемента автотекста

Существует несколько способов вставки элемента автотекста.

• Если в окне Word отображается панель инструментов автотекста, щелкните на средней кнопке. Эта кнопка помечена стилем текущего абзаца или же, если стиль текущего абзаца — Normal, на ней написано Все элементы. Затем выберите нужный элемент автотекста из списка.

• Если включен режим автозаполнения (как это сделать описано ниже), набирайте имя элемента автотекста. Когда вы введете достаточно букв для того, чтобы найти элемент. Word выведет соответствующий элемент автотекста в маленьком текстовом окне рядом с курсором, как показано на рис. 15. 3. Для вставки этого элемента нажмите <F3> или <Enter>, чтобы проигнорировать его — просто продолжайте вводить текст.

• Выберите команду Вставка -> Автотекст, а затем соответствующий элемент автотекста из подменю.

Если текущему абзацу присвоен стиль иной, чем Normal, в список элементов автотекста войдут только те, которые отформатированы этим же стилем. В этой ситуации, чтобы вывести все элементы автотекста, удерживайте клавишу <Shift> при щелчке на кнопке панели инструментов автотекста или при выборе подменю Автотекст в меню Вставка.

Рис. 15. 3. Использование автозаполнения для вставки элемента автотекста

Рис. 15. 4. Вкладка Автотекст

Установить режим автозаполнения можно с помощью вкладки Автотекст диалогового окна Автозамена. Эту вкладку можно также использовать при удалении элементов автотекста. Вот как пользоваться этой вкладкой.

1. Выберите команду Вставка -> Автотекст -> Автотекст или щелкните на самой левой кнопке панели инструментов автотекста, чтобы открыть диалоговое окно Автозамена (рис. 15.

4).

2. Установите или снимите флажок Автозаполнение для автотекста и дат.

3. Чтобы удалить элемент автотекста, выделите его в списке и щелкните на кнопке Удалить.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Вставка символа

Для того чтобы вставить символ в документ, выполните следующее.

1. Выберите команду Вставка -> Символ для открытия диалогового окна Символ (рис. 20. 1). Откройте вкладку Символы, если это еще не сделано.

2. Из раскрывающегося списка Шрифт выберите нужную группу символов из списка. Вот те из них, которые вы будете использовать наиболее часто.

• Symbol. Греческий алфавит, математические символы, всевозможные стрелки, товарный знак, знак авторского права и т. д.

• Обычный текст. Гласные буквы со знаком ударения и другие специальные знаки, символы валют, метка абзаца и т. д.

• Wingdings. Картинки с изображением часов, конвертов, телефонов и т. п.

3. Просмотрите таблицу символов в поисках нужного. Чтобы увидеть символ в увеличенном виде, просто щелкните на нем.

4. Для вставки выделенного символа щелкните на кнопке Вставить. Чтобы вставить невыделенный символ, дважды щелкните на нем.

5. Щелкните на кнопке Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно, не вставив символ. Щелкните на кнопке Закрыть для закрытия окна после вставки одного или нескольких символов.

Рис. 20. 1. Диалоговое окно Символ

Как вставить специальный символ

На первый взгляд может показаться, что между символами и специальными символами нет никакой разницы, — на самом деле она есть. Символы включают в себя ударные гласные и буквы греческого и других алфавитов, математические символы (например, ±). К специальным символам относятся знак авторского права (©), многоточие (...) и различные типографские символы (например, длинный пробел). Вы увидите, что в Word намного больше символов, чем специальных символов. Чтобы вставить специальный символ в документ, выполните следующее.

1. Выберите команду Вставка -> Символ для открытия диалогового окна Символ.

2. Откройте вкладку Специальные символы, чтобы увидеть список, представленный на рис. 20. 2.

3. Найдите в списке нужный вам символ.

4. Для того чтобы вставить выделенный символ, щелкните на кнопке Вставить. Для вставки любого символа из списка (необязательно выделенного), щелкните на нем дважды.

5. Щелкните на кнопке Отмена, чтобы закрыть диалоговое окно Символ, не вставляя специальный символ. Щелкните на кнопке Закрыть для закрытия диалогового окна после вставки символа

Рис. 20. 2. Список специальных символов

Ввод текста

При создании нового документа Word, основанного на шаблоне Normal, вы видите пустую рабочую область, которая содержит только два элемента

• Мерцающая вертикальная линия — курсор, или точка ввода, которая отмечает место в документе, где появится набранный вами текст и где можно осуществлять редактирование

• Горизонтальная линия — это отметка конца документа

В новом пустом документе эти два маркера находятся в одном и том же месте Чтобы ввести текст, просто набирайте его на клавиатуре По мере набора текст будет появляться, и точка ввода будет двигаться вправо. Если строка текста достигнет правого края окна, Word автоматически начнет новую строку, т е выполнит перенос слов Не нажимайте <Enter> до тех пор, пока не захотите начать новый абзац Если вы наберете больше строк, чем помещается в окне. Word прокрутит ранее введенный текст вверх, чтобы оставить курсор в поле зрения На рис 3 1 показаны перенос с тов. маркер конца документа и курсор

Рис 3 1 Использование клавиши <Enter> и перенос слов

Абзацы в Word

Понятие абзаца важно для Word, потому что в этом текстовом процессоре есть средства форматирования абзацев В Word вы заканчиваете один абзац и начинаете новый, нажимая клавишу <Enter>. Word вставляет новую строку и переносит курсор в ее начало

Вид текста на экране изменится, если вывести специальные символы конца абзаца Эти символы обычно невидимы, но если щелкнуть на кнопке Непечатаемые символы стандартной панели инструментов, они будут отображаться Щелкните на этой кнопке еще раз, чтобы скрыть символы конца абзаца Эта кнопка очень полезна, когда вам нужно видеть, где точно начинается и заканчивается абзац в вашем документе.

Для слияния двух абзацев в один сделайте следующее.

1. Установите курсор в начало первой строки второго абзаца.

2. Нажмите клавишу < Backspace > для удаления символа конца абзаца

Ввод текста и перемещение по документу

Word выводит мерцающую вертикальную линию в рабочей области своего окна Это курсор, или точка ввода, показывающая то место в документе, куда будет введен текст и где можно вносить редакторскую правку. Для ввода текста используйте клавиатуру Не нужно нажимать клавишу <Enter> в конце строки — Word автоматически перейдет на новую строку, когда вы достигнете правого поля Нажимайте <Enter> только тогда, когда хотите начать новый абзац

Если вы сделали ошибку, есть возможность исправить ее

• Нажмите клавишу < Backspace >, чтобы удалить символы слева от курсора

• Нажмите клавишу < Delete >, чтобы удалить символы справа от курсора

Вы можете передвигать курсор, чтобы добавлять и редактировать текст в любой части документа В табл 1 3 описаны основные средства передвижения курсора

Куда переместить Как это сделать курсор

В любую видимую Щелкните мышью в нужном месте часть документа

На одну позицию Нажмите клавишу со стрелкой, направленной

вправо или влево влево или вправо

На одну строку вверх Нажмите клавишу со стрелкой, направленной

или вниз вверх или вниз

В начало или конец Нажмите клавишу <Home> или <End> строки

В начало или конец Удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, нажмите

документа <Ноте> или <End>

Больше о перемещении по документу вы узнаете в уроке 3

Выбор шрифта

Вы можете изменить шрифт уже набранного текста. Для этого вначале выделите текст. Чтобы указать шрифт для текста, который вы только собираетесь набрать, просто установите курсор в начало будущего текста. Затем выполните следующее.

1. Выберите команду Формат -> Шрифт, чтобы открыть диалоговое окно Шрифт (рис. 9. 1).

2. В списке Шрифт представлены названия существующих шрифтов. Прокрутите список и выберите нужный.

3. В списке Размер указан размер текущего шрифта. Выберите новый размер из списка или введите число в текстовом поле. В окне Образец появится вид выбранного шрифта.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Рис. 9. 1. Диалоговое окно Шрифт

Быстро выбрать название и размер шрифта можно с помощью панели форматирования. В текстовых полях Шрифт и Размер шрифта выводятся наименование и размер текущего шрифта. Можно изменить шрифт, выбрав нужное из раскрывающихся списков. Заметьте, что в списке Шрифт недавно использовавшиеся шрифты находятся вверху списка.

Использование курсива, полужирного начертания и подчеркивания

Любой шрифт Word используется с различными начертаниями: полужирным, курсивом или с подчеркиванием. Можно использовать два или три эффекта одновременно. Начертание, как и другие виды форматирования, применяется как к уже существующему тексту (предварительно выделенному), так и к вновь набираемому.

Чтобы быстро установить нужное начертание, пользуйтесь кнопками на панели форматирования. Щелкните на нужной кнопке для запуска соответствующего атрибута, затем щелкните на ней снова, чтобы отключить его. Когда курсор попадает в ту часть документа, где введен один из этих видов форматирования, соответствующая кнопка на панели становится нажатой.

Установить начертание для выбранного вами шрифта можно с помощью диалогового окна Шрифт. Например, если вы хотите использовать другой вид подчеркивания (по умолчанию используется подчеркивание одной линией). Для этого выполните следующее.

1. Выберите Формат^Шрифт для открытия диалогового окна Шрифт (см. рис. 9. 1).

2. В поле Начертание выберите Курсив, Полужирный или

Полужирный Курсив. Выберите Обычный, чтобы вернуться к обычному начертанию.

3. Из раскрывающегося списка Подчеркивание выберите нужный стиль подчеркивания или выберите опцию (нет) для удаления подчеркивания.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Выделение текста

Многие задачи, которые вы будете выполнять в Word, потребуют вначале выделить текст, который вы будете изменять. Например, чтобы подчеркнуть предложение, нужно его выделить, а затем щелкнуть на кнопке Подчеркнутый. Выделенный текст появится на экране в инверсном виде, как показано на рис. 3. 2, где фраза "содержит только два элемента:" выделена.

Рис 3 2 Выделенный текст представлен в инверсном виде

Текст можно выделить с помощью мыши или с помощью клавиатуры При работе с мышью используйте полосу выделения — неотмеченный столбец в левом поле документа Когда указатель мыши располагается в полосе выделения, он меняет I-образную форму на стрелку, направленную вверх и вправо В табл 3 3 описаны различные способы выделения текста

Таблица 3. 3. Способы выделения текста

Что нужно выделить	Как это сделать
С помощью мыши Любой текст Одно слово Одно предложение		Установите указатель мыши в начало текста, нажмите левую кнопку мыши и, удерживая ее, тяните указатель по тексту до конца блока Дважды щелкните на слове Нажмите клавишу <Ctrl> и, удерживая ее, щелкните где-нибудь на предложении

Что нужно выделить	Как это сделать
Одну строку Несколько строк Один абзац Весь документ С помощью клавиатуры Любой текстовый блок Весь документ		Щелкните в полосе выделения рядом со строкой Нажав левую кнопку мыши, тяните указатель в полосе выделения вдоль строк, которые нужно выделить Дважды щелкните в полосе выделения рядом с абзацем Нажав и удерживая клавишу <Ctrl>, щелкните где-нибудь в полосе выделения Установите курсор в начало текстового блока, нажмите и удерживайте клавишу <Shift>, передвигая курсор к концу нужного фрагмента, используя клавиши передвижения, описанные в табл. 3. 1 Нажмите <Ctrl+ A>

Для отмены выделения щелкните где-нибудь на экране передвиньте курсор с помощью клавиатуры.

Когда вы выделяем текст, перетаскивая указатель мыши. Word по умолчанию выделяет целые слова. Если же вам нужно выделить слова частично, сделайте следующее.

1. Откройте Сервис -> Параметры, чтобы появилось диалоговое окно Параметры.

2. Щелкните на корешке вкладки Правка.

3. Установите (или снимите) флажок опции Автоматически выделять слова.

4. Щелкните на кнопке ОК.

Выход из программы

Закончив работу в Word, вы можете несколькими способами закрыть эту программу. Все они дают один и тот же результат.

• Выберите команду Файл -> Выход.

• Нажмите <Alt+ F4>.

• Щелкните на кнопке Закрыть в строке заголовка окна программы.

Если ваш документ не сохранен, Word предложит сохранить его, прежде чем выйти из программы. Если вы не собираетесь сохранять его, достаточно выбрать кнопку Отмена. Вы узнаете о сохранении документа в уроке 4.

В этом уроке вы узнали, как запустить Word и выйти из него, как

пользоваться меню и панелями инструментов, как вводить и редактировать текст. В следующем уроке вы научитесь создавать новый документ.

Выравнивание текста

Выравнивание — это средство форматирования, при котором левые и правые края строк текста расположены вдоль условно вертикальных линий. Word предлагает четыре вида выравнивания.

• По левому краю — выравнивает левые края строк.

• По правому краю — выравнивает правые края строк.

• По ширине — выравнивает одновременно левые и правые края строк.

• По центру — устанавливает центр каждой строки между левым и правым полем.

Рис. 10. 3 иллюстрирует виды выравнивания. Чтобы изменить выравнивание одного или нескольких абзацев, вначале выделите их, затем щелкните на одной из кнопок выравнивания на панели форматирования.

Рис. 10. 3. Щелкните на этих кнопках, чтобы установить вид выравнивания текста

Если вы используете для изменения выравнивания диалоговое окно, выделите нужные абзацы, а затем сделайте следующее.

1. Выберите команду Формат -> Абзац, чтобы открыть диалоговое окно Абзац, и, если нужно, щелкните на корешке вкладки Отступы и интервалы.

2. Из раскрывающегося списка Выравнивание выберите нужное.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Вывод графики

В документе, содержащем рисунки, нельзя перемещаться столь же быстро, как в документе без графики. Работая с текстом документа в режиме разметки страницы или в режиме структуры, где вам необязательно видеть рисунки, можете значительно ускорить работу, если вместо рисунков в окне будут находиться пустые прямоугольники, называемые метками-заполнителями. (В обычном режиме и в режиме электронного документа рисунки скрываются автоматически.) Если, кроме того, вы установили флажок Связать с файлом при вставке рисунка, Word вставит код поля в документ. На экране будет отображен этот код вместо рисунка.

Вот как управлять выводом графики.

1. Выберите команду Сервис -> Параметры, чтобы открыть диалоговое окно Параметры.

2. Если нужно, щелкните на вкладке Вид для доступа к ее параметрам.

3. В области Показывать установите или снимите флажки Пустые рамки рисунков и Коды полей.

4. Щелкните на кнопке ОК.

При этом на экране появятся рамки рисунков или коды полей, но это не повлияет на распечатку, в которой всегда будут рисунки.

Вывод рамок

Рамки вокруг выделенного текста значительно улучшат внешний вид вашего документа. На рис. 9. 2 показаны примеры использования рамок (а также заливки, о которой рассказывается в разделе этого урока "Применение заливки").

В рамку можно заключить выделенный текст или отдельный абзац. Для того чтобы обрамить текст, выделите его. Для обрамления абзаца установите курсор где-нибудь в его пределах. Наиболее быстрый путь построить рамку — использовать кнопку Внешние границы на панели форматирования. Щелкните на стрелке рядом с этой кнопкой, чтобы просмотреть возможные виды рамок, затем щелкните на кнопке с изображением нужной рамки. Щелкните на кнопке Нет границы, чтобы убрать рамку.

Если вы хотите выбрать не только вид рамки, но и другие атрибуты обрамления, используйте диалоговое окно Границы и заливка (рис. 9. 3).

Рис. 9. 2. Документ с рамкой и заливкой

Рис. 9. 3. Диалоговое окно Границы и заливка с выбранным корешком вкладки Граница

Чтобы открыть это диалоговое окно, выберите команду Формат -> Границы и заливка, затем щелкните на ярлычке вкладки Граница. Для выбора рамки выполните следующее.

1. Выберите понравившуюся вам рамку, щелкнув на соответствующей пиктограмме в области Тип.

2. Выберите желаемый стиль линии из списка Тип, нужный цвет — из списка Цвет и нужную ширину — из списка Ширина.

3. В области Образец щелкните на нужных кнопках или прямо на схематичном изображении страницы, чтобы добавить или убрать линии рамки для каждой из четырех сторон текста.

4. Если вы выделили текст перед открытием диалогового окна, используйте список Применить к, чтобы указать, применяется ли выбранная рамка к выделенному тексту либо к текущему абзацу.

5. Щелкните на кнопке ОК.

При обычной установке границы ко всем четырем сторонам применяется один и тот же стиль линии (сплошная, пунктирная и др.). Для создания рамки, сочетающей в себе несколько стилей, выполните следующее.

1. Щелкните на пиктограмме другая.

2. Выберите тип линии, цвет и ширину для одной стороны рамки.

3. В разделе окна Образец щелкните на кнопке со схематичным изображением страницы, чтобы указать, к какой из сторон документа вы хотели бы применить созданный стиль рамки.

4. Повторите пп. 2 и 3 для указания стиля остальных сторон рамки.

5. Щелкните на кнопке ОК.

В рамку можно заключить несколько страниц вашего документа, чтобы сделать это, щелкните на корешке вкладки Страница в диалоговом окне Границы и заливка. В этом режиме для задания рамок диалоговое окно используется точно так же, как и в режиме Граница. Единственное отличие заключается в том, что теперь в списке Применить к можно выбрать одну из четырех возможностей:

• Всему документу

• Этому разделу

• Этому разделу (только 1-й странице)

• Этому разделу (кроме 1-й страницы) О том, как поделить документ на разделы, вы узнаете в уроке 13.

Word и World Wide Web

В этом уроке вы узнаете, как. использовать Word для World Wide Web

в Windows 95 выполните следующие

Для запуска Word в Windows 95 выполните следующие действия.

1. Щелкните на кнопке Пуск

2. В появившемся меню выберите пункт Программы.

3. В следующем меню щелкните на Microsoft Word.

Другой способ запустить Word — открыть меню и щелкнуть на пункте Создать документ Microsoft Office. Или же, если панель инструментов Microsoft Office высвечивается на экране вашего дисплея, щелкните на кнопке Создать документ. Появится окно Создать документ Office. В этом окне щелкните на кнопке Общие и затем дважды щелкните на пиктограмме Новый документ



Изучение окна Word

Открыв Word, вы увидите окно пустого документа, в которое можно вводить текст Однако, перед тем как это делать, нужно кое-что знать о различных элементах окна Word (рис 1 1) Описанные в табл 1. 1 элементы вы будете использовать при работе над документом



Рис 1 1 Элементы окна Word

Таблица 1. 1. Описание элементов окна Word

Элемент окна Назначение

Рабочая область Здесь отображается документ, в который

можно вводить текст и редактировать его На рис 1 1 показан пустой документ

Строка меню В этой строке выведены названия меню,

которые предоставляют доступ к их командам

Панели инструментов Маленькие кнопки на панели инструментов позволяют выбрать часто встречающиеся команды с помощью щелчка мышью

Строка состояния Здесь Word показывает информацию о документе и состояние переключателей

Полосы прокрутки Можно щелкать мышью на полосе прокрутки для перемещения по документу

Кнопка минимизации Щелкайте на этой кнопке, чтобы временно свернуть окно Word. Затем щелкните на кнопке Microsoft Word на панели задач внизу экрана, чтобы восстановить окно Word

Кнопка закрытия Используйте эту кнопку, чтобы закрыть окно Word (выйти из программы)

Кнопка Щелкните на этой кнопке, чтобы окно Word восстановления/ заняло весь экран или определенную его часть максимизации

---

---