Г-з

г-з

Гиперссылка

Графический объект или фрагмент текста, который указывает на другой файл, объект в файле или на Web-страницу.

Главный документ

Документ, который разделяется на вложенные.

Закладка

Маркер с именем для блока текста, таблицы, рисунка или места в документе, помогающий быстро перемещаться по документу.

И-л

и-л

Исправления

Способ отслеживания изменений в документе; документ должен быть защищен, или в нем должен быть включен режим записи исправлений.

Источник данных

Этот термин используется при массовой рассылке корреспонденции и при осуществлении процесса слияния. Означает изменяемую информацию в письмах, например имя адресата и адрес.

Код поля

Код (последовательность специальных символов), обозначающий поле Word. На экран могут выводиться значения полей или их коды.

М-о

м-о

Маркеры

Квадратные пометки, показывающие, что объект выделен и его можно перемещать, а также изменять его размеры.

Надпись

Рисованный объект, в который можно вставлять текст или импортировать графику.

Оглавление

Содержание документа. Автоматически создается Word на основе встроенных стилей заголовков.

Организатор

Окно диалога, позволяющее копировать, удалять и переименовывать стили, элементы автотекста, панели инструментов и макросы в документах и шаблонах.

п

Поле слияния

Указывает, какая информация из источника данных должна выводиться на печать в этом месте.

Пометки исправлений

Пометки, добавленные в документ при включенном режиме защиты или записи исправлений или внесенные в режиме Автоформата.

Помощник

Экранная интерактивная программа. Предоставляет справочную информацию, советы и подсказки по текущему этапу работы.

Примечание

Комментарий, добавленный к документу. При этом в текст документа вставляется пометка, а текст самого примечания отображается в нижней части окна.

Провайдер (поставщик услуг Интернета)

Организация, предоставляющая различные виды доступа в Интернет, то есть доступ к телеконференциям, Web-узлам, электронной почте и т. д.

Пропорции

Отношение высоты к ширине. Если пропорции объекта сохраняются, то при изменении высоты автоматически будет изменяться и ширина.

Путь

Используется для указания точного расположения файла. Может включать название диска и информацию о папках.

Р-Т

Разделы

Части документа, для которых можно определять собственное форматирование.

Разрыв раздела

Содержит информацию о форматировании и параметрах страницы (поля, номера строк, размер бумаги) для раздела, предшествующего разрыву.

Рисованный объект

Объект, созданный с помощью средств панели инструментов Drawing (Рисование).

Сетка

Линии, обозначающие контуры ячеек в таблице; на печать не выводятся.

Символ ячейки

Знак, после которого невозможен ввод текста в ячейку или таблицу.

Совместный доступ к файлам

Разрешение другим пользователям работать с файлами на вашем компьютере. Для этого они делаются разделяемыми в сети.

Совместный доступ к файлам (параметры)

Параметры доступа к файлам (пароли открытия файла, например, рекомендация открытия только для чтения).

Список иллюстраций

Список иллюстраций в документе. Автоматически создается программой Word на основе названий в тексте документа, вставленных с помощью команды Insert (Вставка) >• Caption (Название).

Стиль

Набор параметров форматирования, сохраненный под определенным именем.

Схема документа

Новый способ для быстрого перемещения в длинных или интерактивных документах.

Таблица ссылок

Список, содержащий ссылки на цитируемые в документе материалы. Автоматически создается Word на основе ссылок в тексте документа, внесенных с помощью вкладки Table of Authorities (Таблица ссылок) окна диалога Index and tables (Оглавление и указатели), вызываемого командой Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели).

У-Я

Форма данных

Форма, предназначенная для ввода, удаления и изменения записей в источнике данных. В форме данных одновременно видна только одна запись.

Шаблон

Заготовка документа с текстом, графикой, форматированием и другой информацией. Используется при создании типовых документов.

Словарь терминов

Словарь терминов

А-1

ClipArt

Графический файл, который может быть вставлен в документ.

FTP (File Transfer Protocol, Протокол передачи файлов)

Набор правил, определяющих передачу файлов между компьютерами.

GIF (Graphics Interchange Format, Формат для обмена графическими изображениями)

Формат для сжатия изображений, в основном для однотонных изображений и графики (line art).

HTML (Hypertext Markup Language, Язык разметки гипертекста)

Язык кодов Web-страниц.

J-N

JPG или JPEG (Joint Photographic Experts Group, Объединенная группа экспертов по фотографии)

Формат для сжатия изображений, в основном для фотографий. В Word используется для хранения изображений.

OLE (Object Linking and Embedding, Связывание и внедрение объектов)

Специальная система, разработанная фирмой Microsoft, используемая для установки динамических связей между приложениями, для передачи объектов и данных между ними.

OLE1

Альтернативный метод для связывания и внедрения объектов.

Р-Т

PNG

Этот формат используется в Word для преобразования растровых изображений.

RGB (Red, Green, Blue)

Цветовая модель, используемая для создания цветов на Web-страницах. В HTML цвета RGB преобразуются в шестнад-цатеричный код.

U-Z

URL (Unform Resource Locator, Универсальный указатель ресурса)

Адрес узла в Интернете.

WMF (Windows Metafile)

Формат для сжатия графических изображений, использующийся в приложениях для Windows.

WordArt

Приложение, поставляемое в комплекте с Word; предназначено для создания текстовых эффектов.

WWW или Web (World Wide Web, Всемирная паутина)

Всемирная компьютерная система, позволяющая получать данные в форме текста, графики, звука и видео на любом компьютере, подключенном к Интернету.

Автозамена

Функция Word, предназначенная для автоматического исправления распространенных орфографических ошибок и

опечаток в процессе ввода. Также производятся замена прямых кавычек на парные и исправления, связанные с употреблением прописных и строчных букв.

Автоназвание

Возможность последовательного автоматического добавления названий к объектам указанного типа при вставке.

Автотекст

Функция, предназначенная для сохранения и быстрой вставки в документ часто используемых текста или графических объектов.

Автоформат

Функция Word, предназначенная для анализа каждого абзаца, его использования в документе и применения соответствующего стиля.

Автоформат таблицы

Функция, предназначенная для автоматического форматирования таблиц.

Активная ячейка

В Excel — выделенная ячейка для ввода данных или формулы.

Анимация

Текстовый эффект, при применении которого создается впечатление перемещения или мерцания текста. В основном применяется в интерактивных документах. В Word 2000 доступны следующие эффекты: Мигающий фон, Красные и Черные муравьи (бегущая дорожка вокруг текста), Мерцание, Фейерверк и Неоновая реклама.

Б-В

Буквица

Большая прописная буква в начале абзаца.

Вложенный документ

Раздел главного документа.

Внешняя ссылка

Гиперссылка, которая ссылается на Web- или FTP-узел. Также файл, расположенный на другом компьютере в локальной, корпоративной или глобальной сети.

Внутренняя ссылка

Гилерссылка, которая ссылается на файл (или объект в файле), расположенный на том же самом компьютере, что и страница со ссылкой.

Всплывающие подсказки

Небольшие надписи, которые появляются рядом с кнопками на панели инструментов, примечаниями, пометками исправлений, когда вы помещаете на них указатель мыши.

Изменение

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

После создания таблицы полезно выделить заголовки столбцов. Для этого можно использовать увеличение высоты стро-

ки или изменение выравнивания текста. Если необходимо, можно даже изменить направление текста в ячейке!

Ячейки: Объединение

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

После создания таблицы с помощью кнопки Insert Table (Добавить таблицу) может понадобиться объединить несколько ячеек таблицы в одну большую ячейку. Объединение яче-

ек часто используется для создания заголовков в верхней части таблицы.

Ячейки: Перемещение и копирование

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Для перемещения и копирования ячеек или таблиц в другие места документов (или в другие документы) можно использовать кнопки Cut (Вырезать), Copy (Копировать) и Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов, а также мышь.

Ячейки: Выделение и правка

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Чтобы добавить к ячейкам границы или заливку, объединить ячейки, удалить их содержимое и сделать еще что-либо подобное, сначала необходимо выделить ячейку или таблицу.

Копирование через буфер обмена

Для копирования данных из Excel достаточно выделить нужный фрагмент таблицы, скопировать его в буфер обмена, а затем вставить в редактируемый документ. В этом случае создается таблица Word.

Линии сетки: Отображение на экране

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Линии сетки — это серые или пунктирные линии, которые показывают контуры таблицы, когда у нее нет границ. Без линий сетки таблицы просто не видны.

Отступы и табуляции: В ячейках

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Чтобы увеличить расстояние между текстом и левой границей ячейки, можно использовать табуляцию или изменять отступы. Табуляция сдвигает первую строку текста, а отступ перемещает как первую, так и все последующие строки абзаца.

(См. также раздел «Столбцы: Интервалы», чтобы узнать, как изменить отступы для всех столбцов.)

Преобразование: Таблицы в текст

Преобразование: Таблицы в текст

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Таблицу можно преобразовать в текст, задав те или иные разделители между данными из бывших столбцов. Например, чтобы поместить данные из прежних ячеек в отдельные строки, в группе Separators (Разделители) окна диалога Convert Table To Text (Преобразование таблицы в текст) выберите положение переключателя Paragraph marks (Символ абзаца).

(См. также раздел «Ячейки: Выделение и правка».)

Преобразование: Текста в таблицу

После ввода текста в документ или импорта текста из другого источника может потребоваться его преобразование в таблицу. Самый распространенный разделитель, который можно встретить у подобных данных, — это символ табуляции, но допустима и точка с запятой.

за шагом

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в созданную вами таблицу и воспользуйтесь кнопкой Table AutoFormat (Автоформат таблицы) панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы). Откроется окно диалога Table AutoFormat (Автоформат таблицы).

2. Выберите один из вариантов в списке Formats (Форматы) и посмотрите на пример форматирования в поле Preview (Образец).

3. Если это необходимо, измените параметры в группах флажков Formats to apply (Использовать) и Apply special formats to (Изменить оформление). Нажмите кнопку ОК.

Шаг за шагом

1. Для ввода информации в ячейку поместите в нее курсор, введите данные и нажмите клавишу Tab, чтобы переместиться в следующую ячейку.

2. Чтобы вернуться в предыдущую ячейку, щелкните в ней или нажмите клавиши SHft+Tab.

Шаг за шагом

1. Откройте документ с таблицей, которую нужно скопировать, и выделите нужный фрагмент таблицы.

2. В меню Edit (Правка) выберите пункт Copy (Копировать).

3. Перейдите к редактируемому документу. Установите курсор в то место, куда требуется поместить таблицу.

4. В меню Edit (Правка) выберите пункт Paste (Вставить).

Шаг за шагом

1. Откройте документ с таблицей, которую нужно скопировать, и выделите нужный фрагмент.

2. В меню Edit (Правка) выберите пункт Copy (Копировать).

3. Перейдите к редактируемому документу. Установите курсор в то место, куда требуется поместить таблицу.

4. В меню Edit (Правка) выберите пункт Paste Special (Специальная вставка).

5. В отрывшемся окне диалога Paste Special (Специальная вставка) задайте параметры вставки объекта. Нажмите кнопку ОК.

Таблицы: Разбиение

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Иногда большую таблицу требуется разбить на несколько меньших. При разбиении между таблицами вставляется пустая строка. Если при разбиении таблицы курсор оказывается в первой строке, после разбиения пустая строка появляется над таблицей.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в строку, которая станет первой строкой новой таблицы.

2. Выберите команду Table (Таблица) >• Split Table (Разбить таблицу). У вас получатся две таблицы, и вы сможете редактировать и форматировать их по отдельности. Вы также сможете вводить информацию во вставленную пустую строку.

Таблицы: Рисование

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

При рисовании таблицы вы можете размещать ячейки, строки и столбцы там, где захотите, вне зависимости от существующего порядка их расположения. Для создания новой ячейки достаточно провести указателем мыши в виде карандаша от одного столбца (или строки) до другого.

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Draw Table (Нарисовать таблицу) на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы). Указатель мыши примет вид маленького карандаша.

2. Перемещая мышь, задайте размеры и положение таблицы.

3. Удерживая нажатой кнопку мыши, для создания строк перемещайте указатель горизонтально, а для создания столбцов — вертикально.

4. Чтобы удалить линию, щелкните на кнопке Eraser (Ластик) на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы) и с помощью маленького ластика «сотрите» лишнюю линию. Перед удалением эта линия будет выделена синим цветом.

5. Если вы начали рисовать или удалять линию, но, не закончив действия, передумали, нажмите клавишу Esc, прежде чем отпускать кнопку мыши.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в то место, откуда должна начинаться таблица, и на стандартной панели инструментов нажмите кнопку Insert Table (Добавить таблицу). Откроется панель выбора числа ячеек таблицы.

2. Перемещая указатель мыши, выберите требуемое число i. строк и столбцов.

ПРИМЕЧАНИЕ Если вы хотите непосредственно задать размер таблицы, вместо кнопки Insert Table (Добавить таблицу) на стандартной панели инструментов используйте команду Insert Table (Вставить Таблицу) меню Table (Таблица).

Таблицы: Сортировка данных

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

В таблице можно производить сортировку данных по одному или нескольким столбцам. При сортировке заголовки столбцов обычно не участвуют в процессе. Чтобы изменить дополнительные параметры сортировки, выберите команду Table (Таблица) > Sort (Сортировка) и введите нужную информацию в окне диалога Sort (Сортировка).

Шаг за шагом

1. Щелкните в столбце, по которому нужно провести сортировку.

2. Щелкните на кнопке Sort Ascending (Сортировка по возрастанию) или Sort Descending (Сортировка по убыванию) на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы), чтобы выполнить сортировку.

СОВЕТ Чтобы провести сортировку по нескольким столбцам, используйте окно диалога Sort (Сортировка). Можно указать до трех условий сортировки одновременно.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в ячейку, в которую необходимо вставить формулу, и выберите команду Table (Таблица) >• Formula (Формула), чтобы вывести на экран окно диалога Formula (Формула).

2. Введите функцию или формулу в поле Formula (Формула). Функцию можно выбрать в списке Paste Function (Вставить функцию). При необходимости в скобках введите диапазон ячеек, например =В2*В4 или =AVERAGE(C2:C6).

3. Чтобы добавить разделители разрядов, ввести десятичные дроби или применить другие форматы, используйте список Number Format (Формат числа). Щелкните на кнопке О К, чтобы ввести формулу.

ПРИМЕЧАНИЕ В Word доступны следующие функции: SUM, AVERAGE, ABS, AND, COUNT, DEFINED, FALSE, IF, INT, MIN, MAX, MOD, NOT, OR, PRODUCT, ROUND, SIGN и TRUE. Для получения дополнительных сведений об этих функциях щелкните на кнопке со знаком вопроса в окне диалога Formula (Формула), затем - на нужной вам функции в списке Paste function (Вставить функцию). Если функции нет в списке, для создания формулы используйте Excel, а затем скопируйте диапазон ячеек в Word.

246 Таблицы

СОВЕТ Для перерасчета всех формул таблицы выделите ее и нажмите клавишу F9.

ВНИМАНИЕ Если в скобках в качестве аргументов стоят выражения ABOVE или LEFT, то любой текст, включая заголовки, будет также учитываться в формуле. Для функции SUM это не играет роли, а функция AVERAGE может возвратить неправильный результат.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в таблицу и выберите команду Table (Таблица) >• Table Properties (Свойства Таблицы).

2. На вкладке Table (Таблица) выберите положение Center (По центру) переключателя Alignment (Выравнивание), затем щелкните на кнопке ОК.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в таблицу и убедитесь, что вы находитесь в режиме разметки страницы (кнопка Print Layout View (Режим разметки) на горизонтальной полосе прокрутки должна быть нажата).

2. Поместите указатель мыши на одну из горизонтальных границ строки, чтобы указатель превратился в двунаправленную стрелку. Нажмите кнопку мыши и переместите указатель, чтобы изменить высоту строки.

3. Чтобы задать одинаковую высоту для всех строк таблицы, выделите ее и нажмите кнопку Distribute Rows Evenly (Выровнять высоту строк) на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы). Аналогичным образом вы можете выровнять ширину столбцов с помощью кнопки Distribute Columns Evenly (Выровнять ширину столбцов).

4. Чтобы выровнять текст в строке по вертикали и горизонтали, используйте кнопки Align Top Left (Выровнять по верхнему левому краю), Align Center (Центрировать по вертикали и горизонтали) и т. п., которые находятся в меню на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы), левее кнопок Distribute Rows Evenly (Выровнять высоту строк) и Distribute Columns Evenly (Выровнять ширину столбцов).

5. Чтобы изменить ориентацию текста (слева направо или сверху вниз), нажмите кнопку Change Text Direction (Изменить направление текста) на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы).

Границы: Изменение

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Границы разделяют элементы таблицы и значительно улучшают ее внешний вид. Если вывод некоторых границ на печать не требуется, их можно заменить на пунктирную сетку, чтобы облегчить ориентацию в таблице. Линии сетки видны только при редактировании документа. Еще один непечатаемый символ, который вам встретится, — это символ ячейки. Текст вводится между линией сетки и символом ячейки.

Шаг за шагом

1. Выделите одну или несколько ячеек в таблице, границы которых вы хотите изменить.

2. С помощью раскрывающихся списков Line Style (Тип линии) и Line Weight (Толщина линии), а также кнопки Border Color (Цвет границы) задайте нужные параметры границы для выделенного фрагмента.

3. Нажмите кнопку Borders (Границы), чтобы применить последний вариант оформления границ, или нажмите стрелку рядом с этой кнопкой и выберите подходящие границы.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в существующую таблицу и выберите команду Insert (Вставка) > Caption (Название), чтобы вывести на экран окно диалога Caption (Название).

2. В списке Label (Постоянная часть) выберите пункт Table (Таблица). Введите текст в поле Caption (Название) и щелкните на кнопке ОК.

СОВЕТ Если вы хотите изменить способ нумерации таблиц (например, использовать римские цифры или буквы), щелкните на кнопке Numbering (Нумерация) в окне диалога Caption (Название). Чтобы вместо слова «таблица» использовать для всех таблиц новое название (например, «табл.»), щелкните на кнопке New label (Создать) и введите свой вариант названия.

Заголовки: Повторение на нескольких страницах

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Предположим, вам нужно создать таблицу, которая располагается сразу на нескольких страницах. В таком случае для удобства чтения полезно повторить заголовок таблицы на каждой странице.

Шаг за шагом

1. Выделите строку или строки в верхней части таблицы, которые нужно повторить на последующих страницах.

2. Выберите команду Table (Таблица) >• Heading Rows Repeat (Заголовки). Рядом с командой появится галочка, и выделенные строки будут копироваться на всех последующих страницах.

Заливка ячеек: Добавление

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Для оформления таблицы и выделения важных элементов (например, заголовков) можно использовать не только границы, но и цветную заливку.

Шаг за шагом

1. Выделите одну или несколько ячеек, в которые нужно добавить заливку.

2. Нажмите стрелку рядом с кнопкой Shading Color (Цвет заливки) на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы) и выберите цвет или оттенок заливки для выделенных ячеек.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Table (Таблица) >• Hide Gridlines (Скрыть сетку) или команду Table (Таблица) >• Show Gridlines (Отображать сетку).

ПРИМЕЧАНИЕ При выборе команды Show Gridlines (Отображать сетку) вместо нее в меню Table (Таблица) появляется команда Hide Gridlines (Скрыть сетку) и наоборот.

СОВЕТ Чтобы удалить границы таблицы, выделите ее и в поле, раскрывающемся после щелчка на стрелке рядом с кнопкой Borders (Границы) на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы), выберите вариант No border (Нет границы).

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в ячейку. Нажмите клавиши Ctrl+Tab, чтобы переместиться в следующую позицию табуляции, или щелкните на кнопке Increase Indent (Увеличить отступ) на панели форматирования.

2. Щелкните на линейке, чтобы изменить позицию табуляции (ее можно потом переместить в другое место). Чтобы изменить отступы, используйте маркеры на линейке First Line Indent (Отступ первой строки), Margin (Выступ) и Left Indent (Отступ слева).

Для получения дополнительной информации об изменении позиций табуляции и отступов см. раздел «Отступ: Слева» в главе «Начало работы» и раздел «Табуляция: Настройка» в главе «Форматирование».

Шаг за шагом

1. Выделите всю таблицу (для этого можно поместить указатель мыши на верхней границе таблицы, чтобы указатель превратился в черную вертикальную стрелку, и переместить его горизонтально над всеми столбцами таблицы). Выберите команду Table (Таблица) >• Convert (Преобразовать) > Table to Text (Таблицу в текст).

2. В окне диалога Convert Table to Text (Преобразование таблицы в текст) выберите один из вариантов разделителя для данных: Paragraph marks (Символ абзаца), Tabs (Символ табуляции), Semicolon (Точка с запятой) или введите собственный символ в поле Other (Другой). Щелкните на кнопке ОК.

Шаг за шагом

1. Выделите текст с разделителями, который нужно преобразовать в таблицу.

2. Нажмите кнопку Insert Table (Добавить таблицу) на стандартной панели инструментов. Данные будут преобразованы в таблицу.

Шаг за шагом

1. Поместите указатель мыши над верхней границей таблицы, чтобы он превратился в черную вертикальную стрелку. Щелкните мышью, чтобы выделить один столбец, или переместите указатель, чтобы выделить несколько столбцов.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте и выберите в появившемся меню команду Insert Columns (Добавить столбцы) или Delete Columns (Удалить столбцы).

Шаг за шагом

1. Чтобы изменить ширину целого столбца, поместите курсор в таблицу и проверьте, чтобы в ней не было выделенных ячеек. Чтобы изменить ширину отдельной ячейки, выделите ее.

2. Поместите указатель мыши на правую границу нужного столбца. Указатель должен превратиться в двунаправленную стрелку. Перетащите правую границу столбца, чтобы изменить его ширину, или дважды щелкните на границе, чтобы подобрать ширину столбца автоматически.

3. Чтобы задать равную ширину для всех столбцов, выделите таблицу и щелкните на кнопке Distribute Columns

Evenely (Выровнять ширину столбцов) на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы).

СОВЕТ Чтобы изменить ширину всех столбцов справа от перемещаемой границы, в процессе ее перемещения удерживайте нажатой клавишу Ctrl. Чтобы в процессе перемещения границы видеть на линейке размеры столбцов, удерживайте нажатой клавишу Alt.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в таблицу и выберите команду Table (Таблица) > Table Properties (Свойства таблицы).

2. В окне диалога Table Properties (Свойства таблицы) выберите вкладку Cell (Ячейка).

3. Нажмите кнопку Options (Параметры). В появившемся окне диалога Cell Options (Параметры ячейки) задайте нужные интервалы в полях Тор (Сверху), Bottom (Снизу), Left (Слева), Right (Справа). Щелкните на кнопке ОК.

Строки: Добавление и удаление

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Чтобы добавить дополнительную строку в конец таблицы, щелкните в ее последней ячейке и нажмите клавишу Tab. Word автоматически вставит новую строку. Иногда приходится вставлять или удалять строку в середине таблицы. Добавленные строки появляются над выделенными, и их число совпадает с числом выделенных строк.

Шаг за шагом

1. Поместите указатель мыши на левое поле документа, чтобы указатель превратился в белую стрелку. Щелкните, чтобы выделить одну строку таблицы, или переместите указатель, чтобы выделить несколько строк.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на выделенном фрагменте и в появившемся меню выберите команду Insert Rows (Добавить строки) или Delete Rows (Удалить строки).

Шаг за шагом

1. Выделите первый столбец таблицы.

2. Щелкните на кнопке Numbering (Нумерация) на панели инструментов форматирования.

3. Чтобы удалить нумерацию, снова выделите первый столбец и щелкните на кнопке Numbering (Нумерация).

СОВЕТ Чтобы пронумеровать все ячейки в диапазоне слева направо, выделите соответствующие строки и щелкните на кнопке Numbering (Нумерация) на панели инструментов форматирования.

Шаг за шагом

1. Чтобы выделить только текст в ячейке, поместите курсор в ячейку и выделите нужный текст.

2. Чтобы выделить одну или несколько ячеек, поместите указатель мыши в левую часть соответствующей ячейки. Когда он превратится в белую стрелку, щелкните мышью. Выделите нужное количество ячеек.

3. Чтобы выделить одну или несколько строк, поместите указатель мыши на левое поле напротив нужной строки. Когда он превратится в белую стрелку, щелкните мышью. Выделите нужное количество строк.

4. Чтобы выделить один или несколько столбцов, поместите указатель над нужным столбцом. Когда он превратится в черную вертикальную стрелку, щелкните мышью. Выделите нужное количество столбцов.

5. Чтобы выделить всю таблицу, поместите в нее курсор и выберите команду Table (Таблица) >• Select (Выделить) >• Table (Таблицу).

Шаг за шагом

1. Выделите ячейки, которые нужно объединить.

2. Выберите команду Merge Cells (Объединить ячейки) на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы).

Шаг за шагом

1. Выделите текст в ячейке или целую ячейку, включая символ ячейки.

2. Перетащите выделенный фрагмент на новое место (при копировании удерживайте нажатой клавишу Ctrl).

ВНИМАНИЕ Если выделить только текст, вы добавите копию текста исходной ячейки к тексту в конечной ячейке. Если выделите всю исходную ячейку, включая символ ячейки, текст в конечной ячейке будет заменен.

Ячейки: Разбиение

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Если вы хотите из одной ячейки (или строки, или столбца) сделать несколько, можете использовать разбиение ячеек. Эта операция может служить альтернативой вставке дополнительных столбцов.

(См. также раздел «Столбцы: Добавление и удаление».)

Шаг за шагом

1. Выделите ячейку, строку, столбец или таблицу.

2. Щелкните на кнопке Split Cells (Разбить ячейки) на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы).

3. В окне диалога Split Cells (Разбиение ячеек) укажите нужное число столбцов и строк, затем щелкните на кнопке ОК.

ВНИМАНИЕ Будьте осторожны при разбиении ячеек, если в таблице уже содержится текст. Чтобы избежать нежелательных перемещений существующего текста при разбиении ячеек в таблице, снимите флажок Merge before split (Объединить перед разбиением) в окне диалога Split Cells (Разбиение ячеек).

Столбцы: Добавление и удаление

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Иногда в таблице оказывается слишком много или слишком мало столбцов. Их можно добавлять и удалять. Добавленные

столбцы появляются слева от выделенных, и их число совпадает с числом выделенных столбцов. Для создания новых столбцов можно также использовать разбиение ячеек.

(См. также раздел «Ячейки: Разбиение».)

Столбцы: Интервалы

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Иногда бывает необходимо увеличить расстояние между текстом и вертикальными границами в таблице. Для этого можно увеличить отступ для текста или изменить интервал между столбцами.

(См. также раздел «Отступы и табуляции: В ячейках».)

Столбцы: Изменение ширины

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Ширину столбцов обычно изменяют, чтобы разместить в них длинные фрагменты текста.

Строки: Нумерация

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

При создании таблицы иногда удобно пронумеровать ее строки. Нумерация строк таблицы происходит точно так же, как нумерация абзацев в документе.

Связывание и внедрение объектов

Копирование через буфер обмена — не единственный способ копирования в Word информации из Excel. Таблицы Excel можно вставлять в документ Word в виде встроенных (embedded) или связанных (linked) объектов. Достоинство этого метода заключается в том, что таблицы сохраняются в формате Excel и, соответственно, обладают всеми функциональными достоинствами этого формата. В первом случае таблица сохраняется непосредственно внутри документа Word. Во втором таблица остается в исходном документе Excel, это минимизирует размер документа Word, избавляет от ненужного дублирования данных и очень удобно при коллективной работе над большим проектом.

Таблицы

Таблицы

Таблица представляет собой набор данных, организованных в виде строк и столбцов. Элемент таблицы на пересечении строки и столбца называется ячейкой. Таблицы в Microsoft Word являются очень удобным и эффективным способом представления и оформления данных. Word позволяет интерактивно изменять размеры, а также число столбцов и строк в таблицах, редактировать внешний вид границ и текста, обеспечивает разнообразное цветовое оформление, позволяет проводить сортировку данных и многое другое. С помощью таблиц организация информации в несколько столбцов становится очень простой и не идет ни в какое сравнение с расстановкой табуляций.

СОВЕТ Для работы с таблицами удобно использовать панель инструментов Tables and Borders (Таблицы и границы). Содержимое этой панели частично перекрывается содержимым меню Table (Таблица). Если искомая панель инструментов на экране отсутствует, щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выберите в появившемся контекстном меню команду Tables and Borders (Таблицы и границы).

Автоформат

Таблицы: Автоформат

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Когда таблица создана, в нее можно добавить заливку, границы, новые ячейки и другие элементы форматирования. В пакет Microsoft Office входит целый ряд готовых профессиональных шаблонов для форматирования таблиц, которые помогут значительно сэкономить время оформления таблицы.

(См. также разделы «Границы: Изменение» и «Заливка ячеек: Добавление».)

Центрирование

Таблицы: Центрирование

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Можно отцентрировать целую таблицу на странице (а также выровнять ее по левому или правому краю). Следует различать центрирование таблицы и центрирование текста в ячейках с помощью кнопки Center (По центру) на панели инструментов форматирования.

Формулы

Таблицы: Формулы

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

В таблицах можно суммировать, вычитать, усреднять и производить другие математические действия. Наиболее распространенное из них — это вычисление общей суммы для данных столбца или строки. Кнопка AutoSum (Автосумма) на панели инструментов Tables and borders (Таблицы и границы) позволяет автоматически ввести формулу =SUM( ABOVE) или =SUM(LEFT).

Для других формул вам придется использовать окно диалога Formula (Формула). При создании ссылок на ячейки таблицы представьте, что вы находитесь в электронной таблице. Тогда А1 — это левая верхняя ячейка, В1 — первая ячейка во втором столбце, А2 — первая ячейка во второй строке и т. д. Чтобы задать диапазон ячеек, введите ссылки на две крайние ячейки диапазона через двоеточие: А2 :А5.

Копирование из Excel

Таблицы: Копирование из Excel

Таблицы Excel можно очень просто копировать в Word. Возможен и обратный вариант.

Создание

Таблицы: Создание

Для создания таблицы можно использовать кнопку Insert Table (Добавить таблицу) на стандартной панели инструментов или команду Insert Table (Добавить таблицу) меню Table (Таблица). Кроме того, с помощью панели инструментов Tables and Borders (Таблицы и границы) таблицу можно нарисовать.

(См. также раздел «Таблицы: Рисование».)

Ввод данных и их перемещение

Таблицы: Ввод данных и их перемещение

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Для перемещения между ячейками таблицы используется клавиша Tab или мышь. Если курсор находится в последней ячейке таблицы и вы нажимаете клавишу Tab, Word автоматически вставляет новую строку в конец таблицы.

Высота строки и положение текста:

Заголовки: Добавление

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблицы: Создание».)

Если документ содержит несколько таблиц, к ним удобно добавить названия. Названия помогут добиться единого оформления и обеспечить сквозную нумерацию таблиц в документе.

Автотекст: Правка

Word содержит более 40 встроенных элементов автотекста. Кроме того, существует возможность редактировать ранее созданные элементы автотекста, а затем использовать их в измененном виде. К примеру, можно заменить все стандартные элементы автотекста для подписей, обращений и т. п.

Автотекст: Создание

Автотекст помогает сэкономить массу времени, запоминая часто используемый форматированный и неформатированный текст или графику. Если какой-то текст или графику необходимо использовать в документе многократно, удобно создать для них элементы автотекста. Прежде чем превратить фрагмент документа в элемент автотекста, можно применить к нему необходимое форматирование. Однажды привыкнув к автотексту, вы обнаружите, что экономите многие часы рабочего времени.

Автотекст: Вставка

Автотекст предназначен для быстрого и удобного ввода в документы информации, такой как название организации, имя, обращение и т. п. Вместо длинного названия или фразы достаточно ввести несколько первых символов, после чего Word автоматически предложит вставить необходимую фразу. Корпорация Microsoft предлагает несколько

десятков готовых элементов автотекста. Кроме того, существует возможность задавать свои собственные элементы автотекста. Элементы автотекста можно редактировать.

Любой однажды созданный элемент автотекста будет доступен во всех документах Word.

Автозамена: Исправление опечаток

Автозамена: Исправление опечаток

Автозамена предназначена для автоматического исправления часто встречающихся опечаток (в том числе двух прописных букв при вводе), автоматического исправления первых букв в предложении или названии дня недели на прописные, устранения последствий случайного нажатия клавиши CapsLock, исправления текста на другом языке, быстрой вставки текста или графики, вставки специальных символов. На вкладке AutoCorrect (Автозамена) одноименного окна диалога можно установить следующие режимы.

» Correct TWo INitial capitals (Исправлять ДВе ПРописные буквы в начале слова). Данный режим позволяет исправлять опечатки, заключающиеся в следовании друг за другом двух прописных букв в начале слова.

я Capitalize first letter of sentences (Делать первые две буквы предложения прописными). Данный режим позволяет вводить текст строчными буквами, а благодаря автозамене первые буквы в каждом предложении будут исправлены на прописные.

» Capitalize names of days (Делать первые буквы в названии дней недели прописными). Данный режим позволяет исправлять строчные первые буквы в названиях дней недели на прописные.

» Correct accidental usage of cAPS LOCK key (Устранение последствий случайного нажатия cAPS LOCK). Данный режим

позволяет исправлять ошибки, вызванные случайным нажатием клавиши CapsLock при вводе слова. Если ввод слова начинается со строчной буквы, а продолжается прописными, введенные строчные буквы будут исправлены на прописные, и наоборот.

• Correct keyboard setting (Устранение последствий набора на другой раскладке). Данный режим позволяет исправлять ошибки, вызванные вводом на другой раскладке клавиатуры при наборе многоязычных текстов. Автозамена Word произведет коррекцию в соответствии с установленным набором используемых раскладок клавиатуры.

я Replace text as you type (Заменять при вводе). Режим замены при вводе позволяет исправлять часто встречающиеся опечатки, вставлять специальные символы при вводе условной комбинации стандартных символов, исправлять текст на другом языке, быстро вставлять заранее определенные блоки текста или графики.

(См. также раздел «Автозаполнение: Ввод типового текста».)

На той же вкладке AutoCorrect (Автозамена), нажав на кнопку Exceptions (Исключения), можно определить исключения для исправления первых букв предложения, следующих друг за другом двух прописных букв и т. д.

Автозаполнение: Ввод типового текста

Автозаполнение предназначено для ускоренного ввода с клавиатуры распространенных или часто употребляемых слов или фраз, таких как текущая дата, название месяца, обращение, название организации или любых других элементов автотекста. Word предлагает самостоятельно закончить их на основании первых введенных букв.

Команды Undo (Отменить) и Redo (Вернуть)

В Word существует возможность запоминать ряд последних действий и при необходимости отменять их, возвращая документ в первоначальное состояние. Чтобы отменить определенное действие, необходимо использовать команду Undo (Отменить) сразу после выполнения действия. Можно отменить последовательность команд, пока не встретится такая команда, которую отменить нельзя. Обычно лучше использовать команду Undo (Отменить) сразу после обнаружения ошибки. Если после ошибочного действия будет выполнена команда, которую отменить нельзя, невозможно будет отменить и предыдущие изменения.

Чтобы вернуть результаты последнего действия, отмененные командой Undo (Отменить), используется команда Redo (Вернуть). Параметры команды Undo (Отменить) при этом изменяются, влияя на следующую команду, которую можно отменить. Существует возможность многократного использования команд Undo (Отменить) и Redo (Вернуть). При этом можно возвращаться к предыдущему состоянию документа или повторять ряд команд, которые были отменены, столько раз, сколько необходимо. Не все команды можно отменить или повторить, например, нельзя отменить команду сохранения документа.

Копирование: Обмен информацией между приложениями

Для копирования и вставки информации из одного приложения в другое можно использовать буфер обмена (ClipBoard). Буфер обмена — это область памяти компьютера, доступная приложениям Windows, в которой хранятся вырезанные или скопированные данные. После выполнения команд Copy (Копировать) или Cut (Вырезать) Windows помещает выделенный фрагмент документа в буфер обмена, откуда он может быть вставлен в тот же самый или другой документ или

в другую программу с помощью команды Paste (Вставить). Команда Paste (Вставить) может выполняться многократно до тех пор, пока буфер обмена не будет очищен или на ^ место скопированного фрагмента не будеТ^юмещен другой. Буфер обмена Microsoft Office 2000 может хранить до 12 различных фрагментов. В случае заполнения буфера обмена при копировании нового фрагмента Word предложит вставить вновь копируемый фрагмент в конец очереди буфера обмена и, таким образом, удалить из буфера обмена первый хранившийся там фрагмент или отменить операцию копирования.

Чтобы выбрать нужный для вставки фрагмент, а также для операций с буфером обмена используется панель инструментов Clipboard (Буфер обмена). На ней располагаются кнопки Copy (Копировать), Paste All (Вставить все), Clear Clipboard (Очистить буфер обмена) и Close (Закрыть), а также ярлыки каждого скопированного фрагмента.

Копирование: Текст

В Word существует возможность копирования информации в пределах одного документа, между документами и между Word и другими приложениями.

Начало работы

Начало работы

Данная глава призвана познакомить читателя с некоторыми основными операциями, выполняемыми наиболее часто при работе с Microsoft Word 2000. Предлагаемые в ней решения будут использоваться на протяжении всей книги.

Новый файл: Создание

Перед началом работы с новым документом необходимо создать новый файл (новый документ). Word при запуске делает это автоматически. Помимо этого существует возможность создавать новые файлы в процессе работы.

Открытие: Файлы

Заканчивая работу с документом, его необходимо сохранить, указав при этом его название и путь к папке, в которую он будет помещен. (См. также раздел «Сохранение: Файлы».) Чтобы открыть ранее сохраненный документ, необходимо знать те же параметры, то есть имя файла и путь к папке, в которой он находится.

Отступ: Первая строка

Отступы применяются для форматирования абзацев. При использовании отступа первая строка абзаца смещается вправо, а остальные остаются на месте.

Отступ: Слева

В Word имеется возможность быстрого изменения отступа слева для всего абзаца. Для этого используются кнопки Decrease Indent (Уменьшить отступ) и Increase Indent (Увеличить отступ). Если на панели инструментов форматирования эти кнопки отсутствуют, необходимо нажать кнопку More Buttons (Больше кнопок) и в появившемся меню выбрать соответствующие кнопки.

СОВЕТ Для определения шага изменения отступа используются позиции табуляции. По умолчанию позиции табуляции расставлены через 1,27 см.

Отступ: Слева и справа

Для определения полей в Word используется окно диалога Page Setup (Параметры страницы). Поля устанавливаются для документа в целом или раздела в нем, при этом отдельные абзацы могут иметь собственные размеры отступа.

Отступ: Сочетания клавиш

Для определения отступов абзацев можно пользоваться сочетаниями клавиш. При этом отступы устанавливаются с помощью заданных по умолчанию позиций табуляции.

Отступ: Выступ

Выступ применяется для создания нумерованных и маркированных списков, а также списков литературы. При использовании выступа первая строка абзаца остается на месте, а

остальные смещаются вправо относительно начала первой строки.

Переход

Быстрый переход к нужному месту документа может быть осуществлен с помощью команды GoTo (Перейти) при условии, что известно название необходимого места. Существует возможность перехода к странице, разделу, строке, закладке, примечанию, сноске, концевой сноске, полю, таблице, рисунку, формуле, объекту или заголовку.

(См. также главу «Работа с большими документами».)

Перемещение: Текст

В Word имеется возможность перемещения фрагмента текста или иной информации внутри документа, в другой документ или в другое приложение. Для этого используется буфер обмена.

Перемещение: В документе

Текущая позиция в документе Word определяется курсором — вертикальной мерцающей чертой. При вводе информации, редактировании, выделении фрагментов необходимо перемещать курсор в соответствующую позицию. В Word существует возможность перемещения курсора как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры.

(См. также раздел «Переход».)

Шаблоны: Изменение

Word предоставляет ряд стандартных шаблонов для создания документов. Эти шаблоны можно изменить, сделав их более удобными. Например, можно вставить в шаблон название и адрес организации, элементы автотекста и стили.

Шаблоны: Присоединение

Иногда при работе требуется использовать стили, макросы, элементы автотекста, панели инструментов и комбинации клавиш, определенные кем-то другим. Если эти элементы были помещены в шаблон, этот шаблон можно присоединить к своему документу или документам.

Шаблоны: Создание

Созданные в Word документы часто содержат, помимо текста, форматирование, настройки, стили и другие элементы, которые могут пригодиться в дальнейшей работе. На основании таких документов целесообразно создавать шаблоны, чтобы с их помощью разрабатывать новые документы.

за шагом

Шаг за шагом

1. Чтобы создать новый элемент автозамены, выберите команду Tools (Сервис) >• AutoCorrect (Автозамена).

2. Введите слово с ошибкой или сокращение в поле Replace (Заменить).

3. Введите правильное слово или фразу в поле With (На).

4. Щелкните на кнопке Add (Добавить), чтобы добавить слово в список.

5. Щелкните на-кнопке ОК, когда закончите ввод слов.

1 ПРИМЕЧАНИЕ Word выполняет автозамену при вводе после слова пробела, знака препинания или по нажатию клавиши Enter. Чтобы автоматическая замена не производилась, выберите команду Tools (Сервис) >• AutoCorrect (Автозамена) и снимите флажок Replace text as you type (Заменять при вводе).

(См. также раздел «Правописание: Проверка».)

Шаг за шагом

1. Начните ввод общеизвестного слова, фразы или любого элемента автотекста.

2. После ввода нескольких первых букв на экране появится всплывающая подсказка с предлагаемой фразой или словом. Если предложенный вариант вас устраивает, нажмите клавишу Enter или F3. Чтобы игнорировать предложенный вариант, продолжайте печатать дальше.

(См. также раздел «Автотекст: Вставка».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в место предполагаемой вставки элемента автотекста.

2. Введите имя, присвоенное элементу автотекста (обычно несколько первых букв), и нажмите клавишу F3 (клавиша вставки автотекста).

ПРИМЕЧАНИЕ Если элемент автотекста содержит более трех символов, а флажок Show autocomplete tip for autotext and dates (Автозаполнение для текста и дат) установлен, на экране будут появляться всплывающие подсказки с полным текстом элемента автотекста. В этом случае для вставки фрагмента достаточно нажать на клавишу Enter.

Шаг за шагом

1. Вставьте в документ элемент автотекста, который нужно изменить или переопределить, внесите необходимые изменения, а затем выделите измененный текст, включая пустые строки и символы абзаца, если они нужны.

2. Выберите команду Insert (Вставка) > AutoText (Автотекст) > New (Создать). Появится окно Create AutoText

(Автотекст), в котором можно ввести или изменить имя элемента автотекста. После изменения имени (если это необходимо) нажмите кнопку ОК, а затем кнопку Yes (Да), если нужно переопределить элемент автотекста под тем же именем.

(См. также разделы «Автотекст: Вставка» и «Автотекст: Создание».)

Шаг за шагом

1. Выделите фрагмент текста. Выберите команду Insert (Вставка) >• AutoText (Автотекст) > New (Создать) или нажмите клавиши Alt+F3.

2. Введите новое имя для элемента автотекста или согласитесь с предложением Word и нажмите кнопку ОК.

СОВЕТ Если вам приходится часто пользоваться автотекстом, удобно вывести на экран панель инструментов AutoText (Автотекст). Выберите команду меню View (Вид) > Toolbars (Панели инструментов) > AutoText (Автотекст). Используйте кнопку New (Создать) для быстрого создания новых элементов автотекста.

(См. также разделы «Автотекст: Вставка» и «Автотекст:

Правка».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в начало фрагмента, который нужно выделить.

2. Для выделения текста используйте одну из следующих комбинаций клавиш:

• Shi'ft+Стрелка вниз или Shift+Стрелка вверх — выделение одной строки;

« Shift+Стрелка влево или Shift+Стрелка вправо — выделение одного символа;

в Shift+Ctrl+Стрелка влево или Shift+Ctrl+Стрелка вправо — выделение одного слова;

и Shift+Ctrl+Стрелка вверх или Shift+Ctrl+Стрелка вниз — выделение одного абзаца;

ж Shift+Home — выделение от курсора до начала текущей строки;

« Shift+End — выделение от курсора до конца текущей строки;

ж Shift+Ctrl+Home — выделение от курсора до начала документа;

i Shift+Ctrl+End — выделение от курсора до конца документа;

« Стг1+1^ифра 5 на дополнительной клавиатуре — выделение

всего документа, независимо от положения курсора.

(См. также разделы «Перемещение: В документе», «Выделение: С помощью мыши».)

Шаг за шагом

1. Чтобы выделить небольшой фрагмент текста, щелкните кнопкой мыши в его начале и перетащите указатель до конца фрагмента, удерживая кнопку нажатой, а затем отпустите ее.

2. Чтобы выделить блоки текста, используйте приведенные ниже приемы.

Слово

Дважды щелкните на слове

Предложение

Нажмите клавишу Ctrl и щелкните на предложении

Строку

Щелкните на полосе выделения (пустое поле слева от текста)

Абзац

Дважды щелкните на полосе выделения

Документ

Трижды щелкните на полосе выделения

Вертикальный блок

Удерживайте нажатой клавишу Alt при выделении фрагмента

Шаг за шагом

1. Для запуска Word нажмите кнопку Пуск на Панели задач Windows.

2. Выберите команду Программы > Microsoft Word.

(См. также раздел «Автозагрузка: Параметры» в главе «Настройка».)

Шаг за шагом

1. Чтобы отменить последнее действие, нажмите кнопку Undo (Отменить) на стандартной панели инструментов или клавиши Alt+BackSpace. Можно также выбрать команду Edit (Правка) >• Undo (Отменить).

2. Чтобы вернуть последнее отмененное действие, нажмите кнопку Redo (Вернуть) на стандартной панели инструментов или клавишу F4. Можно также выбрать команду Edit (Правка) > Redo (Вернуть). Обратите внимание на то, что команда Redo (Вернуть) недоступна, пока не использована команда Undo (Отменить).

ПРИМЕЧАНИЕ Название команды Redo (Вернуть) изменяется на Can't repeat (Нельзя повторить), если вернуть последнюю команду нельзя.

СОВЕТ При необходимости отменить или вернуть несколько действий (больше, чем одно) нажмите на стрелку вниз рядом с кнопками Undo (Отменить) и Redo (Вернуть) на стандартной панели инструментов. На экране появится список команд, которые можно отменить или вернуть. С помощью мыши выделите нужные операции.

СОВЕТ Если на стандартной панели инструментов отсутствуют кнопки Undo (Отменить) и Redo (Вернуть), нажмите на кнопку More buttons (Больше кнопок), входящую в состав любой панели инструментов в Microsoft Office 2000, и в появившемся меню выберите необходимую кнопку.

Шаг за шагом

1. В документе Word выделите фрагмент, который необходимо скопировать или переместить.

2. Нажмите клавиши Ctrl+Insert или кнопку Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов, если необходимо скопировать выделенный фрагмент. Можно также выбрать команду Edit (Правка) > Copy (Копировать) или команду Copy (Копировать) контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

3. Нажмите клавиши Shift+Delete или кнопку Cut (Вырезать) на стандартной панели инструментов, если необходимо вырезать выделенный фрагмент. Можно также выбрать команду Edit (Правка) >• Cut (Вырезать) или команду Cut (Вырезать) контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

4. Переключитесь в другое приложение или другой документ и поместите курсор в точку вставки.

5. Нажмите клавиши Shift+Insert или кнопку Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов, чтобы вста-

вить скопированный текст на новое место. Можно также выбрать команду Edit (Правка) >• Paste (Вставить) или команду Paste (Вставить) контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

ПРИМЕЧАНИЕ При необходимости выбора фрагмента для вставки из буфера обмена используйте ярлыки на панели инструментов Clipboard (Буфер обмена).

Для вызова панели инструментов Clipboard (Буфер обмена) выберите команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов) >• Clipboard (Буфер обмена). Если необходимо вставить все скопированные в буфер обмена фрагменты, нажмите кнопку Paste all (Вставить все) на панели инструментов Clipboard (Буфер обмена), и фрагменты будут вставлены в том порядке, в котором они были скопированы.

СОВЕТ Если на стандартной панели инструментов отсутствуют кнопки Cut (Вырезать), Copy (Копировать) или Paste (Вставить), нажмите кнопку More buttons (Больше кнопок) и в появившемся меню выберите необходимые кнопки.

(См. также разделы «Перетаскивание: Данных между приложениями» и «Связывание и внедрение: Существующие данные» в главе «Специальные возможности».)

Шаг за шагом

1. Выделите фрагмент, который необходимо скопировать.

2. Нажмите клавиши Ctrl+Insert или кнопку Copy (Копировать) на стандартной панели инструментов. Можно

также выбрать команду Edit (Правка) > Copy (Копировать) или команду Copy (Копировать) контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

3. Поместите курсор в точку вставки.

4. Нажмите клавиши Shjft+Insert или кнопку Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов, чтобы вставить скопированный текст на новое место. Можно также выбрать команду Edit (Правка) >• Paste (Вставить) или команду Paste (Вставить) контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши.

Шаг за шагом

1. Для создания нового документа Word нажмите клавиши Ctrl+N или кнопку New Blank Document (Создать) на стандартной панели инструментов.

2. На экране появится окно нового документа.

(См. также разделы «Открытие: Файлы» и «Сохранение:

Файлы».)

ПРИМЕЧАНИЕ Существует возможность создания нового документа путем выбора команды File (Файл) > New (Создать). В этом случае на экране появится окно диалога, в котором можно выбрать тип создаваемого документа или воспользоваться услугами одного из Мастеров создания документов.

(См. также раздел «Шаблоны: Создание новых документов».)

Шаг за шагом

1. Чтобы открыть документ Word, нажмите клавиши Ctri+0 или кнопку Open (Открыть) на стандартной панели инструментов.

2. На экране появится окно диалога Open (Открыть). Обычно в нем показано содержимое папки My Documents (Мои документы). При необходимости можно указать другую папку.

3. Введите имя файла в поле File name (Имя файла) или выберите необходимый файл в списке. Нажмите на кнопку Open (Открыть), чтобы открыть документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы открыть документ, который обрабатывался в числе последних, выберите его в списке недавно открывавшихся файлов в меню File (Файл). Обычно в списке хранится информация о четырех последних открывавшихся файлах. Для изменения количества запоминаемых файлов необходимо выбрать команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры) и на вкладке General (Общие) установить флажок Recently used file list (Помнить список из), а в поле справа установить нужное число файлов.

(См. также главу «Работа с файлами».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, который необходимо форматировать. Можно выделить несколько абзацев.

2. Выберите команду Format (Формат) > Paragraph (Абзац), откроется окно диалога Paragraph (Абзац). Перейдите на вкладку Indents and Spacing (Отступы и интервалы).

3. В списке Special (Первая строка) выберите пункт Hanging • (Выступ), а в поле By (На) установите значение для выступа в сантиметрах (по умолчанию это значение равно 1,27 см), а затем нажмите кнопку ОК. Форматирование будет применено к выделенным абзацам.

(См. также разделы «Маркеры: Добавление» и «Нумерация абзацев: Создание нумерованных списков» в главе «Форматирование».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, который необходимо форматировать. Можно выделить несколько абзацев.

2. Выберите команду Format (Формат) >• Paragraph (Абзац), появится окно диалога Paragraph (Абзац). Перейдите на вкладку Indents and Spacing (Отступы и интервалы).

3. В списке Special (Первая строка) выберите пункт First Line (Отступ), в поле By (На) установите значение для отступа в сантиметрах (по умолчанию это значение равно 1,27 см), а затем нажмите на кнопку ОК. Форматирование будет применено к выделенным абзацам.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, в котором необходимо изменить отступ. Можно выделить несколько абзацев.

2. Нажмите кнопку Decrease Indent (Уменьшить отступ) для уменьшения отступа на 1,27 см.

3. Нажмите кнопку Increase Indent (Увеличить отступ) для увеличения отступа на 1,27 см.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, который необходимо форматировать. Можно выделить несколько абзацев.

3. Введите или выберите существующие значения отступов в списках Left (Слева) и Right (Справа), а затем нажмите кнопку ОК.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, который необходимо форматировать. Можно выделить несколько абзацев.

2. Для изменения отступа используйте приведенные ниже сочетания клавиш.

Ctrl+M

Перемещение левой границы абзаца к следующей позиции табуляции

Ctrl+Shift+M

Перемещение левой границы абзаца к предыдущей позиции табуляции (не далее левого поля)

Ctrl+T

Создание выступа

Ctrl+SMft+T

Перемещение левой границы абзаца к предыдущей позиции табуляции (кроме первой строки)

Ctrl+Q

Удаление всех отступов

Шаг за шагом

1. Чтобы переместить курсор с помощью мыши, необходимо указать на нужную позицию в тексте и нажать левую кнопку мыши. Чтобы перемещаться по документу, используйте полосы прокрутки, а когда нужный фрагмент появится на экране, укажите на нужную позицию в тексте и нажмите левую кнопку мыши.

2. Чтобы переместить курсор с помощью клавиатуры, используйте приведенные ниже сочетания клавиш.

Стрелка вниз или Стрелка вверх

На одну строку вниз или вверх

Стрелка влево или Стрелка вправо

На один символ влево или вправо

Ctrl+Стрелка влево или Ctrl+Стрелка влраво

На одно слово влево или вправо

Ctrl+Стрелка вверх или Ctrl+Стрелка вниз

На один абзац вверх или вниз

Ноте

В начало текущей строки

End

В конец текущей строки

Ctrl+Home

В начало документа

Ctrl+End

В конец документа

PageUp

На один экран вверх

PageDown

На один экран вниз

Шаг за шагом

1. Выделите фрагмент, который необходимо переместить.

2. Нажмите клавиши Shift+Delete или кнопку Cut (Вырезать) на стандартной панели инструментов.

3. Поместите курсор в точку вставки.

4. Нажмите клавиши Shift+Insert или кнопку Paste (Вставить) на стандартной панели инструментов.

ПРИМЕЧАНИЕ При необходимости быстрого перемещения фрагмента в пределах одного документа выделите его, а затем, указав на него мышью, перетащите на новое место, удерживая нажатой левую кнопку мыши.

Шаг за шагом

1. Нажмите клавишу F5 или выберите команду Edit (Правка) > GoTo (Перейти). Появится окно диалога Find and Replace (Найти и заменить).

2. В списке Go to what (Объект перехода) выберите нужный объект перехода: Page (Страница), Section (-Раздел), 4ляе (Строка), BookMark (Закладка), Comment (Примечание), Footnote (Сноска), Endnote (Концевая сноска), Field (Поле), Table (Таблица), Graphic (Рисунок), Object (Объект), Heading (Заголовок).

3. В поле Enter <объект> name (Введите номер или имя <объекта>) введите номер или наименование искомого объекта. Затем нажмите клавишу Enter или кнопку Next (Следующий).

4. Курсор переместится в указанное место, но окно Find and Replace (Найти и заменить) останется открытым для продолжения поиска нужного объекта. Чтобы закрыть окно, нажмите кнопку Close (Закрыть).

ПРИМЕЧАНИЕ В Word существует возможность вернуться к одному из последних трех исправлений. Для этого используется комбинация клавиш Shift+F5. Каждый раз по нажатии этих клавиш курсор будет перемещаться туда, где было выполнено какое-либо действие. После четвертого нажатия курсор возвратится в исходное состояние.

Правописание: Проверка

В Word предусмотрена возможность проверки правописания. С помощью системы проверки правописания можно контролировать правильность написания отдельного слова, фрагмента или документа в целом. Словарь и справочная информация для проверки правописания единые для всех приложений Microsoft Office.

Для проверки правописания можно также создавать пользовательские словари, в которые может быть включена информация о специфических терминах, сокращениях и т. п.

Шаг за шагом

1. Выделите фрагмент текста, который необходимо проверить, или не выделяйте ничего для проверки всего документа.

2. Нажмите кнопку Spelling and Grammar (Правописание) на стандартной панели инструментов или клавишу F7. Можно также выбрать команду Tools (Сервис) > Spelling and Grammar (Правописание). На экране появится одноименное окно диалога.

3. Исправьте ошибку в поле Spacing (Нет в словаре) и нажмите кнопку Change (Заменить). Нажав кнопку Change All (Заменить все), можно исправить все случаи выделенной ошибки. В поле Suggestions (Варианты) предлагаются варианты правильного написания слова или фразы. Функции кнопок окна Spelling and Grammar (Правописание) описаны ниже.

Кнопка Ignore (Пропустить)

Пропустить выделенное слово и продолжить проверку

Кнопка Ignore All (Пропустить все)

Пропустить выделенное слово во всем документе

Кнопка Add (Добавить)

Добавить выделенное слово в текущий

словарь

Кнопка Change (Изменить)

Исправить выделенное слово

Кнопка Change All (Изменить все)

Исправить выделенное слово во всем документе

Кнопка AutoCorrect (Автозамена)

Добавить слово с ошибкой и правильный вариант в список слов для Автозамены

Кнопка Undo (Вернуть)

Отменить последнее исправление

Кнопка Cancel (Отмена)

Закончить проверку правописания

Флажок Check Grammar (Грамматика)

Определяет, нужно ли проверять грамматику в документе

4. При необходимости продолжить проверку с начала документа на запрос программы нажмите кнопку Yes (Да).

5. При появлении на экране сообщения об окончании проверки во всем документе нажмите кнопку ОК.

I ПРИМЕЧАНИЕ Если документ не содержит ошибок, окно диалога Spelling and grammar (Правописание) на экране не появится, а будет выведено сообщение об окончании проверки.

Шаг за шагом

1. Нажмите клавиши Shift+F12 или кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов. Можно также выбрать команду File (Файл) > Save (Сохранить). На экране должно появиться окно диалога Save As (Сохранить как).

2. Введите имя файла в поле File name (Имя файла).

3. Укажите папку, в которой необходимо сохранить файл. По умолчанию обычно предлагается сохранить файл в папке My Documents (Мои документы). После выбора папки нажмите кнопку Save (Сохранить) или клавишу Enter.

ПРИМЕЧАНИЕ В пиле File name (Имя файла) можно вручную ввести полный путь к файлу.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Help (Помощь) >• Microsoft Word Help (Справка по Microsoft Word) или нажмите клавишу F1, затем выберите необходимую вкладку: Contents (Содержание), Answer Wizard (Мастер ответов) или Index (Поиск).

2. Выведите на экран необходимый раздел справки.

3. Нажмите на кнопку Print (Печать).

4. Закройте окно справки после окончания печати.

ПРИМЕЧАНИЕ Печать разделов справки может осуществляться в двух режимах: Print the current page (Печать текущего раздела), то есть раздала, который отображается в окне в данный момент, и Print everything contained in the current heading (Печать всех разделов, находящихся под текущим заголовком). Для изменения режима печати выберите команду Options (Параметры) > Print (Печать) и в появившемся окне диалога установите необходимый режим.

Справка: Вызов справки

Текстовый процессор Word снабжен мощной справочной системой. В любой момент можно обратиться к справочной системе и получить необходимую помощь. Справочная система Word содержит информацию о текстовом процессоре, структурированную и организованную по разделам. Существует возможность выбора нужного раздела через содержание справки,, контекстного поиска и поиска по словам.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Help (Помощь) >• Microsoft Word Help (Справка по Microsoft Word) или нажмите клавишу F1, а затем выберите вкладку Contents (Содержание).

2. С помощью двойного щелчка левой кнопкой мыши на названии нужной папки откройте ее. Результата можно достичь и другим способом: нажать левую кнопку мыши на значке «+» рядом с папкой. В любом случае значок изменится на «-», а под заголовком папки появится ее содержимое.

3. Выберите нужный раздел справки. В окне справа появится текст раздела.

4. После просмотра справочной информации закройте окно справочной системы.

Шаг за шагом

1. Чтобы получить информацию о кнопке или другом элементе окна диалога, нажмите кнопку со знаком вопроса в заголовке окна.

2. Переместите указатель мыши на элемент, информацию о котором необходимо получить, и нажмите левую кнопку мыши. На экране появится подсказка.

3. Нажмите левую кнопку мыши в любом месте экрана, чтобы убрать подсказку.

ПРИМЕЧАНИЕ Подсказку можно получить также, поместив указатель мыши на интересующий элемент и нажав правую кнопку мыши, а затем в контекстном меню выбрав команду What's this? (Что это?).

Шаг за шагом

1. Выберите команду Help (Помощь) > Microsoft Word Help (Справка по Microsoft Word), затем перейдите на вкладку Index (Поиск).

2. В текстовом поле введите ключевое слово. При вводе каждой следующей буквы будет изменяться текущее состояние списка слов, из которого можно выбрать искомое слово.

3. Нажмите кнопку Search (Поиск). В нижнем окне появится список разделов, содержащих введенное слово. Выберите раздел, который наиболее соответствует требованиям, и дважды нажмите левую кнопку мыши.

4. В окне справа появится содержимое выбранного раздела.

5. После просмотра справочной информации закройте окно справочной системы.

Шаг за шагом

1. Щелкните на изображении Помощника. (Если его в данный момент нет на экране, выберите команду Help (?) >• Show the Office Assistance (Показать Помощника).)

2. Выберите нужный раздел справки. На экране появится окно, содержащее соответствующую информацию.

3. Просмотрите справочную информацию и щелкните на кнопке Close (Закрыть), когда закончите.

Чтобы настроить режим работы Помощника по своему вкусу, щелкните правой кнопкой мыши на изображении Помощника и выберите в появившемся меню команду Options (Параметры). Измените нужные параметры и щелкните на кнопке ОК.

Шаг за шагом

1. Чтобы получить дополнительную информацию об экранной кнопке (помимо всплывающей подсказки), выберите команду Help (?) > What's This? (Что это?) или нажмите клавиши Shift+Fl.

2. Поместите указатель мыши на интересующую вас кнопку и нажмите левую кнопку мыши. На экране должна появиться справочная информация.

3. Нажмите левую кнопку мыши в любом месте экрана, чтобы убрать подсказку.

СОВЕТ Чтобы включить (или выключить) режим вывода подсказок для кнопок, выберите команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов) >-Customize (Настройка) и на вкладке Options (Параметры) установите (или снимите) флажок Show ScreenTips on toolbars (Отображать подсказки для кнопок). Обратите внимание и на флажок Show shortcut keys in ScreenTips (Включить в подсказки сочетания клавиш). По окончании настройки режима вывода подсказок нажмите кнопку Close (Закрыть).

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Document Map (Схема документа) на стандартной панели инструментов. Если такая кнопка отсутствует, добавьте ее с помощью кнопки More Buttons (Больше кнопок). В левой части экрана должна отобразиться вертикальная область со схемой документа.

2. Выберите заголовок или текст на схеме документа. В области редактирования отобразится выбранная часть документа.

3. Чтобы отобразить (скрыть) заголовки других уровней, щелкните левой кнопкой мыши на значке «+» («-») рядом с нужным заголовком.

4. Чтобы изменить ширину вертикальной области, перетащите ее правую границу с помощью мыши.

СОВЕТ Для перемещения в область, где показана схема документа, с помощью клавиатуры нажмите клавишу F6. Затем переидите в нужное место с помощью клавиш перемещения и клавиши Enter.

Шаг за шагом

1. Нажмите клавиши Ctrl+0 или выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть) для вывода на экран окна диалога Open (Открытие документа).

2. Откройте папку Templates (Шаблоны), а затем в списке Files of type (Тип файлов) выберите пункт Document Templates (Шаблоны документов).

3. Выделите нужный шаблон и щелкните на кнопке Open (Открыть).

4. Измените шаблон: добавьте текст или графику (например, логотип фирмы), измените форматирование, переопределите стили или элементы автотекста, добавьте или измените макросы, комбинации клавиш и кнопки на панелях инструментов.

5. Нажмите клавиши Shirt+F12 или кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов, чтобы сохранить шаблон под тем же именем. Можно также выбрать для этого команду File (Файл) >• Save (Сохранить). Чтобы сохранить шаблон под другим именем, выберите команду File (Файл) > Save As (Сохранить как) и введите имя в поле File name (Имя файла).

Шаг за шагом

1. Откройте документ, к которому необходимо присоединить шаблон.

2. Выберите команду Tools (Сервис) > Templates and Add-Ins (Шаблоны и надстройки) и в появившемся окне Templates and Add-Ins (Шаблоны и надстройки) нажмите кнопку Attach (Присоединить).

3. На экране появится окно диалога Attach Templates (Присоединение шаблона). Укажите диск и папку, в которых находится нужный шаблон, выберите шаблон в списке и нажмите кнопку Open (Открыть) для возвращения в окно Templates and Add-Ins (Шаблоны и надстройки).

4. Для использования стилей из присоединенного шаблона установите флажок Automatically update document styles (Автоматически обновлять стили), а затем нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ Если стили в шаблоне и в документе называются одинаково, Word изменит стили документа по образцу стилей шаблона.

1аблоны: Создание новых документов

Для создания стандартного делового документа используйте команду File (Файл) >• New (Создать). На экране появится окно диалога New (Создание документа), в котором располагаются ярлыки стандартных шаблонов и мастеров, поставляемых с Word.

Шаблоны — это файлы, которые содержат элементы форматирования, характерные для документов определенного типа. Шаблоны могут включать текст; рисунки, стили, форматирование, макросы, диаграммы, элементы автотекста, кнопки на панелях инструментов, команды меню и т. д.

Шаг за шагом

1. Выберите команду File (Файл) >• New (Создать) для вывода на экран окна диалога New (Создание документа). Раскройте вкладку, соответствующую нужному типу документа.

2. Выберите ярлык подходящего шаблона и нажмите кнопку ОК. .

3. В случае выбора ярлыка Wizard (Мастер) придется ответить на несколько вопросов. Для перехода между окнами диалога пользуйтесь кнопками Next (Следующий) и Previous (Предыдущий). Если был выбран ярлык какого-либо шаблона, Word Откроет новый документ с готовым форматированием и другими элементами на основе указанного шаблона.

4. Внесите изменения в документ, следуя инструкциям на экране. Введите свою информацию, а затем сохраните документ.

ПРИМЕЧАНИЕ При использовании кнопки создания файла на стандартной панели инструментов New Blank Document (Создать) или комбинации клавиш Ctrl+N будет создан новый документ на основе стандартного шаблона.

(См. также раздел «Шаблоны: Создание».)

Шаг за шагом

1. Откройте документ, который будет использован как основа шаблона, и внесите в него необходимые изменения.

2. Выберите команду File (Файл) >• Save As (Сохранить как). На экране появится окно диалога Save As (Сохранение документа). В списке Save as Type (Тип файла) выберите пункт Document Template (Шаблон документа) (файл с расширением *.dot).

3. Выберите папку для сохранения нового шаблона. В поле File name (Имя файла) введите имя нового шаблона, затем нажмите кнопку Save (Сохранить).

Схема документа

Схема документа позволяет быстро перемещаться в длинных и интерактивных документах. Кроме того, с помощью схемы документа можно точно установить текущее место в документе. Структура документа отображается в вертикальной области слева от области редактирования.

Сохранение: Файлы

После создания нового документа его необходимо сохранить, чтобы иметь возможность работать с этим документом в дальнейшем. При сохранении документа можно задавать параметры будущего файла.

(См. также главу «Работа с файлами».)

Справка: Экранные кнопки

Для получения информации о назначении той или иной кнопки на панелях инструментов в Word используются всплывающие подсказки. Они имеют вид небольших надписей, которые появляются на экране рядом с кнопкой, если задержать на ней указатель мыши.

Справка: Окна диалога

В Word существует возможность получить справку о кнопке или другом элементе окна диалога.

Справка: Поиск раздела

Справочная система Word позволяет производить поиск раздела по ключевым словам. Для осуществления поиска необходимо воспользоваться вкладкой Index (Поиск) в окне справки Word.

Справка: Помощник

Office Assistant (Помощник) — это элемент приложений, входящих в состав пакета Microsoft Office. Он способен давать советы, предоставлять справочную информацию как общего назначения, так и контекстную, относящуюся к операциям, выполняемым в данный момент пользователем. Помощник — это экранная интерактивная программа, которую можно настроить по своему вкусу и использовать во время работы с Word. В Microsoft Office 2000 Помощник стал значительно скромнее и смекалистей, чем ранее. Однако если достаточно опытного пользователя его советы отвлекают, то Помощника можно легко убрать с экрана, и он больше не будет вас беспокоить. При этом можно указать, в какие моменты Помощник все же должен появляться на экране.

Справка: Вывод на печать раздела

Чтобы работа со справочными разделами была более удобной, предусмотрена возможность вывода их на печать.

Выделение: С помощью клавиатуры

Для форматирования столбцов и абзацев, копирования, перемещения и удаления информации в программе Word, как и в любом истинном приложении для Windows, действует правило: сначала выделить, затем действовать. Выделить требуемый блок можно как с помощью мыши, так и с помощью клавиатуры.

Выделение: С помощью мыши

Этот способ выделения прост и удобен, особенно для тех, кто не любит запоминать комбинации клавиш.

(См. также разделы «Перемещение: В документе», «Выделение: С помощью клавиатуры».)

Запуск: Word

Для запуска программы Word необходимо сначала запустить Windows 95 или Windows 98. Если программа Word еще не установлена, установите ее, следуя инструкциям по инсталляции, поставляемым в комплекте с программой.