Общий план Word

Глава 1. Общий план Word

В этой главе... Хорошие, самые лучшие и совсем неудачные способы запуска Word Надежный способ запуска Word Наилучший способ запуска Word Запуск Word при открытии документа Word на экране Кнопки и опции Куда вводится текст Ваш помощник Поговорим о клавиатуре Как правильно нажимать клавиши Комбинации клавиш Как выйти из Word Как закрыть документ, не выходя из Word Создание нового документа

Хорошие, самые лучшие и совсем неудачные способы запуска Word

Как запустить тебя, Word? Попытаемся перечислить способы...

Любой пользователь компьютера знает, что среди всех способов выполнения одной и той же операции существует тот единственный, который наиболее эффективен и быстрее всего приводит к получению желаемого результата. Но для каждого из пользователей он свой. Мы привыкаем выполнять задачи по-своему, обязательно не так, как остальные. Когда я описываю свои излюбленные способы запуска текстового процессора, многие удивляются: "Зачем так сложно?". На самом деле запустить Word действительно просто, как бы вы это ни делали.

Считается, что существует около десятки различных способов запустить Word. Но я решил не просто перечислить их, а сначала показать вам общепринятые способы запуска Word, затем — мой излюбленный и, наконец, все остальные из категории "неудачных", с которыми вы можете ознакомиться на свой страх и риск. ("Неудачные" способы запуска Word описываются в других книгах, написанных другими авторами.)

Но прежде всего вы должны провести определенную подготовительную работу.

1. Убедитесь, что ваш компьютер включен и готов к работе.

Если компьютер включен, значит, он уже готов к работе. Конечно, можно его подготовить еще лучше, например подогреть, но я этого делать категорически не рекомендую.

2. Подготовьтесь физически.

Сделайте глубокий вдох. Сожмите и разожмите пальцы. Обратите внимание на осанку — спина должна быть прямая, запястья и кисти рук на одном уровне. Итак, физически вы готовы к запуску Word.

Похрустите суставами кисти. Ваши пальцы готовы к напряженной работе с клавиатурой? Замечательно!

3. Настройтесь морально.

Закройте глаза, расслабьтесь и представьте спокойное синее море. Вы обязательно сможете справиться с Word. (Вообще, почаще повторяйте себе вполголоса: "Я смогу, я смогу...".) .

Если вам для включения компьютера требуются точные и исчерпывающие инструкции, нет ничего проще, чем обратиться к замечательной книге— ПК для "чайников".

Теперь перестаньте бормотать "Я смогу...".

Как правильно нажимать клавиши

Когда я говорю "нажмите клавишу <Enter>", вы должны отыскать ее на клавиатуре, строго посмотреть и сказать примерно следующее: "Эй, ты, клавиша <Enter>! Ты еще тут? Бездельница! Другие клавиши тебя презирают. Пора бы приняться за работу, ишь, расселась! Ну-ка, давай, за дело, а не то..." Да, вот это я называю "нажать". Некоторые называют это "наехать".

Надеюсь, вы не станете обращаться со своими клавишами таким жестоким образом. Можно просто нажимать их. Нажимать— и отпускать. Такое плавное быстрое движение. Самые лучшие клавиатуры при этом издают приятный щелкающий звук, поэтому, когда работа спорится, шума будет не меньше, чем при работе на дедушкиной пишущей машинке.

Kaк выйти из Word

Думаем, вам известно, что воспитанный человек всегда безошибочно определяет момент, когда пора уходить. Иногда своевременное исчезновение — это вообще единственный способ компенсировать свое появление. Но Word все равно не оценит вашей деликатности. Поэтому, если вы закончили печатать, т.е. набирать текст, уходите.

1. Выберите команду Файл>Выход.

Щелкните на команде Файл. Появится меню. Щелкните на команде Выход (в нижней части меню). Так завершают любую программу в Windows.

2. Сохраните файлы, если Word предложит вам сделать это.

Word — программа очень предупредительная. Если у вас не сохранена какая-либо работа, Word предложит сохранить файлы на диске. Помощник Office также напомнит об этом, если только будет находиться на экране (рис. 1.7).

Щелкните на кнопке Да, если хотите сохранить свой файл. Если документ еще не назван, Word попросит вас сделать это. Под выбранным вами именем документ и будет сохранен. (Как это сделать, вы узнаете из главы 2.)

Если то, что вы набрали, необходимо уничтожить, щелкните на кнопке Нет.

В вашем распоряжении имеется также кнопка Отмена, щелчок на которой уберет с экрана окно с командой выхода и позволит вам вернуться к любимой работе.

Если вы решили все-таки выйти из Word, то программа исчезнет с экрана, и вы вновь увидите рабочий стол Windows, где и сможете скоротать время до конца рабочего дня, раскладывая пасьянс "Косынка".

Никогда, ни при каких обстоятельствах не выходите из Word, перезагружая или выключая ПК, поскольку таким образом можно повредить содержимое жесткого диска. С компьютерами и без ваших стараний хлопот не оберешься, поэтому не стоит создавать себе лишние проблемы.

Kaк закрыть документ, не выходя, из Word

Если вы закончили работать с документом, можно убрать его с экрана и приступить к работе над новым, не закрывая Word. Для этого закройте документ (операция, подрбная вытаскиванию листа из пишущей машинки, только без характерного "ш-ш-ш").

Чтобы закрыть документ, выберите команду Файл>Закрыть. Так вы закроете окно документа и заставите его исчезнуть с экрана. "Пустое пространство" в окне исчезнет.

Почему вообще требуется закрывать документ? Да потому, что вы закончили работать с ним! Может быть, вам захочется поработать с другими документами или выйти из Word. Выбор за вами. Однако документ можно и не закрывать. Лично я иногда работаю с одним и тем же документом в течение нескольких дней и все это время держу его открытым (а свой ПК — включенным). От этого нет никакого вреда. (Единственное, о чем следует помнить, — это о регулярном сохранении документа на диске, что очень важно.) Если вы вздумаете закрыть несохраненный документ, Word предупредит вас об этом появлением специального диалогового окна. Чтобы сохранить документ, щелкните на кнопке ОК. Если вы хотите продолжить редактирование документа, щелкните на кнопке Отмена. Окно исчезнет, и вы продолжите работу. Если вы работаете с несколькими документами одновременно, после закрытия одного окна на его месте появится другое.

Кнопки и опции

Основное предназначение Word — писать. Не в том смысле, в каком употреблял это слово, скажем, Эрнест Хемингуэй. Как вы понимаете, Word не пишет, а помогает вам работать с текстом. Поэтому большая часть экрана Word предназначена для набора текста (см. рис. 1.3).

Вокруг этого пустого пространства находятся всевозможные картинки, стрелочки, буковки, которые были бы куда интереснее, если бы в них можно было разобраться. Прежде всего, отметим, что в Word их можно настроить по своему вкусу. (Но прежде, чем приступать к этому увлекательному занятию, советую узнать, для чего они предназначены.)

Строка заголовка. Пока вы не сохраните свой новый документ на диске, здесь будет значиться Документ 1 — Microsoft Word. Строка меню. Содержит полный список всех команд Word. Стандартная панель инструментов и панель инструментов форматирования. На рис. 1.3 они находятся рядом, хотя их местоположение можно изменить. Линейка. Помогает устанавливать поля и табуляцию, что вам пригодится при работе с таблицами. Область задач. Какие бы операции ни выполнялись в Word, соответствующие им команды выводятся в эту область.

Под полем, предназначенным для ввода текста, вы найдете и другие полезные элементы.

Кнопки режимов. Расположены слева от горизонтальной полосы прокрутки; управляют размещением документа на экране. Строка состояния. Здесь вы можете узнать разные сведения о своем документе, причем не все они бесполезны.

Комбинации клавиш

В отличие от ввода обычного текста, для ввода некоторых команд в Word используются комбинации клавиш. Например: <Ctrl+P>

Или, если у вас очень длинные пальцы, попробуйте выполнить следующее: <Ctrl+Shift+F12>

Обе эти команды открывают диалоговое окно Печать, которое вам в данный момент совершенно не нужно. Сейчас главное — обратить внимание на технику выполнения задания: сначала нажмите клавишу <Ctrl>, затем, не отпуская ее, нажмите <Shift> и, удерживая обе в таком состоянии, нажмите <F12>. Теперь отпустите все три клавиши. Можно также нажать клавишу <Ctrl> одновременно с клавишей <Р>, затем отпустить обе.

Всегда сначала нажимайте и удерживайте первую клавишу (или клавиши), а уже потом — последнюю. Нажав, отпустите все.

Комбинации клавиш используются довольно часто также с той же целью, с какой мы нажимаем <Shift+A> для получения прописной "А". Разница заключается лишь в том, что применяются клавиши <Ctrl> и <Alt>. Да, для выполнения некоторых комбинаций придется поразмять пальчики! Не рекомендуется изо всех сил бить по клавишам. Если какая-либо команда у вас не работает, силой вы не заставите Word исправить положение. Не думайте, что в ответ на ваши решительные действия компьютер скажет себе что-то вроде: "Да, хозяин совсем разбушевался. Наверное, ему действительно необходимо, чтобы я выполнил эту команду. Ладно, сделаем!". Вполне достаточно легкого прикосновения. Не забудьте, что после нажатия следует отпустить все клавиши. Например, нажать <Ctrl> и, не отпуская, нажать <Р>, а потом отпустить обе клавиши. Если вы не знаете, какую клавишу отпускать первой, отпустите сначала вторую, а затем <Ctrl> (<Shift>, <Alt>). Если при выполнении этих упражнений случайно откроется окно Печать, щелкните на кнопке Отмена или нажмите на клавиатуре клавишу <Esc>. О том, как отменить печать, можно узнать из главы 9.

Куда вводится текст

После того, как Word приступил к работе, перед вами появится электронный вариант чистого листа — тот самый предмет, который вызывал зуд в пальцах у стольких поколений писателей. Надеюсь, вас он, как минимум, не пугает.

Главное для писателя, работающего в Word, найти точку ввода текста — мигающий курсор, который покажет расположение текста, когда вы начнете его вводить.

Выберите команду Вид>бычный.

В режиме Обычный большая часть экрана предназначена для работы с текстом. В этом режиме на экране под мигающим курсором, появится жирная горизонтальная линия. Ее называют меткой окончания текста. Ниже располагается огромное пустое пространство. Под меткой окончания текста нет ничего, даже чистых страниц. Метка окончания текста, подобно стальной балке, поддерживает ваш текст снизу, защищая его от враждебной пустоты, которая таится под меткой:

Выберите команду Вид>Разметка страницы.

При включении режима Разметка страницы метка окончания текста исчезает. В этом режиме, в отличие от режима отображения текста Обычный, можно увидеть, как текст размещается на странице. Например, мне удобнее работать в режиме Обычный и только в конце работы переходить к режиму Разметка страницы, чтобы форматировать и редактировать текст.

О том, как вводить (или набирать — как вам больше нравится) текст, речь пойдет 1 в главе 2. Некоторые странные обозначения, которые можно увидеть на экране (символ ¶ например) — это тайные знаки Word. В главе 2 я расскажу, для чего они могут понадобиться, а также о том, как от них избавиться, если они действуют вам на нервы. На место, где вскоре появится набираемый вами текст, указывает курсор. Он также называется точкой ввода текста, потому что обычный курсор на экране компьютера — это символ подчеркивания, который перемещается по мере ввода символов. Я буду называть его просто курсором, поскольку термин точка ввода текста звучит, на мой взгляд, по-научному. Символы, которые вы вводите, появляются слева от мигающего курсора, а курсор перемещается вправо и ждет появления следующего символа.

Надежный способ запуска Word

Многократные проверки и эксперименты доказали, что самый лучший способ запустить Word — это воспользоваться надежной кнопочкой Пуск. Вот как это сделать.

1. Откройте меню Пуск.

Щелкните на кнопке Пуск, которая обычно находится на панели задач в левом нижнем углу экрана

Наилучший способ запуска Word

Лично мне больше всего нравится запускать Word с помощью ярлыка быстрого доступа, размещенного либо на рабочем столе, либо на панели Быстрый запуск. Мне кажется, что возня с кнопкой Пуск слишком утомительна. Поэтому я предпочитаю один из представленных выше способов. Отметим, что запуск через панель Быстрый запуск — самый быстрый способ, так как требует лишь однократного щелчка мышью.

Не спешите прощаться!

Поговорим о клавиатуре

Самый простой способ общения с компьютером до сих пор заключается во введении команд с помощью клавиатуры. Да-да, вам придется поработать своими пальцами. Вскоре вы узнаете, что с помощью клавиатуры не только вводится текст, но и выполняются многие команды.

На рис. 1.6 показана типичная клавиатура персонального компьютера. (Имеются в виду рубеж XX и XXI столетия, поскольку сто лет назад типичной была клавиатура фортепиано.)

Поле для введения вопроса в программе Word

Скрепка, которая вам поможет

Помощник, как следует из его названия, создан для того, чтобы помогать вам. Однако чаще всего он просто сидит в уголке, глядя, как вы набираете текст, и зевает от скуки, когда вы надолго задумываетесь в поисках подходящего слова.

Вот, что известно о Помощнике.

Помощника можно перемещать и перетаскивая с помощью мыши. Лично я держу своего Помощника в нижнем правом углу экрана, где он никому не мешает. Чтобы подробнее узнать о возможностях Помощника, щелкните на нем правой кнопкой мыши. Появится меню. Я с удовольствием пользуюсь командой Мотор!. Помощник при этом вам очень поможет. Кто сказал, что Помощником непременно должен быть Скрепыш? Целый отряд помощников предстанет перед вами, если щелкнуть на Скрепыше правой кнопкой мыши и в появившемся меню активизировать команду Выбрать помощника. Моим любимым помощником остается Бобик, но и к Мурке я тоже неравнодушен. Если Помощник вам надоел, щелкните его по носу (правой кнопкой мыши) и выберите в появившемся меню команду Скрыть Помощника. Ура! На экране стало просторнее! Помощник исчезает без вашей помощи, когда вы переходите из Word в какое-нибудь другое приложение. О том, как добиться от Помощника реальной помощи, рассказывается в главе 2.

Создание нового документа

Чтобы создавать новый документ, выберите команду Файл > Создать. На экране появится область задач Создание документа. Выберите параметр Новый документ.

Вы можете создать документ, щелкнув на кнопке Создать на стандартной панели инструментов. Документ, который уже есть на диске, можно открыть с помощью команды Файл>Открыть, которая будет вам представлена в следующей главе. Нет необходимости выходить из Word, чтобы начать работу над новым документом.

Так переносится ярлык быстрого доступа для Word на панель Быстрый запуск

Типичная клавиатура стандартного ПК

Обратите внимание на тот факт, что клавиатура разделена на самостоятельные зоны, каждая из которых имеет свое назначение. Это клавиши, с которыми вы работаете в Word; их можно использовать по отдельности или в различных комбинациях.

Функциональные клавиши. Расположены в верхнем ряду клавиатуры и помечены буквой F в сочетании с цифрами от 1 до 12: <F1>, <F2>,... <F12>. Они используются и самостоятельно, и в сочетании с клавишами <Ctrl>, <Alt> и <Shift>. Клавиатура пишущей машинки (алфавитно-цифровые клавиши). Это набор буквенных (A-Z и А-Я), а также цифровых (0-9) клавиш. Кроме того, имеются клавиши с разными экзотическими символами. Клавиши управления курсором. Речь идет о клавишах-стрелках, с помощью которых I-образный курсор перемещается по экрану. Тут же находятся клавиши <Ноте>, <End>, <PgUp> (или <Page Up>), <PgDn> (или <Page Down>), <Insert> и <Delete>. Вспомогательная цифровая клавиатура. Представленные на ней клавиши используются и для управления курсором, и для ввода цифр. Это какое-то "раздвоение личности": на каждой клавише присутствует по два символа. Цифровая клавиатура активизируется нажатием клавиши <Num Lock>, при этом загорается соответствующая лампочка-индикатор. Если же действуют клавиши управления курсором (со стрелками или надписями типа Ноте), индикатор Num Lock выключен. Также вы найдете на этой клавиатуре большие клавиши со знаками "плюс" и "минус". Регистровые или модифицирующие клавиши <Shift>, <Ctrl> и <Alt>. Сами по себе эти клавиши ничего не делают. Работают они только в комбинации с другими клавишами.

Некоторым клавишам следует уделить особое внимание.

<Enter>. Обозначена словом "Enter", иногда в сочетании с искривленной стрелкой. Используется для завершения абзаца текста. <Esc>. В Word эта клавиша применяется редко, вернее, почти никогда. Тем не менее в диалоговых окнах нажатие клавиши <Esc> равнозначно щелчку на кнопке Отмена. Клавиша пробела. Единственная клавиша без маркировки; она вводит пробел между словами. Клавиша табуляции <Таb>. Вставляет в текст "символ" табуляции, который размещает очередную порцию текста в определенном месте. Заслуживающая внимания клавиша, о которой почему-то часто забывают (описана в главе 13). <Backspace>. Удаляет символы, перемещая курсор влево. Очень полезная клавиша. <Delete>. Иногда она обозначается как <Del>. Подобно клавише <Backspace>, удаляет символы, но не перемещает курсор влево. Подробнее о ней будет сказано в главе 4.

в детстве стать известным писателем?

В этой главе...

Разве вы не мечтали в детстве стать известным писателем? Или сценаристом, фильмы которого будут показывать в кинотеатрах всего мира? Разве вы не представляли себя работающим в теплом офисе, занимающимся организацией корреспонденции, созданием бухгалтерских отчетов и заполнением бланков? Любой документ, начиная с любовной записки и заканчивая статьями в Большой Советской энциклопедии, состоит из слов.

Программное обеспечение, специально предназначенное для управления словами, из которых состоит текст документа, называется текстовым процессором. Именно к этой категории программ и относится Microsoft Word.

Данная глава познакомит вас с Microsoft Word. Перед вами распахнулась дверь, и вы имеете возможность узнать, что же за ней. Ничего страшного! Ничего опасного! Это правда, опасного ничего нет, но есть что-то пугающе незнакомое. Данная глава поможет вам приступить к знакомству с Word.

Ваш помощник

Существует несколько способов получить помощь от Word. Они будут описаны в главе 2. А пока на экране вы можете отыскать две области, которые помогут вам решить ту или иную задачу.

Во-первых, это поле Введите вопрос (рис. 1.4). Вы можете в него ввести вопрос и получить перечень возможных ответов. При введении вопроса представьте себя роботом. Например, вместо того чтобы задать вопрос "Как можно отформатировать текст?", просто введите "Форматирование текста".

Во-вторых, вы можете обратиться к Помощнику — средству более занятному, чем поле Введите вопрос.

Если Помощника на экране вы не видите, пригласите его с помощью команды Справка>Показать Помощника. В результате вы увидите Помощника Office с ласково-канцелярским именем Скрепыш. Обычно он имеет вид анимационной скрепки с выпученными от удивления глазами, хотя вы можете изменить его облик на нечто более приятное (о том, как это сделать, я расскажу в главе 2). Скрепыш показан на рис. 1.5.

Вот где находится Microsoft Office в меню Пуск

Word на экране

После запуска Word каждому сразу захочется красивой жизни. Но это не значит, что следует сразу организовывать шикарное застолье. Красивой жизни можно добиться специальными приемами в Windows, чтобы расширить полезное пространство экрана Word.

Чтобы работать с Word в полноэкранном режиме, щелкните на кнопке Восстановить (средняя из трех находящихся в верхнем углу окна)

Теперь проследуем, мой читатель, дальше, к рис. 1.3, где на стандартном чистом экране Word вы увидите множество неизвестных, но очень привлекательных инструментов.

Word на экране

Вы, конечно же, хотите знать, для чего служат эти кнопочки, опции, а также меню, и нужны ли они вам. На эти вопросы мы ответим ниже, а пока запомните некоторые названия, чтобы потом не запутаться.

Вид и поведение программы можно изменить. Вы не только можете изменить вид элементов интерфейса программы, но и сделать окно Word настолько необычным, что его трудно будет узнать. Пользователи редко изменяют настройки программы. Строка состояния не имеет ничего общего с вашим финансовым положением. На ней располагаются нечасто используемые и очень загадочные символы. Далее вы узнаете о том, чем они могут быть вам полезны. На рис. 1.3 Word показан в режиме Обычный. Если на вашем экране он выглядит по-другому, выберите в меню команду Вид>Обычный. (Некоторые пользователи предпочитают работать в режиме Разметка страницы.) Если вы хотите, чтобы стандартная панель инструментов и панель инструментов форматирования отображались в разных строках, щелкните на кнопке раскрывающегося меню в конце панели. Выберите в открывшемся меню команду Отображать кнопки на двух строках. Область задач (мы еще успеем позже познакомитесь с ней поближе) — это новшество, появившееся в прошлой версии Word. Если вам требуется на экране больше свободного места для редактирования, эту область нетрудно спрятать, выбрав команду Вид>Область задач. Если вы выполните ту же команду еще раз, то снова вызовите область задач. Панель задач Windows, расположенная в нижней части экрана, относится не к Word, а (как понятно из названия) к Windows. Но когда вы открываете документы в Word, представляющие их кнопки появляются на панели задач Windows. Вы обратили внимание на то, как выглядит указатель мыши на рис. 1.3? Он показывает, куда можно вводить текст. Такой вид указатель мыши приобретает, когда вы передвигаете его по документу Word. Он как бы говорит вам: "Я переведу сюда точку ввода текста сразу после того, как вы щелкнете кнопкой мыши". Линия возле курсора (или под ним) позволяет щелкнуть кнопкой мыши и ввести текст. Подробнее об этом рассказывается в главе 18. С помощью указателя мыши можно узнать, на какие еще чудеса способны эти маленькие кнопочки с картинками. Подведите указатель мыши к кнопке, и — ого! — на экране появится подсказка. Если вы не видите на своем экране панель инструментов форматирования, стандартную панель инструментов или линейку, если вы решили изменить внешний вид экрана (именно теперь!), скорее открывайте главу 28.

Запуск Word при открытии документа

Программа Word используется для создания документов. Они похожи на бумажные документы, но в компьютере они сохраняются в виде файлов. Все файлы в компьютере представлены небольшими графическими изображениями

1. Откройте папку Мои документы

В этой папке Word и другие приложения для Windows сохраняют свои документы. Вы можете открыть эту папку с помощью меню Пуск или соответствующего ярлыка на рабочем столе. Наведите указатель мыши на значок папки и щелкните на нем один или два раза.

2. Найдите в списке свой документ Word.

Документ Word обозначается большой синей буквой W, расположенной на фоне символического документа. Он продемонстрирован в начале этого раздела.

3. Дважды щелкните на документе Word.

В результате будет запущена программа Word, в ее окне откроется выбранный вами документ, и вы сможете приступить к любимой работе.

Чтобы найти необходимый документ Word, воспользуйтесь приведенными ниже рекомендациями. Документ можно открыть из рабочего стола, папки Мои документы или любой другой папки, которая создавалась специально для размещения в ней документов.

Имя документа отображается под значком документа. По имени документа вы можете определить его содержимое. Если, конечно, автор документа о чем-то думал при его создании. Если вы часто работаете с определенным документом, то разместите для него ярлык на рабочем столе. Для этого щелкните на документе правой кнопкой мыши и выберите в появившемся контекстном меню команду Отправить>Рабочий стол (создать ярлык). Список последних редактируемых вами документов вы найдете в папке Недавние документы. Чтобы отобразить его на экране, щелкните на кнопке Пуск и выберите Недавние документы (в некоторых версиях Windows эта кнопка может называться просто Документы). Выберите необходимый документ из списка. Иногда имя документа Word сопровождается расширением .doc. Расширение в имени файла отображать не обязательно. Все зависит от настроек Windows: расширение .doc может отсутствовать в имени документа Word.