Что можно узнать из строки состояния

Диалоговое окно Сохранение документа

Введите данные в поле Имя файла, например Запеканка молочная рисовая с сыром.

Если при наборе имени файла вы сделали ошибку, устраните ее с помощью клавиши <Backspace>. Щелкните на кнопке Сохранить, и ваш документ будет сохранен.

Более подробно операция сохранения документа рассматривается в главе 8. По имени файла вы сможете найти — данный документ позже, когда решите снова поработать над ним — отредактировать или распечатать. Быстрее всего сохранить документ можно с помощью клавиатуры. Для этого воспользуйтесь комбинацией клавиш <Ctrl+S>. Нажмите <Ctrl> и затем, не отпуская ее, — <S>. Если для ваших пальцев это непосильная задача, воспользуйтесь другой комбинацией клавиш — <Shift+F12>. Сохраняя документ, обратите внимание на строку состояния. В ней в данный момент должно появиться сообщение о том, что Word сохраняет ваш документ (или о том, что идет быстрое сохранение, если вы часто проделываете эту процедуру). Если то, что вы ввели как имя файла, не воспринимается программой, Проводник сообщит вам об этом. Щелкните на кнопке ОК и выполните это действие еще раз, прислушавшись к совету четвероногого друга. Когда вы сохраните документ на диске, его имя появится в строке заголовка окна. Благодаря этому вы будете знать, что документ сохранен. Если сегодня вы несколько рассеянны, то можете присвоить своему файлу имя, под которым на диске сохранен другой документ. Таким образом, новый файл будет записан поверх того документа, который уже существует под данным именем на диске. Например, если вы решили сохранить новое письмо в файле под именем ПИСЬМО, а файл с таким названием уже имеется, новый файл будет записан в место старого. В этом случае предыдущий файл будет для вас навеки утерян, поэтому придумайте лучше новое имя. Прежде, чем вы выполните роковое действие, Проводник все-таки спросит у вас: Заменить существующий файл? Щелкните на кнопке Нет и воспользуйтесь другим именем.

Это●может●сильно●раздражать...

Присматривайте за Бобиком

Когда вы набираете текст, Помощник реагирует на ваши действия по-своему. Например, если вы надолго задумались над словом, он может отвернуться к вам спиной и заняться своим делом (как наш Бобик на полях) или даже завалиться спать. Возможно, это заставит вас отвлечься от приятных мыслей на посторонние темы, нажать клавишу <Пробел> и вернуться к работе.

Этот удобный "мягкий ввод"

Существует еще один способ закончить абзац— с помощью так называемого мягкого ввода или, как его еще называют, разрыва строки. Делается это с помощью нажатия комбинации клавиш <Shift+Enter>. На самом деле при нажатии <Shift+Enter> абзац не заканчивается — заканчивается лишь строка абзаца. Следующая строка будет вводиться без отступа, т.е. она относится к тому же абзацу. Попытайтесь набрать строку:

Форматирование документа

Форматирование — вот что помогает вашему документу выглядеть аккуратно и профессионально, а не так, будто его создавала группа отчаянных подпольщиков на оборудовании, захваченном у отступающего неприятеля. В документе вы можете форматировать:

символы; абзацы; табуляцию; весь документ целиком; страницы; колонки; верхние и нижние колонтитулы.

При работе с текстом ваша главная задача — ввести собственно текст. Покончив с этим, вы беретесь за форматирование, изменяя стили и устанавливая поля. Все эти операции рассматриваются в части II данной книги.

Word может сам отформатировать ваш документ. Как заставить его это сделать, речь пойдет в главе 18. Многие пользователи форматируют текст в процессе его набора, выделяя фрагменты курсивом или полужирным шрифтом. Вы можете действовать так же, хотя основная работа по форматированию начинается все-таки после того, как текст полностью готов. (Оба подхода к форматированию будут представлены в части II.) Word позволяет форматировать документ посредством ввода рисунков, картинок, таблиц, разделителей, колонок и прочих элементов, благодаря чему ваше творение будет выглядеть по-настоящему профессионально. Эти темы рассматриваются в частях III и V.

Как работать в Word

Глава 2. Как работать в Word

В этой главе... Краткий обзор (для нетерпеливых) Как создать новый документ Набор текста Когда нажимать клавишу <Enter> Этот удобный "мягкий ввод" Когда использовать клавишу пробела На что обращать внимание при наборе текста Ой! Ошибка! Форматирование документа Как добиться помощи Сохраняйте свои материалы! С экрана — на бумагу (печать) Предварительный просмотр Распечатка документа Как закрыть документ

Как, добиться помощи

Чтобы получить справочные сведения, нажмите клавишу <F1>. При этом на экране появится область задач, которая используется для отображения необходимых вам сведений. Введите слово или фразу, которые характеризуют тот раздел в справочной системе, с которым вы хотите ознакомиться. Вы также можете найти необходимые данные в содержании (это очень увлекательное занятие, длительностью в несколько часов, а то и дней).

Посетите узел компании Microsoft и попытайтесь найти интересующие вас сведения в огромной базе данных, хотя справочной системы программы и этой книги вам должно быть достаточно.

Чтобы получить справочные сведения, вы также можете обратиться к Помощнику (если он отображен на экране). Помощник обрадуется и попросит вас задать вопрос. Наберите вопрос, как показано на рис. 2.3, нажмите клавишу <Enter>, и Бобик ответит: "Гав! А-у-у-у! У-у-у!".

Это шутка. Если серьезно, то отвечать Бобик будет с помощью текста. Например, вы спросили: "Как сохранить документ в формате HTML?". В ответ Бобик покажет список возможных ответов. Щелкните на выбранном варианте, и получите дальнейшие инструкции.

Как создать новый документ

Когда вы запускаете Word, он автоматически предлагает вам чистый документ, в который довольно удобно вводить текст. Значит, логично будет предположить, что после запуска Word вы этим и займетесь.

Если вы в Word редактируете определенный документ и вам понадобилось открыть новый (например, вы пишете письмо другу, но вдруг вспомнили, что необходимо ответить на срочный запрос), то выполните следующие действия.

1. Выберите команду Файл >Создать.

На экране появится область задач Создание документа. На ней представлено несколько вариантов создания нового документа. Выберите опцию создания нового документа.

2. Щелкните на ссылке Новый документ.

Область задач будет скрыта, а на экране появится пустая страница нового документа.

Если вы очень спешите, новый документ можно также создать, щелкнув на кнопке Создать

В главе 10 подробно рассказывается о том, как организовать в Word одновременную работу с несколькими документами. Еще один способ приступить к работе заключается в следующем: откройте документ на диске. (Дополнительную информацию по этому вопросу можно найти в главе 8.) Открытый документ появится в окне. Можно работать!

Как закрыть документ

Чтобы закрыть документ, работу над которым вы завершили, выберите команду Файл>Закрыть (<Ctrl+W>). Таким образом вы закроете окно документа и заставите его исчезнуть с экрана. Вжик! (Этот звук должны издавать вы; Word молчит— это же не пишущая машинка.) Более подробно данная процедура (речь идет о закрытии документа, а не воспроизведении звука) описывается в главе 1.

Для чего вообще закрывают документ? Вы же закончили работу с ним! Возможно, теперь требуется перейти к другим документам или вообще покинуть Word. Если вы попытаетесь закрыть документ, не сохранив его, Word выведет на экран предупреждающее диалоговое окно. Щелкните в нем на кнопке Да, и документ будет сохранен. Если хотите продолжить работу над документом, щелкните на кнопке Отмена. Если вы работали над документом, а затем его закрыли, Word станет похож на брошенный дом: исчезнут почти все элементы меню, полосы прокрутки и прочие украшения экрана. Не паникуйте. После закрытия документа программе практически нечего делать. Word терпеливо ожидает вашей новой команды. Закончив работу, Word можно закрыть. Вы вправе также начать работу над другим документом. Для того чтобы узнать, как это сделать, см. раздел "Как создать новый документ" выше в данной главе.

Когда использовать клавишу пробела

Клавиша пробела применяется для отделения слов и предложений.

При работе на компьютере в любом приложении, в том числе и в Word, между предложениями необходимо ставить только один пробел. (Конечно, если вы — машинистка со стажем, то вам будет очень трудно избавиться от привычки вводить по несколько пробелов для выравнивания текста.)

Клавиша пробела имеет только один "недостаток": слишком многие пользователи Word стремятся использовать ее вместо клавиши <Таb>. Это совершенно не правильно. Если вы допустите эту ошибку, то вскоре убедитесь, что при распечатке ваши документы выглядят просто ужасно. Да, ужасно и неопрятно.

Для того чтобы создавать отступы или выравнивать текст, применяйте клавишу <Таb>. Это лучший способ размещения текста на экране. В отличие от пробела, клавиша <Таb> перенесет текст на точно заданное расстояние, поэтому при печати он будет выглядеть аккуратно и красиво. Более подробно о табуляции будет рассказано в главе 13.

Пользуйтесь клавишей пробела только с целью отделения слов и предложений друг от друга. Вводите только один пробел между словами и предложениями, хотя ветераны пишущих машинок (и я в том числе) между предложениями ставят два пробела. Этого делать не следует. Для создания отступа абзаца применяйте клавишу <Таb>; клавишу пробела используйте для установления интервала между словами и предложениями. Я не шучу: отступы и выравнивание текста нельзя производить с помощью клавиши пробела. Если вы не прислушаетесь к моему совету, вам будет очень-очень стыдно. Каждый раз, когда у вас появляется желание поставить в строке больше двух пробелов подряд, пользуйтесь клавишей <Таb>. Древние народы писали свои тексты, в основном, без пробелов — во-первых, чтобы экономить пергамент (папирус, глиняные таблички, каменные стелы), а во-вторых, по той причине, что пробелы все равно не оплачивались.

Когда нажимать клавишу <Enter>

В текстовом процессоре клавишу <Enter> следует нажимать только в конце абзаца.

Это не так просто. Я немного порассуждаю на эту тему, а вы следите за ходом мысли.

Клавишу <Enter> следует нажимать только в конце абзаца.

Клавиша <Enter> в компьютере действует не так, как клавиша "возврат каретки" пишущей машинки. В далекие времена (когда телевизоры были черно-белыми, а компьютеры — о-о-очень большими) работающему на пишущей машинке приходилось нажимать клавишу "возврат каретки" в конце каждой строки. Обычно перед этим машинка издавала мелодичное "динь!". При работе в текстовом процессоре этого делать не стоит.

Введите, для примера, небольшой текст. Смело набирайте его и не думайте, где нажать клавишу <Enter>, просто забудьте о ее существовании.

С целью найти самых лучших специалистов по машинописи во Вселенной, Федерация обратилась к Максину Корнхизеру, инструктору машинописи 7-го разряда. Путешествуя по галактикам, Корнхизер почти нашел 'то, что искал: это был народ Доулсори с Плантекс 9. Доулсори печатали очень быстро, ловко манипулируя своими несколькими руками с двенадцатью раздвоенными пальцами на каждой. К сожалению, у Доулсори совершенно отсутствовал позвоночник, так что их кандидатуру отвергли по причине неправильной осанки.

Вы заметили, что текст переходит на другую строку ("заворачивается")? Word подхватывает любое слово, собирающееся перейти за границу правого поля, и переносит его на следующую строку. Автоматически! При этом, достигая правого края листа, вы не слышите знакомого "динь-динь" и не нажимаете <Enter> в конце строки.

Клавишу <Enter> необходимо нажимать только в конце абзаца, даже если абзац такой короткий, что занимает всего одну строку.

Эта функция (перемещение текста на следующую строку) называется переносом текста. Некоторые пользователи в конце абзаца нажимают клавишу <Enter> дважды, а некоторые — один раз. Если требуется, чтобы между абзацами было побольше места, обратитесь к главе 12, и вы узнаете, как это сделать. Чтобы отделить абзацы двойным межстрочным интервалом, воспользуйтесь специальной командой форматирования строк, о которой также речь пойдет в главе 12. Не используйте для этой цели клавишу <Enter>. Для того чтобы в новом абзаце сделать отступ, то, нажав <Enter>, нажмите клавишу <Таb>. Если нажать <Enter> в середине уже готового абзаца, Word создаст новый абзац и перенесет оставшуюся часть текста в его начало. Клавиша <Enter> работает так же, как любая другая клавиша. Разница заключается лишь в том, что при нажатии <Enter> вводится специальный символ, который создает новый абзац. Таким образом, текст, расположенный до курсора, остается в предыдущем абзаце, а та часть, которая располагается после курсора, образует новый абзац. Символ конца абзаца можно уничтожить с помощью клавиш <Backspace> или <Delete>. Удаление символа конца абзаца соединяет два абзаца в один.

Краткий обзор (для нетерпеливых)

Работу в текстовом редакторе Word можно описать следующим образом.

1. Вы создаете новый документ.

2. Набираете текст.

3. Форматируете.

4. Сохраняете.

5. Просматриваете.

6. Распечатываете.

7. Закрываете документ.

Каждый пользователь так или иначе выполняет эти действия. Хороший пользователь чаще обращается к пп. 2, 3 и 4, порой меняя их местами. (Больше всего времени вы тратите на набор текста. Закончив этот этап, вы приступаете к форматированию; правда, форматировать можно и сразу, по мере набора текста.)

Если вы сохранили документ раньше и хотите снова поработать с ним, замените п. 1 следующим: "Откройте документ, хранящийся на диске". (В главе 8 будет рассказано о том, как пользоваться командой Открыть.)

Действия 5 и 6 требуются только в тех случаях, когда вы хотите распечатать завершенную работу. (Более подробно об этом читайте в главе 9.)

Теперь давайте уточним, что скрывается за каждой из семи составляющих работы в Word.

Мне не нравится эта линия точек!

Мне не нравится эта линия точек!

Word отображает, где заканчивается текущая страница и начинается следующая. Не думайте, что от разделительной линии нет проку: зачастую набранный текст оказывается на двух страницах, а вам хотелось бы видеть его на одной, или наоборот. Поэтому пользуйтесь всегда информацией, представленной в строке состояния (см. рис. 2.1). Здесь можно увидеть, на скольких страницах размещается ваш текст и на какой странице находится в данный момент курсор. Данная программа позволяет также получить подобную информацию с помощью рабочего поля экрана (т.е. вы увидите, где начинается новая страница). Для этой цели предназначены две визуальные формы. Выбрать одну из них можно в меню Вид.

Если вы выберете в меню команду Вид >Разметка страницы, разделитель страниц будет выглядеть более привычно. На рис. 2.2 все можно увидеть в деталях, в том числе цвет фона разделительного поля.

На что обращать внимание при наборе текста

Пока вы набираете текст, на экране происходит немало интересных событий. Одни из них могут поставить вас в тупик, другие — вызвать раздражение, а третьи — напугать до смерти.

Набор текста

Давайте забудем на время о кнопках и всяких специальных функциях Word и обратимся к простому набору текста.

Ну, что же вы? Давайте-давайте! Пусть пальчики поработают! Все, что вы набираете, появляется на экране, слово в слово.

Новый текст вводится непосредственно перед мигающим I-образным курсором. Предположим, вы ввели строку:

Ой! Ошибка!

Если вы сделали ошибку, нажмите клавишу <Backspace>, которая возвратит вас на один символ назад, при этом удалив ненужное. На клавиатуре эта клавиша обозначается либо словом Backspace, либо длинной стрелкой, указывающей влево («-).

Если вы будете слишком долго нажимать <Backspace>, с экрана с поразительной скоростью станут исчезать символы и строки — пока вы, наконец, не отпустите клавишу.

Уничтожением символов занимается также клавиша <Delete>, только она охотится на те из них, которые расположены справа от мигающего курсора.

Для борьбы с очень крупными ошибками ("ошибка всей моей жизни" — слышали такое выражение?) в Word имеется команда Отменить. Она не удаляет текст, а попросту возвращает на место то, что вы нечаянно уничтожили. Более подробно об этой команде будет рассказано в главе 4.

Предварительный просмотр

Чтобы увидеть, как будет выглядеть ваш документ на бумаге, не обязательно его печатать.

Вы можете воспользоваться командой Файл>Предварительный просмотр или щелкнуть мышью на кнопке Предварительный просмотр

Распечатка документа

Чтобы распечатать весь документ Word, от начала до конца, выполните следующее.

1. Убедитесь, что принтер включен и готов к работе.

Если на этом этапе у вас возникли затруднения, обратитесь к главе 9, где подробно рассказывается, как подготовить принтер к работе.

2. Выполните команду Файл>Печать.

Откроется диалоговое окно Печать, с помощью которого вы можете контролировать процесс распечатки и связанные с ним действия.

3. Щелкните на кнопке ОК.

Документ появится из принтера.

Диалоговое окно Печать можно также вызвать с помощью комбинации клавиш <Alt+F,P> или <Ctrl+P>. Этими методами можно воспользоваться в трех случаях: если у вас очень длинные пальцы, если у вас есть вязальные спицы или если ваша мышь отлучилась по делам на кухню. Не забудьте сохранить документ на диске перед печатью. Вообще-то, это необязательно, но я придерживаюсь теории, которая гласит: "Почаще сохраняйте свою работу — не прогадаете".

Режим предварительного просмотра

Ну, что? Все в порядке? Щелкните на кнопке Закрыть

С экрана - на бумагу (печать)

Великие писатели не думали о том, как их творения будут выглядеть при печати. Льву Толстому никогда не приходилось сохранять документы или пользоваться режимом предварительного просмотра. Гюго писал "Отверженных" на обычной бумаге, поэтому текст получался уже "распечатанным". А Марк Твен, создавший "Приключения Тома Сойера" на таком новомодном изобретении, как пишущая машинка, считал, что он даже опережает технический прогресс. А вы?

Распечатка— это конечный результат вашей работы в текстовом процессоре. Помните Геракла? Ему как-то пришлось чистить конюшни некоего Авгия — большого грязнули. Ваша задача ничуть не проще: распечатать документ, который на бумаге должен выглядеть аккуратно и красиво, я бы даже сказал — профессионально.

Сохраняйте свои материалы

Компьютеры довольно забывчивы. Вечно что-то теряют. Чтобы ваш ПК запомнил определенную информацию, ему следует приказать это сделать. Не надейтесь, что Word сам вспомнит, что вы выполняли в последний раз. Вы должны дать ему приказ сохранить работу! То, что находится на экране, должно быть сохранено на диске в виде документа.

Чтобы сохранить документ на диске, выберите команду Файл>Сохранить

Спросите о чем-нибудь у Бобика

Старый дон Корлеоне

Старый дон Корлеоне

Теперь нажмем <Shift+Enter>. Курсор перейдет на новую строку. Продолжим набирать текст:

ненавидит балконы.

Весь этот текст набирается одним абзацем, однако словосочетание Старый дон Корлеоне должно занимать отдельную строку. В этом и заключается удобство использования мягкого ввода или разрыва строки. Как правило, этот способ применяется при создании таблиц, но вы сможете им воспользоваться при создании бланков, Web-страниц и других документов — одним словом, когда вы решили обратиться к данному приему.

Нет, конечно, вам не придется пользоваться мягким вводом так же часто, как и обычным (который еще называют жестким вводом). Более подробную информацию по данной теме ищите в главе 20.

Строка состояния

Строка состояния

Первое, на что следует обращать внимание при наборе текста, — это строка состояния, расположенная в нижней части экрана. Содержащиеся в ней сведения помогут вам узнать некоторую информацию о документе и о том, в какой его части вы в данный момент находитесь. На рис. 2.1 представлены элементы строки состояния, хотя лично я считаю важной только информацию Стр. (сообщает номер страницы, которую вы редактируете) и количество страниц в документе (последнее число в пункте "Текущая страница/Общее число страниц в документе" на рис. 2.1).

Такой вид имеет разделитель страниц в режиме Разметка страницы

Если же вы выберете команду Вид>Обычный, то на экране вновь появится надоедливая линия из точек. Именно в этом режиме Word работает большую часть времени.

Такая линия точек является разделителем страниц в режиме Обычный. Текст, который вы видите над точками, находится на предыдущей странице; текст под точками располагается на следующей странице.

Вы не сможете удалить линию точек. Да и подумайте — зачем вам это надо? Вы в силах только изменить ее расположение, укоротив или увеличив текстовый фрагмент. Ряд тесно прижатых друг к другу точек с сообщением Разрыв страницы в середине этой линии отображает принудительный разделитель страницы. Подробности — в главе 14.

Как избавиться от точек между словами

Не стоит впадать в панику, если на экране появятся точки (или квадратики) в местах нажатия клавиши пробела или клавиши <Enter>, Текст будет выглядеть так:

Если пользователь решил изучить такой

В этой главе...

Если пользователь решил изучить такой текстовый процессор, как Word, он, как правило, интересуется возможностями программы. Эту привычку нельзя отнести к разряду плохих — скорее, хороших. Имея хорошее пособие (или приятного учителя), такой пользователь вскоре овладеет всеми секретами программы. А как же быть тем, кто не имеет учителя или подробного справочного руководства? В таких случаях процесс обучения сводится к произвольному тестированию средств приложения.

Представьте себе отдаленное будущее, в которое попали два средневековых рыцаря. Очутившись в отсеке управления большого космического корабля, они с широко раскрытыми глазами и морщинами на лбу будут рассматривать панель, на которой расположены различные средства. Все эти кнопочки, рычажки и дисплейчики для них не значат ровным счетом ничего. Эти люди будут иметь довольно смутное представление об их назначении. Если же дать им задание поднять корабль в воздух, то вряд ли они с этим справились, как бы ни старались. Произвольное нажатие клавиш и рычажков ни к чему хорошему не приведет.

Подобно этому, многие пользователи работают в Word.

В данной главе будет рассказано о том, с чего начать изучение Word. Итак, перед вами — основы основ (в остальных- главах книги эта информация повторяется более подробно — теперь вы понимаете, почему она столько стоит).

Земледелие— древнее занятие. Если...

Земледелие— древнее занятие.

Если вы хотите несколько изменить предложение, поставьте курсор прямо перед буквой д слова древнейшая. Введите текст: самое

Набираемый текст вводится в середину предложения, а слова, находящиеся справа, отодвигаются вправо (и даже могут перейти на следующую строку).

В окончательном варианте ваше предложение будет выглядеть следующим образом:

Земледелие—самое древнее занятие.

Нажатие клавиши на клавиатуре приводит к отображению символа на экране. Это касается всех клавиш с изображением букв, цифр и символов. Другие клавиши вашей клавиатуры (они, как правило, серого цвета) выполняют довольно загадочные функции, смысл которых я постараюсь объяснить несколько позже. Если вы комфортно чувствуете себя за пишущей машинкой, то... вам никак не меньше 40 лет! Если же говорить серьезно, то запомните, пожалуйста, что для получения цифры один следует ввести 1 (а не латинскую букву I или строчное "эль"), а нуль набирается цифрой 0, а не прописной буквой О. Не бойтесь пользоваться клавиатурой! Прежде, чем вы сможете нанести серьезный урон своей работе, Word успеет не один раз предостеречь вас. Если вы что-нибудь ненароком удалите, вам на помощь придет удобная функция Отменить. Более подробно об этой команде рассказано в главе 4. Нажав клавишу <Shift> и клавишу с изображением буквы, вы получите соответствующую прописную букву. (Как на пишущей машинке, если вы когда-либо пользовались таким архаичным устройством.) Клавиша <Caps Lock> действует так же, как клавиша фиксации верхнего регистра в пишущей машинке. После нажатия этой клавиши все, что вы набираете, будет отображаться ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ. Прошу прощения за постоянные аналогии с пишущей машинкой. Клавиши с цифрами с правой стороны клавиатуры представляют собой цифровую клавиатуру. Чтобы она заработала, следует нажать клавишу <Num Lock>. При этом на клавиатуре зажжется лампочка-индикатор Num Lock. Если этого не сделать, клавиши цифровой клавиатуры будут выполнять только функцию перемещения курсора (подробности — в главе 3). На самом деле самым древним занятием является животноводство (я так думаю).