Управление документами

Глава 27. Управление документами

В этой главе... Создание новой папки Как перейти в другую папку Как искать файлы в Word Работа с группами файлов Открытие нескольких файлов Как сохранить одновременно несколько документов... ...и закрыть их одновременно Работа с документами других форматов Как загрузить файл другого формата Как сохранить файл в "чужом" формате

и закрыть их одновременно

...и закрыть их одновременно

Если существует команда Сохранить все, то наверняка должна быть и команда Закрыть все? Конечно! Если вы хотите одновременно закрыть все свои документы, нажмите и не отпускайте клавишу <Shift> (любую), а затем выберите команду Файл>Закрыть все.

Word спросит, не хотите ли вы сохранить документы, которые еще ни разу не были сохранены (если таковые имеются). Еще раз обратитесь к главе 8.

Как искать файлы в Word

Поиск файлов — это, на самом деле, функция Windows. Операционная система без труда справляется с такой задачей, но и Word может вам помочь. Жаль, что с его помощью нельзя отыскать пропавшую записную книжку или часы.

1. Откройте диалоговое окно Открытие документа

Это вполне логично. Вы ведь ищете файл, который хотите открыть? Выберите команду Файл>Открыть.

2. В правой верхней части диалогового окна щелкните на кнопке меню Сервис.

Наверняка, вы не знаете о существовании меню в этом окне. Многие не знают. Будем надеяться, и вы тоже.

3. Выберите команду Найти.

На экране появится диалоговое окно Поиск.

4. Перейдите на вкладку Обычный.

5. Введите текст (или слово), который необходимо найти.

Например, где-то на диске хранится написанная достаточно давно поэма о любви. Я помню лишь то, что в ней есть слово СПИД. Воспользуюсь хотя бы этим. На данном этапе не стоит настраивать другие опции диалогового окна.

6. Щелкните на кнопке Найти.

Откроется панель Результаты поиска. Спокойно ждите, пока Word рыщет по диску в поисках этого текста, повторяя про себя:

Ищи. Ищи. Ищи.

И вот, наконец, на экране появляется целый список папок и документов, обнаруженных Word и, возможно, имеющих отношение к искомой информации. Если Word ничего не найдет, список будет пустым. Попробуйте еще раз, только введите текст, который наверняка находится в вашем файле, или же махните рукой на этот файл и поищите в холодильнике что-нибудь вкусненькое.

7. Откройте файл, дважды щелкнув на нем в списке.

Вы переходите в диалоговое окно открытия документа.

8. Щелкните на кнопке Открыть.

Файл откроется в окне Word.

Если программа найдет неверный файл, то потребуется повторить поиск. К сожалению, Word не настолько сообразителен, чтобы открыть сразу все файлы, которые удовлетворят условиям поиска.

Если честно, то лучше всего искать файлы в диалоговом окне поиска данных Windows. Получив в нем определенные результаты, вы можете выделить все файлы и открыть их одновременно (я надеюсь, в вашем компьютере достаточно оперативной памяти).

Как перейти в другую папку

Если вы решили создать на диске несколько новых папок, то должны знать, как их найти, чтобы иметь возможность работать с документами, которые в них находятся. Далее мы рассмотрим, как осуществляется переход в другую папку.

1. Выберите команду Файл>Открыть.

Можно также нажать <Ctrl+O>. Появится диалоговое окно Открытие документа.

2. Сначала посмотрите, с какой папкой вы сейчас работаете.

Имя папки появляется в поле Папка (в верхней части диалогового окна Открытие документа). Обычно это папка Мои документы, в которой Word предлагает сохранять все подряд.

Если необходимая папка уже открыта, переходите к п. 6 (это значит, что большая часть работы уже выполнена).

3. В раскрывающемся списке Папка выберите требуемый диск.

Если вы работаете с дискетой, то прежде, чем выбрать диск, убедитесь, что дискета находится в дисководе.

Если у вас только один жесткий диск (С), все равно его необходимо выбрать. Лучше всего искать папку, просматривая все папки сверху вниз.

В том случае, когда вы храните большую часть своих документов в папке Мои документы, процесс поиска можно ускорить. Щелкните на большой кнопке Мои документы, которая находится в левой части диалогового окна Открытые документа — содержимое папки немедленно появится на экране.

4. В списке папок, представленных в диалоговом окне, выберите ту, которую вы ищете.

Возможно, чтобы найти папку, вам придется просмотреть весь список.

5. Повторяйте действие, описанное в п. 4, пока не найдете необходимую папку.

Например, вы открываете сначала папку Мои документы, затем— поочередно Работа и Приложения и лишь затем обнаруживаете искомую папку.

6. Откройте документ.

Щелкните вначале на имени документа, а потом — на кнопке Открыть.

В некоторых папках находятся другие папки. Чтобы увидеть содержимое такой папки, дважды щелкните на ее имени. Постарайтесь избегать открытия файлов с переносных накопителей данных. Если вы случайно удалите диск из устройства во время работы с документом, то Word не сможет сохранить проведенные изменения до тех пор, пока вы заново не вставите диск. Лучше всего перед началом работы над документом скопировать необходимый файл на диск. После его изменения замените старую копию на переносном накопителе новой. О диалоговом окне Открытие документа подробно рассказывается в главе 8. Каждый диск вашей системы имеет собственный набор папок. Если вы не можете найти папку на одном диске, поищите ее на другом. Например, перейдите на диск D, если диск С ничем вас не порадовал.

Как сохранить файл в "чужом" формате

Word — очень гибкая программа, когда дело касается сохранения файлов. Например, если вы работали с документом WordPerfect, Word сохранит его на диске именно в формате WordPerfect. Точно таким же образом он поступает с любым файлом "чужого" формата: какой формат был установлен при открытии документа, в том же формате документ будет отправлен на диск.

Чтобы сохранить файл в новом формате, необходимо его выбрать в списке Тип файла диалогового окна Сохранение документа.

Например, если вы решите сохранить документ в текстовом формате, выберите в раскрывающемся списке Тип файла элемент Обычный текст и щелкните на кнопке Сохранить. Аналогичным образом можно поступить с файлом формата HTML, RTF и т.д.

Word может вывести сообщение о том, что при сохранении документа в текстовом формате будут утеряны признаки форматирования. Не обращайте на это внимания. Щелкните на кнопке Да, и документ будет сохранен.

Вы можете сохранить один и тот же файл и в формате Word, и в каком-либо еще формате. Выберите в раскрывающемся списке Тип файла элемент Документ Word и сохраните файл, затем проделайте то же самое, выбрав элемент Обычный текст. В этом случае у вас на диске появится два файла: один — текстовый, а другой — с кодами форматирования. Чтобы сохранить файл в формате HTML, выберите в раскрывающемся списке Тип файла элемент Веб-страница. Не забывайте, что Word помнит формат файла! Если вы заметили, что ваш документ оказался на диске не в том формате, который требовался, значит, вы перед сохранением забыли установить необходимый формат в раскрывающемся списке Тип файла. Всегда семь раз проверьте, а один раз сохраните — тогда ваш файл будет записан на диск в надлежащем виде.

Как сохранить одновременно несколько документов...

Достичь подобного результата вы можете, переходя из окна в окно и выполняя каждый раз команду ФайлОСохранить. Однако вы вправе пойти и другим путем (который сэкономит ваше время).

1. Нажмите клавишу <Shift> (любую из двух) и не отпускайте.

2. Выберите команду Файл>Сохранить все.

Как правило, в меню Файл представлена команда Сохранить, но если вы удерживали нажатой клавишу <Shift>, то вместо нее вы увидите команду Сохранить все.

Не теряя времени на размышления, Word сохранит все документы с максимальной скоростью.

Если файл еще ни разу не сохранялся, Word предложит дать ему имя (подробнее об этом рассказано в главе 8). Я использую команду Сохранить все всякий раз, когда отхожу от компьютера хотя бы на минуту — чтобы ответить по телефону или приготовить кофе.

Как загрузить файл другого формата

Приготовьтесь приветствовать пришельца! Предположим, кто-то прислал вам текстовый файл или документ, созданный в приложении WordPerfect, либо Web-страницу, либо какой-то особый вид файла, который не имеет ничего общего с форматом Word. He отчаивайтесь! Если необходимо, Word сумеет открыть такой файл, исследовать его и найти способ работать с ним. Однако вы тоже должны кое-что выполнить.

1. Выберите команду Файл>Открыть.

2. В раскрывающемся списке Тип файлов укажите формат файла.

Если вы знаете, в каком формате представлен файл, выберите его из списка. Наиболее часто используемые форматы перечислены ниже с указанием хранящихся в них документов.

Все документы Word — любой созданный в Word документ. XML-файлы. Документы, представленные в формате XML. Все Веб-страницы — документы в формате HTML или веб-страницы, которые сохранялись на диске. Текст в формате RTF — общепринятый формат для обмена документами, разработанными в среде разных текстовых процессоров. Текстовые файлы — содержащие только текст документы, которые вообще не форматировались (не так давно этот формат использовался достаточно широко). Он известен как АЗСП-формат, или текстовый формат MS DOS. Восстановление текста из любого файла — очень полезный параметр, который позволяет Word извлекать текст из файлов любого типа. Применяйте его тогда, когда все остальные опции не могут привести к желаемому результату. WordPerfect (различные версии/платформы) — используется для чтения документов, созданных в WordPerfect. Works (различные версии/платформы) — используется для чтения документов, созданных в Microsoft Woks. Word (различные версии/платформы) — используется для чтения документов, созданных в первых версиях Word и на компьютерах Macintosh.

Если вы зададите определенный тип файла, Word отобразит в диалоговом окне Открытие документа только файлы, соответствующие этому формату. Вам останется лишь указать, какой файл следует открыть.

Если вы не знаете, в каком формате создан нужный вам файл, выберите в раскрывающемся списке опцию Все файлы, и Word отобразит их.

3. Найдите требуемый текстовый файл.

С помощью элементов управления диалогового окна найдите на жестком диске искомый файл (см. раздел "Как перейти в другую папку" этой главы).

4. Один раз щелкните кнопкой мыши на имени текстового файла.

5. Щелкните на кнопке Открыть.

"Чужой" файл появится на экране как обычный документ Word, и вы сможете его редактировать.

В отдельных случаях для файлов определенного формата можно попробовать установить форматирование. В Word имеется специальное диалоговое окно Преобразование файла. Она используется для предварительного просмотра документа, для которого выбран определенный формат. Это окно открывается после двойного щелчка на имени файла. Однако наибольшую пользу от этого окна вы извлечете, щелкнув в нем на кнопке ОК. Если в диалоговом окне Открытие документа отсутствует имя необходимого вам файла, а вы точно знаете, что он содержится в данной папке, попробуйте набрать его имя в поле Имя файла и щелкнуть на кнопке Открыть. Word запоминает тип файла! Когда вы повторно войдете в диалоговое окно Открытие документа, в ваше распоряжение будут предоставлены файлы того типа, который был установлен ранее в списке Тип файлов. Поэтому, если требуется открыть документ Word, а перед этим был открыт документ HTML, обязательно выберите в списке Тип файлов элемент Документы Word. В противном случае вы, скорее всего, увидите на экране совершенно не то, что ожидается. Дополнительные типы файлов и фильтры для их преобразования иногда можно найти на инсталляционном диске Word (или Office). Чтобы их установить, запустите программу Setup на этом диске и выберите режим инсталляции только новых фильтров.

Открытие нескольких файлов

Диалоговое окно Открыть позволяет открыть одновременно несколько файлов. Выберите в диалоговом окне Открытие документа файл или группу файлов, которые хотите открыть. Щелкните на кнопке Открыть. Файлы откроются, и Word поместит каждый из них в отдельное окно.

Чтобы выделить несколько файлов, щелкайте на них при нажатой клавише <Ctrl>. Только после этого следует щелкнуть на кнопке Открыть. Каждый файл будет открыт в отдельном окне Windows.

На количество файлов, с которыми Word может работать одновременно, существует ограничение. К сожалению, я не знаю, каков предел, но вы можете поэкспериментировать! Когда Word исчерпает свои ресурсы, на экране появится сообщение об ошибке, например: "Не достаточно памяти". Не пугайтесь— с компьютером ничего не случилось. Закройте несколько окон или даже перезагрузите Word, затем начинайте все сначала.

Работа с документами других форматов

Word — не единственный в мире текстовый процессор (хотя Microsoft хочется, чтобы это было именно так). Многие пользователи предпочитают другие текстовые процессоры, и порой вам приходится работать с созданными ими файлами. В таких случаях вам придется импортировать файлы-"чужестранцы" в Word, иначе программа не сможет их даже открыть. Кроме того, у вас может возникнуть необходимость конвертировать свой документ в формат, отличный от формата Word. В общем, материал следующих разделов не слишком интересен, но ознакомиться с ним все же рекомендуется.

Работа с группами файлов

Если вы очень заняты, и у вас нет лишнего времени на дополнительные операции, рекомендуем работать с группами файлов: сохранять, удалять, копировать и вставлять их как единое целое.

Создание новой папки

Чтобы поддерживать систему организации документов, время от времени вам потребуется создавать новые папки — для новых проектов. Рассмотрим для примера такой случай: вы решили прибрать к рукам всю индустрию развлечений и как человек последовательный начали с составления плана действий. Разумеется, вам понадобится новая папка, в которую вы будете складывать различные заметки и письма. Итак, вам потребуется выполнить следующее.

1. Откройте диалоговое окно Сохранение документа с помощью команды Файл>Сохранить как.

Конечно, необходимо иметь документ, который можно было бы сохранить (например, письмо конкуренту).

2. Щелкните на кнопке Создать папку

Откроется диалоговое окно Создание папки.

3. Введите имя новой папки.

Побольше информативности. Изобретательности. Покороче и покрасивее. Ближе к делу. (Прекрасные пожелания начинающим политикам — вы не находите?)

Название папки должно отражать характер помещаемых в нее документов.

4. Щелкните на кнопке ОК.

С помощью неких магических сил новая папка появляется на экране. Те же магические силы автоматически открывают папку, и ее содержимое появляется на экране. Пока в ней ничего нет.

5. Сохраните свой документ.

При создании новой папки вовсе не обязательно что-нибудь сохранять в ней. Можно щелкнуть на кнопке Отмена и закрыть окно Сохранение документа. Папка останется, и вы сможете воспользоваться ею позже.

Новые папки можно создавать не только в диалоговом окне Сохранение документа, но и в диалоговом окне Открытие документа. В ней, конечно, вы не найдете файлов для открытия, поэтому нет смысла находиться в диалоговом окне Открытие документа. В папки с названиями Новое или Разное обычно помещают те документы, которые не знают, куда сложить.

Управление файлами в Word

Управление файлами в Word

В Word файлами можно управлять в диалоговых окнах Открытие документа и Сохранение документа. Эти окна являются усеченным вариантом окон приложения Проводник. Например, находясь в диалоговом окне Открытие документа, можно переименовать файл. Для этого потребуется выделить его, а затем нажать клавишу <F2> — как при работе в Windows. Ничем не отличается и операция удаления файла: ненужный файл выделите, щелкнув на нем, а затем нажмите клавишу <Deiete>. Как видите, удалять файлы в Word совсем не сложно. Однако хочу вас предупредить: никогда не удаляйте файлы, которые сами не создавали. Иначе вы рискуете ошибиться и иметь большие проблемы.

Вы также можете копировать и вставлять файлы в описанных диалоговых окнах, но это достаточно трудоемкая процедура.

в Word, тем больше документов

В этой главе...

Чем больше вы работаете в Word, тем больше документов создаете. Поскольку вы всегда сохраняете свои документы на диске, и файлов становится все больше, жесткий диск постепенно заполняется. На жестком диске следует поддерживать порядок. Продумайте систему хранения файлов и не забывать своевременно удалять ненужные. Если этого не делать, вы не сможете эффективно работать.

Данная глава целиком посвящена файлам. Речь пойдет об их использовании и организации. Поскольку работой с файлами заведует Windows, я буду краток. Впрочем, навести порядок в файлах можно и непосредственно в Word, не обращаясь к операционной системе.

В этой главе речь также пойдет об экспортировании и импортировании файлов. Лицензия на ввоз и вывоз не потребуется.