Автозагрузка: Ключи

Word можно настроить таким образом, чтобы при загрузке в нем не было открытых документов, или документ открывался в виде шаблона, или выполнялись определенные макросы и т. д. Делается это с помощью ключей автозагрузки, которые определяют, как будет вести себя Word при загрузке.

Изменение масштаба

Изменение размеров кнопок на панели инструментов

Можно не только отображать и скрывать панели инструментов, но также менять размер кнопок на них.

Язык и стандарты: Изменение

В Windows вы можете использовать национальные наборы символов, форматы времени и дат. Эти настройки влияют на различные параметры форматирования в Word.

Макросы: Редактирование

Может оказаться, что нужно внести изменения в уже готовый макрос. Макросы можно редактировать вне зависимости от способа их создания (протоколирование или форматирование). В окне редактирования макрос представлен в виде последовательности инструкций языка Visual Basic. Редактирование производится путем удаления, добавления или замены отдельных инструкций.

(См. также раздел «Макросы: Запись» для получения предварительной информации.)

Макросы: Выполнение

Любой макрос можно выполнить с помощью команды Tools (Сервис) >• Macro (Макрос), однако, если вам часто приходится производить эту операцию, удобнее назначить макросу кнопку на панели инструментов или сочетание клавиш. (См. раздел «Макросы: Запись».)

Масштаб: IntelliMouse

Если у вас установлена мышь Microsoft IntelliMouse или Microsoft IntelliMouse TrackBall, вы можете пользоваться встроенными возможностями прокрутки и масштабирования, не прибегая к полосам прокрутки на экране.

Масштаб: Вывод документа на экран

Для удобства просмотра документа можно изменять его масштаб: увеличивать мелкий текст, уменьшать крупный, просматривать структуру документа в меньшем масштабе. Новый документ по умолчанию выводится на экран без масштабирования (100%), но во время работы эту величину можно менять от 10 до 500%.

Меню: Добавление команд

Меню можно адаптировать таким образом, чтобы они содержали необходимые команды, макрокоманды, шрифты, элементы автотекста и т. д. Вы можете добавить в меню любую команду. Как и кнопки панели инструментов, команды меню доступны из любого документа.

Меню: Настройка

В Word 2000 на вкладке Options (Параметры) окна диалога Customize (Настройка) появились два новых параметра,

которые позволяют регулировать число команд главного меню. Например, кроме основных пунктов меню можно показывать те команды, которыми вы недавно пользовались, или показывать все уровни меню с небольшой задержкой.

Меню: Перемещение меню

Вы можете перемещать строку меню по всему экрану, размещать сбоку, снизу и даже, если вам так удобнее, оставлять ее посередине экрана.

Настройка

Настройка

Можно настраивать Word по собственному усмотрению. Например, изменять параметры автозагрузки, чтобы при запуске Word выполнялся какой-либо макрос. Word позволяет изменять вид экрана, включая и выключая отображение панелей инструментов, строки меню, подсказок; добавлять и удалять элементы панелей инструментов и меню;

создавать новые панели инструментов. Можно изменить стандартные установки Word, т. е. отображать или отказываться от отображения таких элементов экрана, как полосы прокрутки, линейки, строка состояния и т. д. Есть возможность записывать макросы и запускать их, назначать им кнопки. Можно создавать собственные кнопки, менять их, выводить на панели инструментов. Word позволяет менять вид и размеры окон. Одним словом, можно настроить Word таким образом, чтобы работать в нем было максимально удобно.

Настройки для пользователей WordPerfect

Если вы привыкли работать в WordPerfect, в Word есть установки, которые помогут вам быстрее освоиться в новой среде.

Окна: Команды Свернуть, Развернуть и Восстановить

Чтобы освободить место на рабочем столе Windows, иногда приходится сворачивать окна приложений, которые превращаются в кнопки на панели задач. Word 2000 позволяет проделывать то же самое с документами, причем для каждого из сворачиваемых документов на панели задач появляется своя кнопка. Когда вы захотите вернуться к работе над этим документом, просто нажмите на соответствующую кнопку.

Окна: Положение и размеры

Если на экране присутствует несколько окон документов, они могут закрывать друг друга, но вы можете менять положение и размеры окон. Перемещать и менять размеры окон можно только тогда, когда они не занимают весь экран. (См. раздел «Окна: Команды Свернуть, Развернуть и Восстановить».)

Окна: Разделение

Иногда удобно просматривать разные фрагменты одного и того же документа одновременно, например при копировании и перемещении информации из одной части документа в другую. Word дает возможность разделить документ на две независимые части.

Отключение всплывающих подсказок и строки состояния

Отображение нескольких панелей инструментов в одной строке

В Word 2000 можно выводить панели инструментов Standard toolbar (Стандартная) и Formatting toolbar (Форматирование) в одной строке.

Отображение шрифтов

Word 2000 можно настроить таким образом, чтобы название каждого шрифта в списке шрифтов на панели Formatting toolbar (Форматирование) выводилось с использованием именно этого шрифта.

Панели инструментов: Добавление кнопок

Если вы постоянно используете команду, не представленную на панели инструментов, имеет смысл вывести на экран новую кнопку. Вы также можете удалить с панели инструментов любую кнопку.

Панели инструментов: Объединение кнопок в группы

Кнопки на новой панели можно объединить в группы. Чтобы объединить связанные кнопки, следует вставить разделитель перед первым и после последнего элемента группы.

Панели инструментов: Отображение на экране

Панели инструментов: Отображение на экране

Панели инструментов позволяют упорядочить команды Word, чтобы их было легко находить и использовать. При запуске на экране по умолчанию появляются панели Standard toolbar (Стандартная) и Formatting toolbar (Форматирование).

Панели инструментов: Положение и размеры

Любую панель инструментов Word, так же как и главное меню, можно перемещать по экрану, закреплять с любой стороны или оставлять «плавающей».

Прокрутка

за шагом

Шаг за шагом

1. В окне Проводника Windows найдите значок Microsoft Word.

2. Щелкните правой кнопкой мыши на значке Microsoft Word и выберите в контекстном меню команду Properties (Свойства).

3. Выберите вкладку Ярлык окна диалога Свойства: Microsoft Word.

4. В поле Файл после указания пути к программе Microsoft Word введите пробел, а затем один из предложенных ниже ключей:

• чтобы запустить Word без какого-либо документа, введите /п;

и чтобы запустить Word без одновременной загрузки программ-настроек и общих шаблонов, включая шаблон NormaLdot (Обычный), введите /а;

я чтобы при запуске Word открывать документ в виде шаблона, введите /t, пробел, а затем имя документа;

ж чтобы запускать Word с загрузкой определенной надстройки, введите /1имя_надстройки (этот ключ также предотвращает запуск макроса AutoExec);

я чтобы предотвратить запуск макроса AutoExec при запуске Word, введите /т;

» чтобы при запуске Word выполнялся определенный макрос, введите /тимя_макроса.

5. Нажмите кнопку ОК, чтобы закрыть окно диалога Свойства:

Microsoft Word.

СОВЕТ Если окно свойств значка Microsoft Word недоступно, возможен запуск программы с параметрами (ключами) из командной строки MS-DOS.

СОВЕТ Если при запуске программы Word удерживать нажатой клавишу Shift, можно предотвратить автоматический запуск макросов, не пользуясь ключами.

•v

(См. также раздел «Автозагрузка: Параметры».)

Автозагрузка: Параметры

Если при работе с Word вы постоянно обращаетесь к одному и тому же документу, для удобства и экономии времени

поместите его в меню Пуск системы Windows. В этом случае, чтобы запустить Word и одновременно открыть необходимый документ, достаточно щелкнуть на значке документа.

Шаг за шагом

1. С помощью Проводника Windows найдите документ, с которым будет вестись работа.

2. Перетащите его значок на кнопку Пуск или в папку Главное меню, находящуюся в папке Windows.

3. Система поместит значок документа в главное меню. Теперь для запуска Word и открытия документа потребуется всего один щелчок мыши.

СОВЕТ Если перетаскивать документ, используя правую кнопку мыши, при наведении указателя на главное меню появится контекстное меню, с помощью которого можно копировать или перемещать документ, а также создавать для него ярлык.

(См. также раздел «Автозагрузка: Ключи».)

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры), раскройте вкладку View (Вид) и укажите элементы документа, которые должны отображаться на экране. Чтобы скрыть тот или иной элемент, сбросьте соответствующий флажок.

2. Чтобы скрыть всплывающие подсказки, выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры), раскройте вкладку View (Вид) и сбросьте флажок в строке Screen Tips (Всплывающие подсказки). Подсказки перестанут появляться.

3. Если вы хотите, чтобы на экране отображалась строка состояния, выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры), раскройте вкладку View (Вид) и установите флажок в строке Status bar (Строка состояния). На экране появится строка состояния.

4. Если вам необходимы вертикальная и горизонтальная полосы прокрутки, выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры), раскройте вкладку View (Вид) и установите соответствующие флажки в строках Horizontal scroll bar (Горизонтальная полоса прокрутки), Vertical scroll bar (Вертикальная полоса прокрутки).

5. С помощью нового раздела вкладки View (Вид), который называется Print and Web Layout (Параметры печати и сетевого размещения), можно установить режим отображения следующих элементов:

* Drawings (Рисунки);

^ Object anchors (Привязка объекта);

s Text boundaries (Границы текста);

в Vertical ruler (Вертикальная линейка).

6. После выбора параметров на вкладках нажмите кнопку О К для закрытия окна диалога.

Шаг за шагом

1. Цвет экрана вы можете изменить на синий, а цвет шрифта — на белый. Для этого выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры) и щелкните на вкладке General

(Общие). Выберите положение переключателя Blue background, white text (Белый текст на синем фоне).

2. Чтобы обеспечить доступ к справочной системе WordPerfect, выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры) и щелкните на вкладке General (Общие). Установите флажки в строках Help for WordPerfect users (Помощь для пользователей WordPerfect) и Navigation keys for WordPerfect users (Ключи передвижения для пользователей WordPerfect).

Шаг за шагом

1. Откройте все документы, которые вы хотите видеть в разных окнах одновременно.

2. Выберите команду Window (Окно) > Arrange All (Упорядочить все).

3. Чтобы освободить побольше места в окнах документов, выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры). На вкладке View (Вид) снимите ненужные флажки, например отключите отображение горизонтальной полосы прокрутки или строки состояния.

4. Можно также убрать линейку с экрана, для этого выберите команду View (Вид) >• Ruler (Линейка).

5. Чтобы большая часть окна была занята документом Word, выберите команду View (Вид) >• Normal (Обычный).

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Full Screen (Во весь экран). Документ распространится на весь экран.

2. Для возвращения в предыдущий режим нажмите кнопку Close Full Screen (Вернуть обычный режим).

В полноэкранном режиме можно отобразить необходимые панели инструментов. Для этого выберите команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов) и установите флажки для нужных панелей.

Чтобы отобразить другие элементы экрана, например вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки, выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры) и на вкладке View (Вид) внесите соответствующие изменения.

ПРИМЕЧАНИЕ Элементы, которые были выбраны для отображения или скрытия объектов в полножранном режиме, не влияют на установки для других режимов просмотра.

Шаг за шагом

1. Откройте документ, в котором нужно выполнить макрос, установите курсор в нужном месте.

2. Выберите команду Tools (Сервис) >• Macro (Макрос) > Macros (Макросы).

3. Выберите нужный макрос и нажмите кнопку Run (Выполнить).

Макросы: Запись

Если при работе в Word вам необходимо многократно выполнять определенную последовательность сложных действий, эту работу можно автоматизировать с помощью макросов. Макрос — это последовательность команд Word, объединенных в группу и выполняемых вызовом одной команды. Макросы позволяют упростить разного рода рутинные операции.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) > Macro (Макрос) >• Record New Macro (Начать запись).

2. На экране появится окно диалога Record Macro (Запись макроса), в котором нужно ввести свое или принять предложенное имя макроса.

3. В поле Store macro in (Макрос доступен для) выберите шаблон или документ, в котором будет храниться макрос. Если вы хотите, чтобы макрос был доступен для всех документов Word, выберите в списке пункт All documents (Normal-dot) (Всех документов (Обычный^о1)).

4. Если макросу не надо присваивать кнопку на панели инструментов или комбинацию клавиш, нажмите кнопку ОК для начала записи макроса.

и Для присвоения макросу кнопки на панели инструментов нажмите кнопку Toolbars (Панели инструментов). Выберите записываемый макрос в списке Commands (Команды) и перетащите его на панель инструментов или в меню. Нажмите кнопку Close (Закрыть), чтобы начать запись макроса.

« Для присвоения макросу комбинации клавиш нажмите кнопку Keyboard (Клавишам). Выберите записываемый макрос в списке Commands (Команды), введите сочетание клавиш в поле Press new shortcut key (Новое сочетание клавиш) (комбинация клавиши Alt, Shift или Ctrl и буквы или двух), затем нажмите кнопку Close (Закрыть), чтобы начать запись макроса.

5. Выполните действия, которые необходимо включить в макрос.

6. Если вы нажимаете кнопку Pause (Пауза), запись макроса временно останавливается, и в этот момент можно выполнять действия, которые не нужно записывать. Для продолжения записи повторно нажмите кнопку Pause (Пауза).

7. Для окончания записи нажмите кнопку Stop Recording (Остановить запись).

СОВЕТ Вызвать окно диалога Record Macro (Запись макроса) можно и другим способом: дважды щелкнуть на индикаторе REC (ЗАП) в строке состояния.

ВНИМАНИЕ При записи макроса фиксируются все действия пользователя, включая ошибочные, поэтому действия должны выполняться предельно аккуратно.

ВНИМАНИЕ Операции, выполненные в окне документа с помощью мыши, в макрос не записываются. Используйте клавиатуру для записи таких действий, как выделение текста или перемещение курсора. Мышь может пригодиться только для выбора нужных команд и параметров.

Макросы: Защита от вирусов

Для защиты системы Word проверяет открываемые документы на наличие макросов, в которых могут содержаться

вирусы. Макровирус — тип компьютерного вируса, сохраняемого в документе, шаблоне или надстройке. Когда вы открываете подобный документ, макровирус может быть активизирован и передан на ваш компьютер.

Word предлагает следующие уровни защиты во избежание заражения вирусом:

• Высокий. Возможен запуск только тех макросов, которые внесены в список Trusted Sources (Доверенные источники). Прежде чем внести макрос в этот список, вы должны убедиться в его безопасности.

и Средний. Word предупреждает вас всякий раз, когда сталкивается с макросом из источника, не принадлежащего к списку Trusted Sources (Доверенные источники). Вы сами решаете, отключать или не отключать макросы, когда открываете документ. Если вы полагаете, что документ может содержать вирусы, лучше макросы отключить.

и Низкий. Используется в случае, если вы уверены, что документ, который вы открываете, безопасен. При выборе данного уровня Word выключает защиту, и, когда вы открываете документ, макросы не отключаются.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) > Macro (Макрос) > Security (Защита).

2. На вкладке Security Level (Уровень защиты) выберите необходимое положение переключателя уровня защиты.

3. Если вы хотите установить защиту от вирусов, возможно, содержащихся в уже имеющихся шаблонах и надстройках, сбросьте флажок Trust all installed add-ins and templates (Доверять всем установленным шаблонам и надстройкам) на вкладке Trusted Sources (Доверенные источники).

ПРИМЕЧАНИЕ Вы можете получить дополнительную информацию и приобрести антивирусное программное обеспечение на Web-узле компании Microsoft (http://www.Microsoft.com или http://www.Microsoft.nJ). Зайдя на один из этих Web-узлов, проведите поиск по ключевому слову «virus».

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Macro (Макрос) >• Macros (Макросы).

2. В окне диалога Macros (Макросы) выделите макрос, который нужно изменить, и нажмите кнопку Edit (Изменить).

3. Измените текст макроса в окне редактора Visual Basic.

4. Сохраните макрос.

5. Чтобы вернуться в окно документа, выберите команду File (Файл) >• Close and Return to Microsoft Word (Закрыть и вернуться в Microsoft Word).

Шаг за шагом

1. Нажмите и удерживайте клавишу Ctrl.

2. Для изменения масштаба вращайте колесо вперед и назад. (См. также раздел «Масштаб: Вывод документа на экран».)

Шаг за шагом

1. Для прокрутки вниз нажмите на колесо, и Word начнет перелистывать документ.

2. Для прокрутки вверх переместите указатель выше знака начала вертикальной полосы прокрутки.

3. Для ускорения прокрутки переместите указатель дальше от знака начала вертикальной полосы прокрутки.

4. Чтобы отменить прокрутку, нажмите любую кнопку мыши или любую клавишу.

Шаг за шагом

1. Щелкните на<"грелке около поля Zoom (Масштаб) на стандартной панели инструментов.

2. Выберите в списке необходимую цифру. Соответственно изменится документ.

3. Чтобы ввести нестандартное значение, щелкните в поле списка Zoom (Масштаб), введите нужное число и нажмите клавишу Enter.

1 СОВЕТ Также можно использовать команду View (Вид) >• Zoom (Масштаб). Выберите нужное увеличение или уменьшение, затем щелкните на кнопке ОК.

(См. также раздел «Вывод на экран: На весь экран».)

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Customize (Настройка).

2. Раскройте вкладку Commands (Команды).

3. В списке Categories (Категории) выберите нужную группу команд.

4. Выделите команду, а затем перетащите ее в меню. В меню появится новый пункт.

5. Нажмите кнопку Close (Закрыть) окна диалога Customize (Настройка).

ПРИМЕЧАНИЕ Для удаления ненужного пункта из меню выберите команду Tools (Сервис) >- Customize (Настройка). Раскройте вкладку Commands (Команды) открывшегося окна диалога. Перетащите ненужный пункт из развернутого меню в область документа и закройте окно диалога Customize (Настройка).

ПРИМЕЧАНИЕ Вы всегда можете вернуться к исходным установкам Word, если возникнет такая необходимость. Для этого выберите команду Tools (Сервис) >• Customize (Настройка) и щелкните на вкладке Commands (Команды). Разверните меню, которое необходимо восстановить. Нажмите на кнопку Modify selection (Изменить выделенный объект), выберите команду Reset (Сброс) и закройте окно диалога Customize (Настройка).

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Customize (Настройка) > Options (Параметры).

2. В поле Personalized Menus and Toolbars (Индивидуализированные меню и панели инструментов) установите флажок в строке Menus show recently used commands first (Показывать в меню команды, которыми недавно пользовались). Удалить из меню эти команды можно, нажав кнопку Reset my usage data (Стереть данные о моем пользовании) на вкладке Options (Параметры).

3. Установив флажок в строке Show full menus after a shot delay (Показывать полное меню через короткий промежуток времени), вы увидите, что меню, поначалу содержащее только основные команды, откроется полностью.

Шаг за шагом

1. Поместите указатель мыши на свободную область строки меню.

2. Перетащите строку меню в любое место и отпустите кнопку мыши.

3. Для изменения формы строки меню поместите указатель мыши на край строки меню так, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку, и потяните в нужную сторону.

СОВЕТ Если вы захотите вернуть меню в исходное положение, перетащите его в верхнюю часть жрана, под строку заголовка окна, и отпустите кнопку мыши.

Шаг за шагом

1. Чтобы документ или приложение занимали не весь экран, а только его часть, нажмите кнопку DocRestore (Восстановить), которая расположена между кнопками DocMinimize (Свернуть) и DocClose (Закрыть). В таком состоянии можно менять размеры и положение окна документа.

2. Чтобы развернуть окно приложения или документа на весь экран, щелкните мышью на кнопке DocMaximise (Развернуть), которая появляется вместо кнопки DocRestore (Восстановить) между кнопками DocMi'mmTze (Свернуть) и DocClose (Закрыть).

3. Если вы хотите свернуть документ или приложение, нажмите кнопку DocMi'nimize (Свернуть). (Самая первая кнопка в группе кнопок Свернуть, Восстановить, Закрыть.) Окно документа превратится в кнопку на Панели задач.

4. Чтобы закрыть документ или приложение, щелкните на кнопке DocClose (Закрыть). (Крайней правой кнопке.)

(См. также раздел «Окна: Положение и размеры».)

ПРИМЕЧАНИЕ Меню, содержащее команды для управления окнами приложений, вызывается нажатием клавиш Alt+Пробел.

СОВЕТ Чтобы переключаться между открытыми окнами документов, разверните меню Window (Окно) и выберите нужный документ в списке названий в нижней части меню.

Шаг за шагом

1. Если окно занимает весь экран, нажмите кнопку DocRestore (Восстановить) в правом верхнем углу.

2. Перетащите окно за заголовок в любое удобное место и отпустите кнопку мыши.

3. Чтобы изменить размер окна, установите на его край курсор таким образом, чтобы он превратился в двунаправленную стрелку. Задайте нужный размер и отпустите кнопку мыши.

(См. также раздел «Вывод на экран: Документы в разных окнах».)

Шаг за шагом

1. Чтобы разделить документ на экране, выберите команду Window (Окно) >• Split (Разделить).

2. Появившуюся полосу разделения переместите в нужное положение и зафиксируйте одним щелчком. В каждом из окон появится своя полоса прокрутки.

3. Чтобы снять разделение, выберите команду Window (Окно) >• Remove Split (Снять разделение).

СОВЕТ Границу разделения можно в любой момент перетащить в другое положение.

Шаг за шагом

1. Выведите на экран панель, в которую вы хотели бы внести изменения.

2. Выберите команду Tools (Сервис) >• Customize (Настройка).

3. Раскройте вкладку Commands (Команды) в окне диалога Customize (Настройка).

4. В списке Categories (Категории) выберите нужную группу команд.

5. Выделите нужную кнопку в списке Commands (Команды), а затем перетащите ее на панель инструментов.

6. Нажмите кнопку Close (Закрыть) окна диалога Customize (Настройка).

ПРИМЕЧАНИЕ Для удаления ненужной кнопки с панели инструментов выберите команду Tools (Сервис) > Customize (Настройка) и раскройте вкладку Commands (Команды). Перетащите ненужную кнопку за пределы панели инструментов и закройте окно диалога Customize (Настройка).

ПРИМЕЧАНИЕ Всегда можно вернуться к исходным установкам Word. Для этого выберите команду Tools (Сервис) >• Customize (Настройка) и щелкните на вкладке Toolbars (Панели инструментов). Выделите нужную панель и нажмите кнопку Reset (Сброс). Нажмите кнопку ОК для подтверждения сделанных изменений и закройте окно диалога Customize (Настройка).

Панели инструментов: Изменение рисунка кнопки

Если добавляемый на панель инструмент не имеет специально предусмотренной для него кнопки, Word предоставляет возможность использовать встроенный набор рисунков для кнопки или создать свой.

Шаг за шагом

1. Убедитесь, что панель инструментов с кнопкой, которую вы хотите изменить, присутствует на экране.

2. Выберите команду Tools (Сервис) >• Customize (Настройка).

3. Щелкните правой кнопкой мыши на нужной кнопке и выберите в контекстном меню команду Edit Button Image (Изменить значок на кнопке).

Шаг за шагом

1. Проверьте, находится ли на экране кнопка, которой вы хотите назначить макрос.

2. Выведите на экран окно диалога Customize (Настройка). Это можно сделать, щелкнув правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и выбрав в меню команду Customize (Настройка).

3. В списке Categories (Категории) выберите пункт Macros (Макросы). В списке Commands (Команды) найдите нужный макрос и перетащите его на панель инструментов.

4. Если вы хотите изменить рисунок кнопки, щелкните на ней правой кнопкой мыши. В поле Name (Имя) введите новое имя и выберите новый рисунок с помощью команды контекстного меню Change Button Image (Выбрать значок для кнопки).

5. Вы можете также выбрать, будет ли на кнопке только рисунок — Default Style (Основной стиль), только текст -Text Only (Always) (Только текст (Всегда)) или то и другое — Image and Text (Рисунок и текст).

6. Нажмите кнопку Close (Закрыть) окна диалога Customize (Настройка).

(См. также раздел «Панели инструментов: Изменение рисунка кнопки».)

Шаг за шагом

1. Отобразите на экране панель инструментов, на которой требуется сгруппировать связанные кнопки и меню.

2. Выберите команду Tools (Сервис) > Customize (Настройка). Окно диалога Customize (Настройка) должно оставаться открытым.

3. Чтобы вставить разделитель между двумя кнопками горизонтальной панели инструментов, перетащите правую кнопку вправо. Если панель инструментов закреплена вертикально, перетащите нижнюю кнопку вниз.

4. Чтобы убрать разделитель между двумя кнопками, перетащите одну кнопку ближе к другой.

ПРИМЕЧАНИЕ Если перетащить кнопку слишком далеко, она будет перемещена на новое место.

СОВЕТ Чтобы быстро вставить или удалить разделитель между кнопками без использования окна диалога Customize (Настройка), нажмите клавишу Alt и, удерживая ее, перетащите нужную кнопку панели инструментов.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) > Customize (Настройка) > Options (Параметры).

2. В поле Personalized Menus and Toolbars (Индивидуализированные меню и панели инструментов) установите флажок в строке Standard and Formatting toolbars share one row (Панели Стандартная и Форматирование — одной строкой).

Шаг за шагом

1. Щелкните на любой панели инструментов правой кнопкой мыши (или выберите команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов)).

2. Установите или снимите флажок рядом с именем нужной панели инструментов в контекстном меню.

СОВЕТ Чтобы быстро скрыть перемещаемую панель инструментов, нажмите кнопку Close (Закрыть) в ее правом верхнем углу.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) > Customize (Настройка) > Options (Параметры).

2. В поле Other (Другие) установите или снимите флажок Large Icons (Крупные значки).

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Customize (Настройка) > Options (Параметры).

2. В поле Other (Другие) установите или снимите флажок List font names in their font (Названия шрифтов написаны ими самими).

Шаг за шагом

1. Щелкните на маркере перемещения (вертикальная или горизонтальная полоса в начале панели инструментов) закрепленной панели инструментов или заголовке «плавающей» панели инструментов.

2. Перетащите панель инструментов на новое место. Если подвести панель инструментов к краю окна, она автоматически станет закрепленной у данного края окна.

3. Чтобы изменить размеры перемещаемой панели инструментов, установите указатель на край панели (он примет вид двунаправленной стрелки), а затем растяните панель так, как вам удобно.

4. Чтобы закрепить плавающую панель, дважды щелкните на ее заголовке.

Панели инструментов: Реорганизация кнопок

Если для удобства работы вам необходимо поменять расположение кнопок на панели инструментов, Word предоставляет такую возможность.

Шаг за шагом

1. Выведите на экран панель инструментов, кнопки которой вам хотелось бы поменять местами.

2. Щелкните на панели инструментов правой кнопкой мыши (или выберите команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов)).

3. Перетащите мышью любую кнопку на нужное место.

Панели инструментов: Создание новой панели

Хотя вы без труда можете вывести на панель инструментов любую кнопку, иногда возникает необходимость в создании своей собственной панели для какой-либо специфической работы. Такие панели инструментов удобно использовать в шаблонах, созданных самостоятельно.

(См. также раздел «Панели инструментов: Добавление кнопок» текущей главы и раздел «Шаблоны: Создание» в главе «Начало работы».)

Шаг за шагом

1. Выберите команду Tools (Сервис) >• Customize (Настройка) >• Toolbars (Панели инструментов).

2. Нажмите кнопку New (Создать).

3. Введите нужное имя в поле Toolbar name (Панель инструментов).

4. В списке Make toolbar available to (Сделать доступной для) выберите шаблон или документ, в котором требуется сохранить панель инструментов.

5. Чтобы добавить кнопку на панель инструментов, раскройте вкладку Commands (Команды). Выберите категорию команды в списке Categories (Категории), а затем перетащите нужную команду из списка Commands (Команды) на вновь созданную панель инструментов.

6. После добавления всех кнопок и меню нажмите кнопку Close (Закрыть).

Шаг за шагом

1. Щелкните на кнопке Пуск и выберите команду Настройка > Панель управления. Дважды щелкните на значке Язык и стандарты.

2. Выберите нужный пункт в списке на вкладке Регион и Язык. В результате автоматически изменятся настройки на вкладках Числа, Денежная единица, Время и Дата. Вы также можете вносить изменения в эти вкладки вручную.

3. По окончании нажмите кнопку ОК. Перезагрузите компьютер, чтобы измененные параметры вступили в силу.

Скрытие панелей инструментов

В процессе работы можно делать панели инструментов видимыми и невидимыми (скрытыми) на экране. Некоторые панели инструментов отображаются только в определенных условиях. Например, при переходе в режим просмотра структуры на экране появляется панель инструментов Outline (Структура), а при записи макроса — панель инструментов Stop/Pause Recording (Остановка/Пауза записи).

Вид: Изменение

Вы можете внести изменения в настройки экрана Word, делая его более удобным для своей работы, например избавиться от всплывающих подсказок или строки состояния.

Вывод на экран: Документы в разных окнах

Word допускает одновременную работу с несколькими документами в разных окнах.

Вывод на экран: На весь экран

Чтобы документ занимал весь экран, Word обеспечивает полноэкранный режим. При обычном режиме такие элементы экрана, как полосы прокрутки, линейки, панели ин-

струментов, строка состояния и т. д., занимают достаточно много места и не всегда полезны. ,

Документы: Быстрый доступ к открытым документам

Открыв с помощью Word несколько документов, можно быстро переключаться между ними с помощью кнопок на панели задач Windows. Для каждого открытого документа на панели задач присутствует своя кнопка.

Документы: Добавление информации о документе

В Windows каждый файл имеет ряд определенных стандартных свойств. Такими свойствами являются имя файла, дата его создания, дата изменения, размер и атрибуты файла.

В Word существует возможность кроме стандартных свойств файла добавлять другую информацию к каждому документу. Это делается с помощью команды File (Файл) >• Properties (Свойства) и служит как для систематизации информации, так и для дальнейшего поиска нужных документов.

В окне диалога, открывающемся после выполнения команды File (Файл) >• Properties (Свойства), имеется пять вкладок:

General (Общие), Summary (Документ), Statistics (Статистика), Contents (Состав), Custom (Прочие). Состав и описание информации на этих вкладках показаны ниже.

General

Type

Тип файла

Location

Путь к файлу

Size

Размер файла

MS-DOS name

Имя файла в системе MS-DOS

Created

Дата создания файла

Modified

Дата последнего изменения ф

Accessed

Дата открытия файла

Attributes

Атрибуты файла

Summary

Title

Название документа

Subject

Тема документа

Author

Автор документа

Manager

Руководитель

Company

Компания (организация)

Документы: Создание нового документа

При запуске Word по умолчанию создает новый документ с именем Оос1 (Документ!) на основе шаблона Normal (Обычный). Существует также возможность создания новых документов на основе стандартных или ранее созданных шаблонов. Для этого необходимо выбрать команду File (Файл) > New (Создать).

Документы: Удаление документа

В Word предусмотрена возможность удаления документов. Перед удалением необходимо подтвердить свое решение.

Документы: Закрытие документа

Заканчивая работу с документом, необходимо его закрыть, освободив, таким образом, память компьютера. В Word существует возможность закрыть один документ или все открытые документы.

Файлы: Быстрый просмотр

Понять, что находится в том или ином файле, позволяет быстрый просмотр содержимого документов. Можно просматривать документы в окне диалога Open (Открытие документа), не открывая сам документ. Эта возможность есть также в Проводнике Windows и некоторых других программах.

Файлы: Предварительный просмотр Web-страницы

При разработке Web-страниц в Word часто необходимо видеть, как они будут выглядеть в броузере. Для быстрого просмотра Web-страницы можно воспользоваться командой Web Page Preview (Просмотр Web-страницы).

Файлы: Просмотр свойств

Дополнительная информация о документе хранится вместе с документом в качестве его свойств. Это может быть информация об авторе, организации, теме, ключевых словах, статистика и т. д.

Файлы: Просмотр версий

Для открытия старой версии документа можно воспользоваться командой Versions (Версии) при условии, что нужная версия документа была сохранена.

Файлы: Сохранение в формате HTML

Разработав документ в Word, можно сохранить его в формате HTML, то есть в виде готовой Web-страницы. Использование данной функции значительно упрощает публикацию документов в Интернете или локальной сети, а также обмен документами в сети.

Файлы: Сохранение версий

В Word имеется возможность сохранения различных версий документа в одном файле, что может использоваться, например, при необходимости внесения изменений в документ с одновременным использованием старой версии.

Импорт: Внешние базы данных

Часто в документы требуется вставлять таблицы с данными, которые хранятся в базах данных, например в MS Access, dBASE или других. Чтобы вставить информацию из базы данных в документ Word, необходимо использовать панель инструментов Database (Базы данных).

Импорт: Выделение и сортировка данных

При выполнении импорта данных из баз данных или электронных таблиц существует возможность выбора записей для импорта и сортировки данных. Для выделения и сортировки необходимо открыть окно диалога Database (База данных) и выбрать базу данных для импорта в соответствии с рекомендациями предыдущего раздела. (См. раздел «Импорт: Внешние базы данных».)

При импорте информации из электронной таблицы данные должны быть представлены в стандартном для баз данных формате, то есть первая строка таблицы должна содержать имена полей, а остальные строки — информацию. Строки с данными должны располагаться непосредственно под строкой с именами полей.

Открытие: Файлов из Проводника Windows

В Windows можно открывать файлы из окна Проводника (Explorer) или окон аналогичных программ для работы с файлами. Это справедливо не только для документов Word, но и для всех файлов приложений зарегистрированных типов.

Работа с файлами

Работа с файлами

Документы Word хранятся на диске в виде файлов с расширением .doc. Основные команды для работы с файлами, такие как открытие, сохранение, создание нового файла, закрытие и другие, находятся в меню File (Файл). Word позволяет также искать необходимые файлы на диске, описывать свойства документа (то есть вводить дополнительную информацию о документе), сохранять документы в виде файлов различных форматов (в том числе в виде Web-страниц).

за шагом

Шаг за шагом

1. Чтобы переключиться на нужный документ, выберите на панели задач кнопку с именем необходимого документа и нажмите ее.

2. На экране появится окно Word с необходимым документом.

ПРИМЕЧАНИЕ Переключаться между документами можно также традиционным способом, то есть выбирая название соответствующего документа в меню Window (Окно).

Шаг за шагом

1. Чтобы добавить дополнительную информацию в документ, необходимо его открыть, а затем выбрать команду File (Файл) > Properties (Свойства).

2. Введите необходимую информацию в соответствующие поля на вкладке Summary (Документ).

3. Для просмотра или ввода информации можно переходить на другие вкладки. На вкладке Custom (Прочие) можно ввести имя, тип и значение собственного свойства или выбрать предлагаемые свойства в списке. По окончании ввода свойств нажмите кнопку ОК.

Шаг за шагом

1. Чтобы закрыть один документ, необходимо сделать этот документ активным, а затем выбрать команду File (Файл) > Close (Закрыть). Чтобы закрыть все открытые документы, необходимо, удерживая нажатой клавишу Shift, выбрать команду File (Файл) >• Close All (Закрыть все). При нажатии клавиши Shift команда Close (Закрыть) в меню File (Файл) меняется на команду Close All (Закрыть все).

2. Если в документ были внесены изменения, на экране появится вопрос: Do you want to save the changes you made to <имя файла>? (Вы хотите сохранить изменения в файле <имя файла>?). Для сохранения изменений нажмите кнопку Yes (Да), для записи файла без внесенных изменений нажмите кнопку No (Нет). Кнопка Cancel (Отмена) служит для возвращения в документ.

СОВЕТ Закрыть документ можно также с помощью комбинации клавиш Ctrt+F4.

Шаг за шагом

1. Запустите Word и выберите команду File (Файл) >• New (Создать) или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N.

2. Раскройте вкладку, которая содержит нужный шаблон, и дважды щелкните на его значке. Нажмите кнопку ОК для создания документа или кнопку Cancel (Отмена) для возвращения в Word.

СОВЕТ Для быстрого создания документа на основе шаблона Normal (Обычный) можно нажать кнопку New blank document (Создать) на стандартной панели инструментов.

Шаг за шагом

1. Чтобы удалить документ, выберите команду File (Файл) > Open (Открыть) или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+0,

чтобы на экране появилось окно диалога Open (Открытие документа).

2. В списке Look in (Папка) найдите папку, в которой находится необходимый документ.

3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке удаляемого документа и в появившемся контекстном меню выберите команду Delete (Удалить).

4. В появившемся на экране окне диалога подтверждения удаления файла нажмите кнопку Да, чтобы отправить документ в корзину, или кнопку Отмена, чтобы вернуться в окно диалога Open (Открытие документа). Находясь в этом окне диалога, нажмите кнопку Cancel (Отмена), чтобы закрыть его.

ПРИМЕЧАНИЕ Документ, который в данный момент открыт в Word, удалить нельзя. Перед удалением его необходимо закрыть. Не удастся также удалить файл, если в окне диалога Орел (Открытие документа) включен режим Preview (Предварительный просмотр).

Шаг за шагом

1. Щелкните правой кнопкой мыши на любой панели инструментов и в появившемся меню выберите команду Database (Базы данных). Можно также выбрать команду View (Вид) >• Toolbars (Панели инструментов) > Database (Базы данных).

2. На появившейся панели инструментов нажмите кнопку Insert Database (Вставить базу данных).

3. В окне диалога Database (База данных) нажмите кнопку Get Data (Получить данные). В окне диалога Open Data Source (Открытие источника данных) найдите нужный файл базы данных. Можно выбрать тип файла базы данных в списке Files of type (Тип файла).

4. В выбранной базе данных, скорее всего, потребуется указать таблицу или запрос либо выделить необходимый диапазон ячеек для импорта.

5. После возвращения в окно диалога Database (База данных) можно нажать кнопку Query Options (Параметры запроса) для определения записей, которые необходимо импортировать.

6. Когда все параметры отбора данных определены, нажмите кнопку Insert Data (Вставить данные) в окне диалога Database (База данных).

Шаг за шагом

1. В окне диалога Database (База данных) нажмите кнопку Query Options (Параметры запроса). Если на компьютере установлен программный продукт Microsoft Query, на

экране может появиться запрос: Word detected Microsoft Query on your system. Would you like to edit <имя файла> using Microsoft Query? (Word обнаружил на вашем компьютере Microsoft Query. Хотите ли вы редактировать <имя фай-ла> с помощью Microsoft Query?). В случае появления этого запроса нажмите кнопку No (Нет).

2. На вкладке Select Fields (Выбор полей) сформируйте список полей, которые необходимо импортировать с помощью кнопок Select (Выделить), Select All (Выделить все), Remove (Удалить) и Remove All (Удалить все) в поле Selected Fields (Выбранные поля). Сбросьте или установите флажок Include field names (Включать имена полей) в зависимости от того, нужны ли в итоговой таблице заголовки столбцов.

3. На вкладке Sort Records (Сортировка записей) выберите поле, по которому необходимо провести сортировку Sort by (Сортировать по), а также порядок сортировки, установив в необходимое положение переключатель Ascending/ Descending (По возрастанию/По убыванию). Для проведения дополнительной сортировки выберите необходимые поля и порядок сортировки в списках Then by (Затем по полю).

4. На вкладке Filter Records (Отбор записей) выберите имя поля в списке Field (Поле) и оператор в списке Comparison (Оператор). Значение оператора может быть Equal to (Равно), Not equal to (He равно), Less then (Меньше чем), Greater then (Больше чем) и т. д. Введите в поле Compare to (Сравнивать с) значение, с которым будет проводиться сравнение. При необходимости выполнения нескольких условий выберите перед следующей строкой оператор And (И) или Or (ИЛИ) и введите очередное условие.

5. Завершив установку параметров выделения и сортировки, нажмите кнопку ОК. В появившемся окне диалога Database (База данных) нажмите кнопку Insert Data (Вставить данные). В окне диалога Insert Data (Вставка данных) можно выбрать,какие данные необходимо вставлять: АН (Все) или From... To... (От... до...).

ПРИМЕЧАНИЕ В окне диалога Insert data (Вставка данных) можно установить флажок Insert data as field (Вставить данные как поле), чтобы организовать связь базы данных с документом Word. При внесении изменений в базу данных они будут отражаться в документе.

Открытие: Файлов других форматов

В Word предусмотрена более простая возможность импорта файлов, чем это описывалось выше. Для импорта можно использовать окно диалога Open (Открытие документа). Word позволяет открывать файлы многих форматов, включая WordPerfect, текстовые файлы, Works, Write, адресная книга Outlook, Excel, Lotus 1-2-3, ранние версии Word для Windows и DOS, а также HTML. Чаще всего после открытия таких файлов их необходимо сохранить в формате Word.

Шаг за шагом

1. Запустите Word и нажмите на кнопку Open (Открыть) на стандартной панели инструментов. ^

2. В списке Files of Type (Тип файла) выберите тип файла, который необходимо открыть.

3. В списке Look in (Папка) выберите диск или папку, в которой находится нужный файл.

4. Выделите файл и нажмите кнопку Open (Открыть).

ВНИМАНИЕ При сохранении файла в формате, отличном от Word, возможна потеря некоторых особенностей форматирования и других элементов, которые могут не поддерживаться другими программами. При сохранении файла в другом формате убедитесь, что в поле Files of type (Тип файла) стоит нужный тип файла.

^ (См. также раздел «Сохранение: Документа в другом формате».)

Шаг за шагом

1. Нажмите кнопку Пуск на панели задач Windows. Выберите в появившемся меню команду Программы > Проводник.

2. С помощью Проводника найдите необходимый файл и дважды щелкните на значке файла. Windows автоматически запустит Word и откроет выбранный файл.

Шаг за шагом

1. Запустите Word и выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры). В окне диалога Options (Параметры) раскройте вкладку Save (Сохранение).

2. Установите флажок Save AutoRecover info every ... minutes (Автосохранение каждые... минут) и введите временной интервал (в минутах) для автоматического сохранения документа. Нажмите кнопку ОК.

(См. также раздел «Сохранение: Документа».)

Шаг за шагом

1. Создайте документ Word, а затем нажмите кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов или выберите команду File (Файл) >• Save (Сохранить). При первом сохранении документа на экране появится окно диалога Save (Сохранение документа).

2. В списке Save in (Сохранить в) выберите папку, в которой необходимо сохранить документ.

3. В поле File name (Имя файла) введите имя файла.

4. В списке Save as type (Тип файла) выберите формат файла для сохранения.

5. Нажмите кнопку Save (Сохранить).

СОВЕТ При повторном сохранении документа нажмите кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов или выберите команду File (Файл) >• Save (Сохранить). Word автоматически заменит существующий файл документа его новой версией.

ПРИМЕЧАНИЕ Для сохранения документа под другим именем выберите команду File (Файл) >• Save as (Сохранить как). В появившемся окне диалога введите имя файла, тип файла, а также выберите папку для сохранения файла и нажмите кнопку Save (Сохранить).

(См. также разделы «Сохранение: Автосохранение» и «Сохранение: Документа в другом формате».)

Шаг за шагом

1. Чтобы сохранить документ в другом формате, выберите команду File (Файл) >• Save As (Сохранить как).

2. Выберите в списке Save as type (Тип файла) необходимый формат файла.

3. В списке Save in (Сохранить в) выберите необходимую папку.

4. В поле File name (Имя файла) введите имя нового файла, затем нажмите кнопку Save (Сохранить).

ПРИМЕЧАНИЕ При частой передаче файлов пользователям, работающим в других программах, таких как ранние версии Word, WordPerfect и других, можно установить формат файлов, который Word будет использовать по умолчанию. Для этого выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры). В появившемся окне диалога раскройте вкладку Save (Сохранить) и выберите нужный формат файла в списке Save word files as (Сохранить файлы Word как). На этой же вкладке можно установить флажок Disable features not supported by Word 97 (Выключить атрибуты, не поддерживаемые Word 97). Нажмите кнопку ОК.

ВНИМАНИЕ Чтобы сохранять файлы в других форматах, необходимо установить соответствующие конверторы файлов.

(См. также раздел «Открытие: Файлов других форматов».)

Сохранение: Создание резервных копий

При сохранении документа можно создать его резервную копию. Это значит, что Word будет одновременно сохранять два файла — один с расширением .doc или иным, заданным по умолчанию, а другой с именем Backup of-симя файла> и расширением .wbk. Резервная копия сохраняется в той же папке, что и оригинал, и может быть использована при потере или повреждении основного файла для восстановления части работы, выполненной до последнего сохранения файла.

Шаг за шагом

1. Перейдите в документ, для которого необходимо создать резервную копию. Выберите команду Tools (Сервис) >• Options (Параметры), затем раскройте вкладку Save (Сохранение) в появившемся окне диалога Options (Параметры).

2. Установите флажок Always create backup copy (Всегда создавать резервную копию) и нажмите кнопку ОК.

3. Сохраните документ, нажав кнопку Save (Сохранить) на стандартной панели инструментов.

(См. также раздел «Сохранение: Автосохранение».)

Шаг за шагом

1. Чтобы просмотреть содержимое файлов, запустите Word и выберите команду File (Файл) >• Open (Открыть).

2. В появившемся окне диалога Open (Открытие документа) выберите необходимую папку в списке Look in (Папка).

3. Щелкните правой кнопкой мыши на значке нужного документа и в появившемся меню выберите команду Быст-• рый просмотр. Word отобразит содержимое документа в специальном окне. Для просмотра документа можно использовать клавиши Page Up и Page Down или полосы прокрутки.

ВНИМАНИЕ Для организации быстрого просмотра описанным способом необходимо установить соответствующую программу. Это можно сделать, выбрав команду Пуск > Настройка > Панель управления, щелкнув на значке Установка и удаление программ, раскрыв вкладку Установка Windows и установив флажок Быстрый просмотр в группе Стандартные, а затем нажав кнопку ОК.

4. Нажмите кнопку Закрыть в окне просмотра, чтобы его закрыть. При необходимости открытия файла нажмите кнопку Открыть дпя изменения.

ПРИМЕЧАНИЕ Быстро просмотреть содержимое документа можно, изменив вид представления информации о файлах и палках в окне диалога Open (Открытие документа). Для этого нужно нажимать кнопку Views (Вид) в этом окне до тех пор, пока в правой части окна не появится окно быстрого просмотра (режим Preview (Быстрый просмотр)). В окне Open (Открытие документа) можно установить также просмотр в виде значков (List), в виде таблицы (Details) и с возможностью отображения свойств документа (Properties).

Файлы: Изменение рабочей папки

По умолчанию Word предлагает размещать файлы в папке Мои документы. Можно изменить текущую рабочую папку, и в окнах диалога Open (Открытие документа) и Save (Сохранение документа) автоматически будет открываться назначенная папка. Удобно назначать такую папку, в которую чаще всего приходится записывать файлы.

Шаг за шагом

1. Чтобы изменить автоматически открывающуюся папку, выберите команду Tools (Сервис) > Options (Параметры), а затем раскройте вкладку File Locations (Расположение файлов) в окне диалога Options (Параметры).

2. Выберите в списке File Types (Типы файлов) тип Documents (Документы) и нажмите кнопку Modify (Изменить).

3. В окне диалога Modify Location (Изменение расположения) в поле Folder name (Имя папки) введите полный путь к необходимой папке или найдите ее в поле Look in (Папка).

4. Дважды нажмите кнопку ОК. Один раз — в окне диалога Modify Locations (Изменение расположения), а второй — в окне диалога Options (Параметры).

7 Зак.№655

Шаг за шагом

1. Чтобы просмотреть документ Word в виде Web-страницы, выберите команду File (Файл) > Web Page Preview (Просмотр Web-страницы). Откроется окно программы Microsoft Internet Explorer или другого, установленного по умолчанию, броузера, в котором можно просмотреть документ.

2. По окончании просмотра нажмите кнопку Закрыть в окне броузера.

Шаг за шагом

1. Выберите команду File (Файл) >• Versions (Версии).

2. В появившемся окне диалога Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) в списке Existing versions (Существующие версии) выберите нужную версию и нажмите кнопку Open (Открыть).

ПРИМЕЧАНИЕ В окне диалога Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) можно удалить выбранную версию с помощью кнопки Delete (Удалить), а также просмотреть комментарии к версии с помощью кнопки View Comments (Заметки).

Шаг за шагом

1. Для просмотра свойств открытого документа выберите команду File (Файл) > Properties (Свойства). В появившемся окне раскройте необходимую вкладку и просмотрите нужные свойства.

2. Чтобы закрыть окно свойств, нажмите кнопку ОК.

ПРИМЕЧАНИЕ Можно просматривать ограниченный список свойств документов в окне Open (Открытие документа). Для этого необходимо его открыть и нажимать кнопку Views (Вид), пока в правой части окна не появится окно просмотра свойств (режим отображения свойств документа (Properties)).

Шаг за шагом

1. Чтобы сохранить документ в формате HTML, выберите команду File (Файл) >• Save as Web Page (Сохранить как Web-страницу).

2. В окне диалога Save As (Сохранение документа) выберите в списке Save In (Папка) папку, в которой необходимо сохранить документ.

3. С помощью кнопки Page Title: Change (Заголовок страницы:

Изменить) можно изменить заголовок страницы, который будет отображаться броузером.

4. В поле File name (Имя файла) введите имя сохраняемого файла, затем нажмите кнопку Save (Сохранить).

ПРИМЕЧАНИЕ Word обладает возможностью открытия файлов в формате HTML. Для этого необходимо в окне диалога Open (Открытие документа) в списке Files of type (Тип файла) выбрать пункт Web pages (Web-страницы), затем выбрать нужный файл и нажать кнопку Open (Открыть).

(См. также раздел «Открытие: Файлов других форматов».)

Шаг за шагом

1. Для сохранения версии документа выберите команду File (Файл) >• Versions (Версии).

2. В появившемся окне Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) нажмите кнопку Save Now (Сохранить).

3. В окне диалога Save Version (Сохранение версии) отображаются данные о дате и времени сохранения и о пользователе, сохранившем версию. В этом же окне можно ввести необходимые комментарии к версии. После ввода комментариев нажмите кнопку ОК.

\ ПРИМЕЧАНИЕ В окне диалога Versions in <имя файла> (Версии документа <имя файла>) можно установить флажок Automatically save a version on close (Автоматически сохранять версию при закрытии), тогда при каждом закрытии файла будет автоматически сохраняться его версия.

(См. также раздел «Файлы: Просмотр версий».)

Сохранение: Автосохранение

Во время работы с документами Word может автоматически через определенные промежутки времени сохранять сделанные изменения. После внезапного отключения питания компьютера возможно автоматическое восстановление результатов работы из последнего файла, сохраненного в этом режиме. Если восстановленная версия файла необходима, ее можно сохранить как документ Word, выбрав команду File (Файл) > Save As (Сохранить как).

Сохранение: Документа

Сохранение: Документа

После создания и завершения ввода информации в документ необходимо сохранить его на диске в виде файла. При первом сохранении нужно указать имя файла, а также папку, в которую этот файл должен быть записан. Если сохранение происходит не впервые, то существующая версия документа заменяется новой. При необходимости сохранения нескольких версий или копий файла их нужно сохранять под разными именами.

Документу Word можно присвоить длинное имя, которое будет служить его описанием. Полное имя файла, включая имена диска, сервера, промежуточных папок и собственно файла, может включать до 255 символов. Имена файлов не должны содержать следующие символы: правую и левую косую черту (/ и \), знак «больше» (>), знак «меньше» (<), звездочку (*), точку (.), вопросительный знак (?), кавычки («), вертикальную черту (¦), двоеточие (:) и точку с запятой (;).

Word автоматически добавит к сохраняемому файлу расширение .doc (или другое, в зависимости от типа сохраняемого документа).

Сохранение: Документа в другом формате

В Word существует возможность сохранения документов не только в собственном формате, но и в других форматах, например в формате WordPerfect, в текстовом формате, в формате HTML и т. д. Для сохранения документа в формате, отличном от Word, необходимо воспользоваться окном диалога Save As (Сохранить как). При сохранении нужно учитывать, что документы, включающие определенные элементы форматирования или иные возможности, не поддерживаемые другими программами, в другом формате могут потерять указанные возможности.

Автореферат: Использование

Автореферат — это краткий конспект документа, предназначенный для ознакомления с ним других пользователей или быстрого просмотра автором. С помощью команды Tool (Сервис) >• AutoSummarize (Автореферат) Word по ключевым предложениям текста создаст реферат выбранного фрагмента. После запуска команды Word предложит выбрать один из четырех вариантов представления реферата:

я выделить реферат в окне исходного документа (основные фрагменты документа будут выделены желтым цветом);

я поместить реферат в начало документа;

я создать новый документ и поместить в него реферат;

я скрыть все, кроме реферата, в окне исходного документа.

ВНИМАНИЕ В Word существует возможность создания рефератов текстов на различных языках. Реферат создается на основе того языка, который был активен в процессе установки Word или Office. Если текст содержит несколько языков, то функция создания реферата использует тот, который встречается чаще других.

Главный документ: Работа

Главный документ: Работа

(Для получения предварительной информации см. раздел «Главный документ: Создание нового».)

После создания главного документа, чтобы с ним работать, можно использовать режимы просмотра Normal (Обычный) и Outline (Структура). Вложенные документы можно создавать, удалять, переименовывать и т. д. Шаблон главного документа распространяется на все вложенные, поэтому весь документ имеет согласованное оформление. Печать главного документа — это возможность напечатать все вложенные документы.

Главный документ: Создание из существующего документа

Главный документ: Создание из существующего документа

(Для получения предварительной информации см. раздел «Главный документ: Создание нового».)

Если вы уже создали документ, то можете преобразовать его в главный документ с помощью панели инструментов Outlining (Структура).

Колонтитулы: Коды полей

Колонтитулы: Коды полей

В большинстве случаев при вставке информации в колонтитул вам будет достаточно кнопок на панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы). Однако для вставки информации в виде полей Word эта панель непригодна. В числе распространенных кодов полей, которые могут вам понадобиться, следующие: дата последнего сохранения документа, дата последней печати документа, имя автора, а также число страниц или слов.

Колонтитулы: Первая страница

Колонтитулы: Первая страница

(Для получения предварительной информации см. раздел «Колонтитулы: Создание».)

В некоторых случаях колонтитулы первой и последующих страниц должны различаться (как в целом документе, так и в отдельных разделах). Например, если письма печатаются с готовыми шапками на первой странице, то колонтитулы разумно создавать, начиная со второй страницы.

Колонтитулы: Расположение

Колонтитулы: Расположение

(Для получения предварительной информации см. раздел «Колонтитулы: Создание».)

По умолчанию колонтитулы располагаются на расстоянии 1,25 см от верхнего или нижнего края бумаги. Можно изменить как это расстояние, так и расстояние между текстом и колонтитулом. Word допускает возможность выравнивания колонтитула по краю или центрирования.

Колонтитулы: Создание

Колонтитулы: Создание

Как правило, колонтитулы используются в документах, предназначенных для печати. Колонтитулы могут содержать информацию, которая должна повторяться на всех страницах документа. Верхние и нижние колонтитулы располагаются, соответственно, вверху или внизу страницы. В некоторых случаях для документа подойдут простые колонтитулы, которые будут содержать только имя и адрес человека или организации. Сложные колонтитулы могут включать эмблему компании, имя автора, дату и время, а также другую подобную графическую и текстовую информацию.

Колонтитулы, как и другие элементы документа, могут быть отформатированы. Они располагаются на верхнем и нижнем полях страницы. Word допускает как общие колонтитулы для всех страниц документа, так и разные колонтитулы для каждого фрагмента текста. Обычно создаются разные колонтитулы для четных и нечетных страниц.

(См. также разделы «Колонтитулы: В разных разделах», «Колонтитулы: Коды полей», «Колонтитулы: Первая страница» и «Колонтитулы: Четные и нечетные страницы».)

Колонтитулы: В разных разделах

(Для получения предварительной информации см. раздел «Разделы: Вставка разрывов».)

При вставке колонтитулов в документ может понадобиться в разных частях документа разместить разные колонтитулы. Чтобы разбить документ на разделы — фрагменты текста с определенным форматированием, — необходимо вставить в него разрывы разделов. В противном случае Word будет воспринимать документ как единый раздел. Поэтому, прежде

чем приступать к решению данной задачи, в документ следует вставить разрывы разделов.

(См. также раздел «Разделы: Удаление разрывов».)

Концевые сноски: Вставка

Концевые сноски: Вставка

С помощью концевых сносок в Word осуществляется включение в документ дополнительной информации. Концевые сноски обозначаются номером и содержат текст, размещаемый в конце документа. Обычно они используются в научных публикациях. В Word также допустимы обычные сноски, которые располагаются внизу страницы.

(См. также раздел «Обычные сноски: Вставка».)

Нумерация страниц: Форматирование

Нумерация страниц: Форматирование

Вы можете оформлять номера страниц разными способами. Это могут быть арабские или римские цифры, а также буквы разных шрифтов и регистров. Если длинный документ разделен на главы, то в номера страниц можно включить номер главы.

Номера страниц можно форматировать не только сразу при их вставке в документ, но и позже.

(См. также разделы «Нумерация страниц: Вставка» и «Структура: Нумерация».)

Нумерация страниц: Удаление

Нумерация страниц: Удаление

Номера страниц можно удалять, если они не нужны, и перемещать их в другое место (например, в верхний колонтитул вместо нижнего).

Обычные сноски: Вставка

Обычные сноски: Вставка

С помощью сносок вы сможете включить в документ дополнительную информацию. Обычные сноски обозначаются

номером и содержат текст, размещаемый в нижней части страницы. В Word также можно использовать концевые сноски, которые располагаются в конце документа.

(См. также раздел «Концевые сноски: Вставка».)

Оглавление: Специальные стили заголовков

Оглавление: Специальные стили заголовков

Возможна ситуация, когда нужно составить оглавление в документе, заголовки в котором размечены стилями, отличными от стилей, установленных в Word по умолчанию.

(См. также раздел «Оглавление: Стили заголовков по умолчанию».)

Оглавление: Стили заголовков по умолчанию

Оглавление: Стили заголовков по умолчанию

Оглавление обычно располагается в начале больших документов. Оно включает основные заголовки и номера страниц, на которых они располагаются. Вы также можете создать предметный указатель для лучшей ориентации в документе (см. также раздел «Предметный указатель: Добавление элементов»). Если вы решите создать оглавление в своем документе, то для оформления заголовков следует использовать стили Word, задаваемые для этой цели по умолчанию, то есть стили Heading 1 (Заголовок 1), Heading 2 (Заголовок 2) и т. д. Word распознает эти стили и формирует из них оглавление.

Прежде чем создавать оглавление, необходимо применить соответствующие стили к каждому заголовку, который будет в него включен. Выделите текст и разверните список Style (Стиль) на панели форматирования. Выберите нужный стиль заголовка.

(См. также раздел «Стили: Применение» в главе «Форматирование».)

Перекрестные ссылки: Использование

Перекрестные ссылки: Использование

Перекрестные ссылки облегчают пользователям ориентацию и доступ к информации в документе (в документах). Перекрестные ссылки вставляются в документы Word в виде полей. Word может обновлять эти поля автоматически при выводе документа на печать или при сохранении. Кроме того, есть возможность обновлять их вручную (для этого нужно выделить поле и нажать клавишу F9).

Перекрестные ссылки обычно содержат текст, который вы вводите, и информацию о перекрестной ссылке, которую добавляет Word. Например, вы можете ввести стандартный текст: См. также, а затем вставить ссылку на соответствующий заголовок или номер страницы.

Для организации перекрестных ссылок вы можете использовать заголовки (особенно оформленные с помощью стандартных стилей заголовков Word), абзацы, закладки, сноски, формулы, рисунки и таблицы. Чтобы создать перекрестную ссылку, сначала нужно создать объект, на который она будет указывать.

(См. также разделы «Закладки: Создание», «Обычные сноски: Вставка» и «Концевые сноски: Вставка».)

Предметный указатель: Составление

Предметный указатель: Составление

(Для получения предварительной информации см. раздел «Предметный указатель: Добавление элементов».)

После разметки элементов указателя необходимо собрать их в один список, обычно в конце документа.

Добавление

Примечания: Добавление

Создание примечаний к фрагментам текста или'другим объектам в документе дает возможность сообщить ваше мнение другим пользователям. Текст примечания появляется на экране в виде всплывающей подсказки и не выводится на печать, если специально не было указано, что это нужно. При вставке примечания Word определяет его положение в документе и открывает специальное окно для ввода текста примечания.

Вывод на экран

Примечания: Вывод на экран

(Для получения предварительной информации см. раздел «Примечания: Добавление».)

После добавления примечаний в документ их полезно вывести на экран для проверки и исправления.

(См. также раздел «Переход» в главе «Начало работы».)

Вывод на печать

Примечания: Вывод на печать

(Для получения предварительной информации см. раздел «Примечания: Добавление».)

После добавления примечаний может понадобиться их вывод на печать. При распечатке примечаний возможны два варианта: печать только примечаний или печать примечаний в конце документа.

Работа с большими документами

Работа с большими документами

Эта глава посвящена возможностям Word по обработке больших документов. Приемы, изложенные здесь, пригодятся и при работе с совершенно обычными файлами Word. Кроме того, вы узнаете, как создать автореферат своего документа. С помощью закладок и примечаний можно грамотно организовать текст и сделать удобным дальнейшее использование документа. Перекрестные ссылки, концевые и обычные сноски помогут быстро находить информацию. Когда создание простых документов станет для вас пройденным этапом, обязательно разберитесь с колонтитулами и разделами.

С помощью режимов структуры и главного документа вы сможете эффективно работать с большими документами. Вставка номеров страниц, предметного указателя, оглавления, списка иллюстраций и таблицы ссылок придаст документу законченный вид.

Разделы: Удаление разрывов

Разделы: Удаление разрывов

(Для получения предварительной информации см. раздел «Разделы: Вставка разрывов».)

Допустим, после вставки и использования разрывов возникла необходимость изменить макет документа и удалить все или некоторые разрывы разделов. Это можно сделать автоматически.

за шагом

Шаг за шагом

1. Откройте документ и выберите команду Tool (Сервис) >• AutoSummarize (Автореферат). Word проанализирует документ и выведет на экран окно диалога AutoSummarize (Автореферат). Нажмите клавишу Esc, если нужно остановить процесс создания реферата.

2. Выберите один из четырех вариантов представления реферата.

3. Если вам требуется более подробный или более сжатый реферат, укажите его размер или выберите один из имеющихся вариантов в области Percent of original (Размер реферата). Щелкните на кнопке ОК, чтобы завершить процесс создание реферата.

4. После щелчка на кнопке ОК на экране появится панель инструментов AutoSummarize (Автореферат). Чтобы увидеть только реферат, щелкните на кнопке Highlight/Show only summary (Выделить/Отобразить только реферат). Чтобы изменить взаимные пропорции реферата и исходного документа, укажите нужный процент в поле Percent of Original (Процент от оригинала).

5. Чтобы удалить автореферат и закрыть панель инструментов, щелкните на кнопке Close (Закрыть).

ПРИМЕЧАНИЕ После создания автореферата рекомендуется проверить результат. Word создает реферат на основе своих критериев относительной важности предложений (например, наличия в данном предложении часто встречающихся слов), а они могут отличаться от ваших или быть просто неверными (при обработке не совсем обычного документа).

Автореферат лучше всего подходит для документов, имеющих хорошо организованную структуру, таких как различные доклады, газетные передовицы, научные статьи.

СОВЕТ Если результат не отражает сути документа, удалите получившийся реферат командой Undo (Отменить) и повторите процедуру, выбрав больший объем реферата.

СОВЕТ В окне диалога Properties (Свойства), открывающегося по команде File (Файл) > Properties (Свойства), можно ввести ключевые слова и комментарии, относящиеся к функции создания реферата. Чтобы введенные установки не изменились, на панели инструментов Auto-summarize (Автореферат) снимите флажок Update document statistics (Обновлять параметры документа).

Главный документ: Вставка вложенного документа

(Для получения предварительной информации см. раздел «Главный документ: Создание нового».)

Вы можете вставлять документы в главный документ. При этом новые документы становятся вложенными. Можно также составить главный документ из нескольких готовых вложенных документов.

Шаг за шагом

1. Откройте окно нового или окно существующего главного документа, затем выберите команду View (Вид) >• Outline (Структура). *

2. Поместите курсор в точку вставки вложенного документа и щелкните на кнопке Insert SubDocument (Вставить вложенный документ) на панели инструментов Outlining (Структура).

3. В окне диалога Insert (Вставка) укажите нужный вложенный документ. Можно просто ввести имя документа в поле File Name (Имя файла) и затем щелкнуть на кнопке Open (Открыть).

Для обработки результата вставки Word использует форматирование главного документа, если оно отличается от форматирования вложенного. Тем не менее, для главного и вложенного документов допускаются различные форматирование и шаблоны.

(См. также раздел «Структура: Создание».)

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Outline (Структура), чтобы перейти в режим просмотра Outline (Структура), в котором вы сможете видеть и менять структуру главного документа. Дважды щелкните на значке вложенного документа, чтобы открыть его для редактирования и форматирования-

2. Щелкните на кнопке Normal (Обычный), чтобы вернуться в этот режим просмотра. Он позволяет работать с единым главным документом, а не с отдельными вложенными документами, как в режиме Outline (Структура).

Документ можно редактировать, форматировать, добавлять номера страниц, оглавление, перекрестные ссылки и указатели.

3. С помощью команды View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы) к разделам можно добавлять колонтитулы.

Работа с вложенным документом будет происходить так же, как с обычным документом Word, — можно вставлять, удалять, редактировать текст и графику, проверять орфографию, печатать.

Шаг за шагом

1. Откройте документ, который нужно преобразовать в главный, и выберите команду View (Вид) > Outline (Структура).

2. Используйте кнопки на панели инструментов Outlining (Структура), чтобы назначить уровни заголовкам в документе и реорганизовать его структуру, если это необходимо.

3. Выделите заголовки разделов, из которых вы хотите создать вложенные документы. Можно выделить любое количество заголовков, но необходимо следить, чтобы уровень первого заголовка выделенного фрагмента был таким же, как и тот, который используется для обозначения вложенных документов.

4. Щелкните на кнопке Create Subdocument (Создать вложенный документ) на панели инструментов Outlining (Структура). Word разделит главный документ на вложенные в соответствии с выбранным уровнем заголовков.

5. Каждый вложенный документ будет окружен рамкой, и в ее левом верхнем углу появится значок вложенного документа. Сохраните главный документ.

1 ПРИМЕЧАНИЕ При сохранении главного документа Word автоматически сохраняет и все вложенные документы. Имя файла для вложенного документа образуется из первых слов первого заголовка документа.

Главный документ: Создание нового

Word позволяет работать с документами практически любого размера. Если в вашем документе более 20 страниц, то стоит попробовать использовать главный документ. Главный документ состоит из вложенных документов. Небольшие документы требуют меньше времени для сохранения и обновления, кроме того, перемещение по основному документу становится быстрее. Например, удобно использовать главный документ для организации книги с множеством глав и разделов. Однако если большому документу не нужна серьезная правка, если части документа не придется использовать повторно или если организация документа проста, создавать главный документ не обязательно.

Создание главного документа особенно эффективно при совместной работе над большим документом по сети, когда пользователи одновременно могут получить доступ к его различным частям.

Изменения в главном документе отражаются во всех его составляющих. В главном документе могут быть сквозная нумерация страниц, единое оглавление, общие предметный указатель и колонтитулы.

(См. также раздел «Главный документ: Создание из существующего документа».)

Шаг за шагом

1. Откройте окно нового документа, затем выберите команду View (Вид) >• Outline (Структура), чтобы вывести на экран панель инструментов Outlining (Структура).

2. Создайте структуру в главном документе. Используйте кнопки promote (повысить) и demote (понизить) на панели инструментов, чтобы повысить или понизить уровень заголовка и определить, какие заголовки будут определять вложенные документы. Например, для задания вложенных документов можно использовать уровень Show Heading 2 (Заголовок 2).

3. Выделите заголовки, на основе которых вы хотите создать вложенные документы. Вы можете выделить любое количество заголовков, но необходимо следить, чтобы уровень первого заголовка выделенного фрагмента был тем же, который используется для обозначения вложенных документов.

(См. также разделы «Структура: Создание» и «Структура:

Реорганизация».)

СОВЕТ Сохранить вложенный документ под другим именем или в другом месте можно из окна главного документа. Откройте главный документ, затем дважды щелкните на значке нужного вложенного документа. Выберите команду File (Файл) >• Save as (Сохранить как), чтобы сохранить документ под другим именем или в другом месте. Затем снова сохраните главный документ, тогда связи между главным и вложенным документами нарушены не будут.

ПРИМЕЧАНИЕ При сохранении главного документа Word автоматически сохраняет и все вложенные документы. Имя файла для вложенного документа образуется из первых слое первого (главного) заголовка документа.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Insert (Вставка) > Bookmark (Закладка)» чтобы вывести на экран окно диалога Bookmark (Закладка).

2. Выделите название закладки, к которой вы хотите перейти. Вы также можете провести сортировку закладок по расположению в документе, а затем указать нужную.

3. Щелкните на кнопке Go to (Перейти). Курсор переместится в позицию закладки. Если закладка обозначает объект или фрагмент текста в документе, то он весь будет выделен.

ПРИМЕЧАНИЕ Вы также можете использовать клавиши Ctrl+G. Затем на вкладке Go to (Перейти) открывшегося окна диалога в списке Go to what (Объект перехода) выберите пункт Bookmark (Закладка) и укажите имя нужной закладки в поле справа.

Закладки: Создание

Закладка — это именованный указатель для фрагмента текста, таблицы, рисунка, ячейки, диапазона ячеек в таблице или просто места в документе. Сначала вы вставляете закладку в нужную позицию в документе, а затем используете ее для перемещения или организуете ссылки на нее в полях и формулах. В Word с помощью закладок можно также создавать перекрестные ссылки и предметные указатели. При создании оглавления Word самостоятельно вставляет закладки для каждого элемента оглавления.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в место вставки закладки либо выделите текст или рисунок, которому необходимо присвоить имя.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Bookmark (Закладка), чтобы вывести на экран окно диалога Bookmark (Закладка).

3. Введите имя закладки в соответствующее поле. Вы также можете выбрать имя существующей закладки в списке, и Word переместит ее в новое место.

4. Щелкните на кнопке Add (Добавить), чтобы вставить закладку в документ и закрыть окно диалога.

Чтобы научиться переходить к своим закладкам или к скрытым закладкам, которые вставляет сама программа Word, см. раздел «Закладки: Переход».

ПРИМЕЧАНИЕ Закладки, как и имена диапазонов в Excel, можно использовать в расчетах. Закладка обозначает расположение числа. Например, чтобы подсчитать итоговую сумму в счете, введите закладки для обозначения статей расходов (например, Канцелярия, Транспорт и т. д.). Поместите курсор туда, где должна находиться сумма. Выберите команду Tables (Таблица) > Formula (Формула). В поле Formula (Формула) введите выражение с именами закладок: =Канцелярия+Транспорт, - затем щелкните на кнопке ОК. При изменениях в отдельных числах выделите поле с итогом и нажмите клавишу F9, чтобы обновить формулу.

ВНИМАНИЕ Имя закладки должно начинаться с буквы, может содержать цифры и не должно содержать пробелов.

Шаг за шагом

1. Выберите команду Insert (Вставка) >- Bookmark (Закладка).

2. Выберите в списке имя ставшей ненужной закладки.

3. Щелкните на кнопке Delete (Удалить). Выделенная закладка будет удалена.

4. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть окно диалога и вернуться в документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Если вы удаляете весь текст или другой элемент, к которому присоединена закладка, сама закладка тоже удаляется.

Шаг за шагом

1. После вставки разрывов разделов поместите курсор в раздел, в котором нужно изменить колонтитулы. Выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы), чтобы вывести на экран панель инструментов Header and Footer (Колонтитулы) для текущего раздела.

2. Обратите внимание на то, что в заголовке колонтитула теперь стоит номер раздела. Щелкните на кнопке Same as Previous (Как в предыдущем разделе), чтобы отключить эту опцию.

3. Введите и отформатируйте новый колонтитул.

4. Щелкните на кнопке Switch between Header and Footer (Верхний/Нижний колонтитул) и введите информацию в нижний колонтитул. Примените нужное форматирование.

5. Новый колонтитул будет относиться как к текущему, так и ко всем последующим разделам. Чтобы изменить колонтитул для предыдущего или следующего раздела, щелкните на кнопке Show next (Переход к следующему) или Show previous (Переход к предыдущему) и повторите процедуру

ПРИМЕЧАНИЕ Имейте в виду, что каждый колонтитул связан с предыдущим разделом. Чтобы создать особый колонтитул для какого-либо раздела, прежде чем изменять текст в колонтитуле, отожмите кнопку Same as previous (Как в предыдущем разделе).

ПРИМЕЧАНИЕ Чтобы связать колонтитул с предыдущим разделом, поместите курсор в текущем разделе, выберите команду View (Вид) > Header and Footer (Колонтитулы) и щелкните на кнопке Same as previous (Как в предыдущем разделе). В появившемся окне диалога нажмите кнопку Yes (Да).

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы). Щелкните на кнопке Show previous (Переход к предыдущему) или Show next (Переход к следующему), чтобы найти раздел, в котором необходимо вставить поле в колонтитул.

2. Выберите команду Insert (Вставка) > Field (Поле), чтобы вывести на экран окно диалога Field (Поле). Выберите в списке категорию, представляющую тип нужной информации.

3. В списке Field name (Поля) выберите поле для вставки. Щелкните на кнопке Option (Параметры), чтобы применить особое форматирование к вставленному полю или узнать о ключах, которые помогут эффективнее использовать поля.

4. Чтобы применить ключи, щелкните на вкладке Reld Specific Switches (Ключи поля). Выберите нужный ключ и щелкните на кнопке Add to Field (Добавить) и затем дважды щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться к редактированию колонтитула.

ПРИМЕЧАНИЕ Одно из самых распространенных полей — поле Filename (Имя файла), расположенное в категории Document information (Сведения о документе). При установке ключа \р Word отобразит полный путь к файлу и его имя. Такое поле часто используется в нижнем колонтитуле документов.

5. Повторите шаги 2-4 для всех кодов полей, которые вам нужно вставить. Затем щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) > Header and Footer (Колонтитулы). Щелкните на кнопке Show previous (Переход к предыдущему) или Show next (Переход к следующему), чтобы найти раздел, в котором нужно изменить колонтитул первой страницы.

2. Щелкните на кнопке Page Setup (Параметры страницы) на панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы), затем щелкните на вкладке Layout (Макет).

3. В группе Header and Footer установите флажок Different first page (Различать первые страницы), чтобы колонтитул первой страницы отличался от колонтитулов остальных страниц. Теперь в заголовке колонтитула первой страницы появится надпись First Page Header/Footer (Верхний/Нижний колонтитул первой страницы) и номер раздела. В заголовке каждого из колонтитулов остальных страниц будет только номер раздела и информация о том, какой это колонтитул (верхний или нижний).

4. Если колонтитул на первой странице вам вообще не нужен, оставьте его пустым. В противном случае введите информацию. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы). Щелкните на кнопке Show Previous (Переход к предыдущему) или Show Next (Переход к следующему), чтобы найти раздел, в котором необходимо изменить положение колонтитулов.

2. Щелкните на кнопке Page Setup (Параметры страницы) на панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы), чтобы вывести на экран окно диалога Page Setup (Параметры страницы), затем щелкните на вкладке Margins (Поля).

3. В полях области From edge (От края до колонтитула) укажите нужные значения.

4. Щелкните на кнопке О К, чтобы закрыть окно диалога Page Setup (Параметры страницы). Если нужно, внесите изменения в колонтитул и щелкните на кнопке Close (Закрыть).

Для изменения вертикальных размеров колонтитула поместите указатель мыши на верхнюю или нижнюю границу области, отведенной под колонтитул. Когда указатель мыши превратится в двунаправленную стрелку, перетащите границу вверх или вниз.

ВНИМАНИЕ Изменяя расстояние от края бумаги до колонтитула, помните, что у большинства принтеров область печати несколько меньше листа бумаги:

Шаг за шагом

1. Откройте документ, выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы), чтобы вывести на экран панель инструментов Header and Footer (Колонтитулы).

2. Введите нужную информацию в колонтитул.

3. Чтобы включить в колонтитул номер страницы, число страниц, дату или время, щелкните на соответствующей кнопке на панели Header and Footer (Колонтитулы).

ПРИМЕЧАНИЕ Текст или графика, вставленные в колонтитулы, автоматически выравниваются по левому краю. Их можно отцентрировать, нажав клавишу Tab, или выровнять по правому краю, нажав клавишу Tab дважды. Того же эффекта можно добиться с помощью кнопок на панели инструментов Formatting (Форматирование).

4. Чтобы создать нижний колонтитул, щелкните на кнопке Switch between Header and Footer (Верхний/Нижний колонтитул) и введите информацию. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

СОВЕТ При добавлении информации в колонтитул используйте кнопку Insert AutoText (Вставить автотекст) на панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы). Таким образом можно вставить имя файла, имя автора или, например, фразу «стр. № 1 из 20» (где 20 - общее число страниц).

Колонтитулы: Четные и нечетные страницы

(Для получения предварительной информации см. раздел «Колонтитулы: Создание».)

В некоторых случаях колонтитулы четных и нечетных страниц удобно делать разными. Например, в учебнике или методическом пособии на четных страницах можно поместить название и номер главы, а на нечетных — название раздела.

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы). Щелкните на кнопке Show Previous (Переход к предыдущему) или Show Next (Переход к следующему), чтобы найти раздел, в котором нужно задать колонтитулы четных и нечетных страниц.

3. В группе Header and Footer (различать колонтитулы) установите флажок Different even and odd (Различать колонтитулы четных и нечетных страниц), затем щелкните на кнопке ОК.

4. Теперь в заголовке колонтитула появятся слова Header (Верхний) или Footer (Нижний), а также even (четной) или odd (нечетной) и номер раздела.

5. Если вам вообще не нужны колонтитулы, просто оставьте их пустыми. В противном случае введите нужную информацию. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор точно в ту позицию, куда следует вставить сноску.

2. Выберите команду Insert (Вставка) > Footnote (Сноска), чтобы вывести на экран окно диалога Footnote and Endnote (Сноски). Выберите положение Endnote (Концевую) переключателя Insert (Вставить сноску).

3. Оставьте выбранным положение AutoNumber (Автоматическая) переключателя Numbering (Нумерация), чтобы использовать стиль нумерации по умолчанию.

4. Чтобы использовать другой стиль нумерации, щелкните на кнопке Option (Параметры) в нижней части окна диалога. Выберите нужный формат номера и другие параметры, затем щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в окно диалога Footnote and Endnote (Сноски).

5. Когда закончите, щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ и ввести текст сноски в соответствующем

окне. Щелкните в рабочей области, чтобы вернуться в документ и оставить панель сносок на экране, или щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть панель сносок и вернуться в документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Если вы находитесь в обычном режиме просмотра, то текст сносок нужно будет вводить в панель в нижней части окна документа. Если вы находитесь в режиме разметки страницы, текст сносок нужно будет вводить непосредственно на последней странице. Для возвращения в позицию вставки сноски в режиме разметки страницы можно использовать клавиши Shift+FS.

(См. также раздел «Переход» в главе «Начало работы».)

Нумерация страниц: В разных разделах

Когда вы добавляете номера страниц в документ, сохраняется сквозная нумерация, даже если в документе имеется несколько разделов. Однако могут быть случаи, когда вам потребуется по-разному пронумеровать страницы в разделах, например, в каждом разделе начать нумерацию заново.

(См. также раздел «Разделы: Вставка разрывов».)

Шаг за шагом

1. Разбейте документ на разделы, используя разрывы разделов, затем поместите курсор в раздел, требующий особого форматирования номеров страниц.

2. Выберите команду View (Вид) > Header and Footer (Колонтитулы) и щелкните на кнопке Switch Between Header and Footer (Верхний/Нижний колонтитул), чтобы переместиться вниз (если номера страниц располагаются внизу). Затем щелкните на кнопке Same as Previous (Как в предыдущем разделе), чтобы отжать ее и отменить применение колонтитула из предыдущего раздела.

3. Выберите команду Insert (Вставка) > Page Number (Номера страниц) и в открывшемся окне диалога щелкните на кнопке Format (Формат). В окне диалога Format (Формат) измените желаемым образом формат номера страницы.

4. Чтобы заново начать нумерацию страниц в текущем разделе, выберите положение переключателя Start at (Начать с) и введите значение в соседнее поле. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Page Number (Номера страниц), затем снова щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в документ.

Нумерация страниц: Вставка

Длинные документы удобно читать и просматривать, когда в них расставлены номера страниц. Вы можете быстро вставить номера страниц в документ, Word отформатирует их и поместит в верхний или нижний колонтитул. Для работы с номерами страниц доступны все приемы, пригодные для работы с колонтитулами. Номера ставятся внизу или вверху страницы и могут быть выровнены по левому или правому краю, а также по центру.

(См. также раздел «Колонтитулы: Создание».)

Шаг за шагом

1. В нормальном режиме или в режиме просмотра структуры страницы выберите команду Insert (Вставка) >• Page Number (Номера страниц), чтобы вывести на экран окно диалога Page Number (Номера страниц).

2. В списке Position (Положение) выберите пункт Bottom of page (Footer) (Внизу страницы (нижний колонтитул)) или Top of page (Header) (Вверху страницы (верхний колонтитул)). В списке Alignment (Выравнивание) выберите нужный вариант: Left (Слева), Center (От центра), Right (Справа), Inside (Внутри) или Outside (Снаружи).

3. Установите флажок Show number on first page (Номер на первой странице), чтобы поместить номер на первую страницу документа.

4. Чтобы изменить параметры форматирования, щелкните на кнопке Format (Формат) и измените параметры номера страницы в окне диалога Format (Формат).

5. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Page Number (Номера страниц); затем щелкните на кнопке ОК или Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ, сохранить сделанные изменения и применить их.

(См. также раздел «Нумерация страниц: Форматирование».)

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) >• Header and Footer (Колонтитулы) и найдите код номера страницы, который вы ' хотите удалить. Для перемещения между колонтитулами используйте кнопки на панели инструментов Header and Footer (Колонтитулы): Switch Between Header and Footer (Верхний/Нижний колонтитул), Show previous (Переход к предыдущему) или Show Next (Переход к следующему).

2. Выделите номер страницы, затем нажмите клавишу Delete. Щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Убедитесь, что при выделении номера страницы выделилась рамка вокруг него. Толстая штриховая рамка вокруг номера показывает, что для его вставки использовалась команда Insert (Вставка) > Page Number (Номер страницы). Поместите указатель мыши на рамку и щелкните, чтобы выделить как ее саму, так и номер страницы.

Шаг за шагом

1. В нормальном режиме или в режиме структуры страницы поместите курсор в раздел со вставленными номерами страниц и выберите команду Insert (Вставка) >• Page Number (Номера страниц).

2. Щелкните на кнопке Format (Формат) в окне диалога Page Number (Номера страниц).

3. В списке Format (Формат) выберите нужный стиль. Установите флажок Include chapter number (Включить номер главы), если это необходимо.

4. В поле Chapter starts with style (Начинается со стиля) укажите стиль для номеров глав в документе. В списке Use separator (Использовать разделитель) выберите разделитель между номерами главы и страницы.

5. Щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в окно диалога Page Number (Номера страниц); затем щелкните на кнопке ОК или Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ, сохранить сделанные изменения и применить их.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор точно в позицию, куда следует вставить сноску.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Footnote (Сноска), чтобы вывести на экран окно диалога Footnote and Endnote (Сноски). Выберите положение Footnote (Сноска) переключателя Insert (Вставить сноску).

4. Чтобы использовать другой стиль нумерации, щелкните на кнопке Option (Параметры) в нижней части окна диалога. Выберите нужный формат номера и другие параметры, затем щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Footnote and Endnote (Сноски).

5. Когда закончите, щелкните на кнопке О К, чтобы вернуться в документ и ввести текст сноски в соответствующем окне. Щелкните в рабочей области, чтобы вернуться в документ и оставить панель сносок на экране, или на кнопке Close (Закрыть), чтобы закрыть панель сносок и вернуться в документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Если вы находитесь в обычном режиме просмотра, то текст сносок нужно будет вводить в панели в нижней части окна документа. Если вы находитесь в режиме разметки страницы, текст сносок нужно будет вводить непосредственно на странице. Для возвращения в позицию вставки сноски в режиме разметки страницы можно использовать клавиши Shift+F5.

(См. также раздел «Переход» в главе «Начало работы».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку, где должно располагаться начало оглавления. Отключите вывод на экран непечатаемых символов, включая коды полей. Выберите команду Insert (Вставка) > Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели). Щелкните на вкладке Table of content (Оглавление), если она не видна на экране.

2. Щелкните на кнопке Option (Параметры), чтобы вывести на экран окно диалога Table of contents option (Параметры оглавления). Для некоторых стилей из числа перечисленных в списке Available style (Доступные стили) укажите уровень для оглавления. Если установить флажок Table entry field (Поля элементов оглавления), то сборка оглавления произойдет с использованием полей элементов оглавления. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели).

3. Установите флажок Show page number (Показать номера страниц), чтобы номера страниц отображались в оглавлении. Установите флажок Right align page number (Номера страниц по правому краю), чтобы выровнять их по правому краю.

4. В поле Show level (Укажите уровни) установите нужное значение для уровней заголовков, которые должны включаться в оглавление. Выберите стиль заполнителя в соответствующем списке. Щелкните на кнопке О К, чтобы составить оглавление.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку, где должно располагаться начало оглавления. Отключите вывод на экран непечатаемых символов, включая коды. полей.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >- Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели). Щелкните на вкладке Table of content (Оглавление), если она не видна на экране.

3. В списке Format (Формат) выберите вариант оформления. В поле Print Preview (Образец) вы увидите пример оформления.

4. Установите флажок Show number page (Показать номера страниц), чтобы номера страниц отображались в оглав-

лении. Установите флажок Right align page number (Номера страниц по правому краю), чтобы выровнять номера страниц по правому краю.

5. В поле Show level (Уровни) укажите нужное значение для уровней заголовков, которые должны включаться в оглавление. Выберите стиль заполнителя в соответствующем списке. Щелкните на кнопке ОК, чтобы составить оглавление.

Шаг за шагом

1. Введите текст, который должен содержаться в ссылке (например, См. также). Поместите курсор точно в пози-

цию вставки ссылки. Выберите команду Insert (Вставка) > Cross-reference (Перекрестная ссылка), чтобы вывести на экран окно диалога Cross-reference (Перекрестная ссылка).

2. В списке Reference type (Тип ссылки) укажите нужный тип ссылки (например, Heading (Заголовок)) и затем в списке Insert reference to (Вставить ссылку на) укажите нужный вариант типа данных для вставки в документ.

3. Если вам нужно вставить гиперссылку, установите флажок Insert as hyperlink (Вставить как гиперссылку).

4. В зависимости от выбора, сделанного на шаге 2, список в центральной части окна будет отображать соответствующие элементы документа. Выберите нужный элемент и щелкните на кнопке Insert (Вставить).

5. Повторите шаги 2, 3 и 4 для всех ссылок, которые необходимо вставить в документ. Когда закончите, щелкните на кнопке Close (Закрыть).

СОВЕТ Если окно диалога заслоняет текст документа, щелкните на заголовке окна и перетащите его в удобное место. Щелкая мышью, вы можете переключаться из документа в окно и обратно, чтобы попеременно вводить текст и вставлять ссылки.

(См. также разделы «Гиперссылки: Автоформат при вводе» и «Гиперссылки: Вставка документа» в главе «Работа в Ин-тернете».)

Предметный указатель: Добавление элементов

В предметном указателе приводится список тем, обсуждаемых в документе, вместе со ссылками на номера страниц, содержащих соответствующую информацию. Без предметного указателя читателю трудно ориентироваться в длинных документах.

В создании предметного указателя можно выделить два этапа — разметку элементов указателя и его составление.

(См. также раздел «Предметный указатель: Составление».)

Шаг за шагом

1. Выделите слово, которое необходимо включить в указатель, затем выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран соответствующее окно диалога.

2. Щелкните на вкладке Index (Указатель), если она не видна на экране. Щелкните на кнопке Mark entry (Пометить элемент), чтобы вывести на экран окно диалога Mark Index Entry (Определение элемента указателя).

3. Слово или слова, которые вы выделили на шаге 1, появятся в поле Main entry (Основной элемент); чтобы изменить эти слова, щелкните в поле и исправьте текст.

4. Выберите одно из следующих положений переключателя: Cross-reference (Перекрестная ссылка), Current page (Текущая страница) или Page range (Диапазон страниц). Затем щелкните на кнопке Mark (Пометить). Окно диалога останется открытым, чтобы можно было расставить пометки в нескольких местах.

5. Если необходимо, переместите окно диалога, чтобы пометить следующее слово. Повторяйте шаги 3 и 4, пока не пометите все нужные слова. Когда закончите разметку, щелкните на кнопке Cancel (Отмена).

ПРИМЕЧАНИЕ В окне диалога Main Index entry (Определение элемента указателя) по умолчанию выбрано положение переключателя Current page (Текущая страница). Если вы хотите создать ссылку на текстовый элемент, например «см. что-то», выберите положение переключателя Cross-reference (Перекрестная ссылка). Чтобы включить в указатель ссылку на диапазон страниц, а не на одну страницу, сначала создайте закладку для этого диапазона страниц. Для оформления номеров страниц можно использовать флажки Bold (Полужирный) и Italic (Курсив).

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку, где должно располагаться начало указателя. Отключите вывод на экран непечатаемых символов, включая коды полей.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели). Щелкните на вкладке Index (Указатель), если она не видна на экране. Укажите тип указателя (Indented (С отступом) или Run-in (Без отступа)).

3. В списке View (Вид) выберите вариант оформления указателя. В поле Print Preview (Образец) вы увидите пример этого оформления.

4. Установите флажок Right align page nimibers (Номера страниц по правому краю), чтобы выровнять номера страниц по правому краю.

5. Чтобы расположить указатель более чем в двух колонках, задайте их число в поле Column (Колонки). Щелкните на кнопке ОК, чтобы создать указатель.

Шаг за шагом

1. Чтобы распечатать примечания в конце документа, выберите команду Rie (Файл) >• Print (Печать), чтобы вывести на экран окно диалога Print (Печать).

2. Щелкните на кнопке Option (Параметры) в нижней части окна диалога. Установите флажок Comment (Примечания) в группе Include with document (Печатать вместе с документом) и щелкните на кнопке ОК.

3. Если необходимо, в списке Print what (Напечатать что) выберите пункт Document (Документ) и щелкните на кнопке ОК, чтобы распечатать примечания вместе с документом.

СОВЕТ Чтобы распечатать только примечания, выберите команду File (Файл) > Print (Печать). Откроется окно диалога Print (Печать). В списке Print what (Напечатать что) выберите пункт Comment (Примечания) и щелкните на кнопке ОК. Примечания будут распечатаны в виде абзацев со ссылками на страницы, номерами примечаний и их текстом.

Шаг за шагом

1. Выберите команду View (Вид) > Comments (Примечания), чтобы вывести на экран окно примечаний и панель инструментов Reviewing (Рецензирование). Ближайшее примечание будет выделено, а в панели примечаний в нижней части окна будет виден текст всех примечаний.

2. Вы можете либо переходить от примечания к примечанию на панели примечаний, либо щелкнуть в рабочей области документа, а затем на кнопке Next Comment (Следующее примечание) на панели рецензирования.

3. Чтобы просмотреть примечания конкретного рецензента, выберите его имя в списке Who (Кто) на панели примечаний.

4. Чтобы внести изменения в текст примечаний, щелкните в окне примечаний и затем используйте все обычные приемы правки текста.

5. Когда закончите работу с примечаниями, щелкните на кнопке Close (Закрыть).

ПРИМЕЧАНИЕ При использовании кнопки Next comment (Следующее примечание) на панели инструментов рецензирования соответствующее примечание выделяется и его текст появляется на экране.

СОВЕТ Если вы просто хотите просмотреть примечание, поместите , курсор на выделенный текст или метку примечания. Текст примечания появится в виде всплывающей подсказки.

Шаг за шагом

1. Выделите текст или объект, к которому следует добавить примечание, либо просто поместите курсор в текст.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Comment (Примечание), чтобы отметить место вставки примечания и открыть окно для ввода текста.

3. Введите текст примечания в открывшееся окно в нижней части документа и щелкните на кнопке Close (Закрыть), чтобы вернуться в документ.

ПРИМЕЧАНИЕ Если нажать кнопку Show/Hide (Непечатаемые символы) на стандартной панели инструментов, то метки примечаний будут видны на экране. Чтобы удалить примечание, выделите такую метку и нажмите клавишу Delete.

Разделы: Вставка разрывов

Разрывы разделов нужны для различного форматирования разных частей документа. Например, число колонок на странице в серьезных публикациях типа бюллетеней или брошюр может меняться.

(См. также разделы «Колонки: Создание многоколоночно-го-текста» и «Колонки: Создание колонок разной ширины» в главе «Форматирование».)

Разрывы раздела также помогут вам при создании документа, разделенного на главы. Обычно при этом очередная глава начинается с нечетной страницы и в ней меняются колонтитулы и нумерация страниц.

(См. также раздел «Колонтитулы: Создание».)

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку вставки разрыва, затем выберите команду Insert (Вставка) >• Break (Разрыв), чтобы вывести на экран окно диалога Break (Разрыв).

2. Выберите одно из положений переключателя Section break types (Разрывы разделов). Варианты приведены на следующей странице.

Next page (Co следующей страницы)	С начала следующей страницы
Continuous (На текущей странице)	В текущей позиции курсора
Even page (С четной страницы)	На следующей четной странице (чаще всего это страница слева)
Odd page (С нечетной страницы)	На следующей нечетной странице (чаще всего это страница справа)

3. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ.

1 СОВЕТ Используйте разрыв раздела на текущей странице, чтобы выровнять высоту колонок на странице. Вставьте разрыв раздела в конец документа с текстом, оформленным в колонки, если последняя колонка занимает отведенное ей место не полностью.

ПРИМЕЧАНИЕ В некоторых случаях Word автоматически вставляет разрывы разделов. Когда вы оформляете часть текста в несколько колонок, Word вставляет разрыв раздела до и после выделенного фрагмента. Кроме того, если вы меняете параметры страницы, поля, ориентацию и т. д., Word тоже будет вставлять в документ разрывы разделов.

Разделы: Поиск

Возможно, после разбиения документа на разделы понадобится быстро перемещаться из раздела в раздел или удалять ставшие ненужными разрывы разделов.

(См. также раздел «Разделы: Удаление разрывов».)

Шаг за шагом

1. Нажмите клавиши Ctrl+F, чтобы начать процесс поиска. Откроется окно диалога Find (Найти). Щелкните на кноп-

ке More (Больше), чтобы увидеть дополнительные параметры поиска.

2. Щелкните на кнопке Special (Специальный) и в появившемся меню выберите пункт Section Break (Разрыв раздела).

3. Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее). Когда программа найдет разрыв раздела, вы можете его не увидеть, если он окажется закрытым окном диалога. Перетащите окно поиска в другое место экрана. Чтобы продолжить поиск, снова щелкните на кнопке Find Next (Найти далее).

4. Если нужно прекратить поиск, щелкните на кнопке Cancel (Отмена). В противном случае Word выведет на экран сообщение, что поиск был проведен во всем документе. Щелкните на кнопке ОК, затем накнопке Cancel (Отмена).

Шаг за шагом

1. Нажмите клавиши Ctrl+H, чтобы вывести на экран окно диалога Find and replace (Найти и заменить), затем щелкните на кнопке More (Больше), чтобы увидеть дополнительные параметры поиска.

2. Щелкните в поле Find what (Найти), затем на кнопке Special (Специальный) и выберите в появившемся меню пункт Section break (Разрыв раздела). Не вводите ничего в поле Replace (Заменить на).

3. Щелкните на кнопке Find Next (Найти далее), чтобы найти ближайший разрыв раздела. Найденный разрыв будет

выделен. Чтобы продолжить поиск, используйте кнопку Find Next (Найти далее); чтобы удалить разрыв раздела, щелкните на кнопке Replace (Заменить).

4. Чтобы таким образом удалить все разрывы разделов, щелкните на кнопке Replace all (Заменить все). Word сообщит, сколько замен было сделано; вам останется только щелкнуть на кнопке ОК и затем на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в документ.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку, где должно располагаться начало списка иллюстраций. Отключите вывод на экран непечатаемых символов, включая коды полей.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели). Щелкните на вкладке Table of Figure (Список иллюстраций), если она не видна на экране.

3. В списке Caption label (Название) выделите тип названий, которые будут включены в таблицу. Затем в списке Format (Вид) выберите вариант оформления таблицы, который появится в поле Print Preview (Образец).

4. Установите флажок Show number page (Показать номера страниц), чтобы номера страниц отображались в списке.

Установите флажок Right align page numbers (Номера страниц по правому краю), чтобы выровнять номера страниц по правому краю.

5. Установите флажок Include label and number (Полное название), чтобы подписи и номера иллюстраций были перечислены в таблице вместе. Выберите стиль заполнителя в соответствующем списке. Щелкните на кнопке О К, чтобы составить список иллюстраций.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку начала будущего оглавления.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели), затем щелкните на вкладке Table of Contents (Оглавление).

3. В списке Format (Вид) выберите вариант оформления , оглавления. В поле Print Preview (Образец) вы увидите, как будет выглядеть данный вариант оформления.

4. Чтобы не отображать номера страниц, снимите флажок Show page numbers (Показать номера страниц). Для выравнивания номеров страниц по правому краю установите флажок Right align page numbers (Номера страниц по правому краю).

5. Для изменения типа заполнителя выберите нужный вариант в списке Tab leader (Заполнитель). Щелкните на кнопке ОК, чтобы вставить оглавление.

Шаг за шагом

1. В любом режиме просмотра и в любой точке документа выберите команду Format (Формат) >• Bullets and Numbering (Список). Щелкните на вкладке Outline Numbered (Многоуровневый), если она не видна.

2. Выберите один из предлагаемых вариантов. В группе Numbering (Нумерация) выберите положение переключателя Restart numbering (Начать заново) или Continue previous list (Продолжить).

3. Для изменения стиля нумерации или маркеров щелкните на кнопке Customize (Изменить), чтобы вывести на экран окно диалога Customize numbered list (Изменение многоуровневого списка).

4. Выберите нужные параметры. Если вам мало этих параметров, щелкните на кнопке More (Больше). Затем щелкните на кнопке ОК или на кнопке Cancel (Отмена), чтобы вернуться в окно диалога Bullets and Numbering (Список). Щелкните на кнопке ОК, чтобы применить выбранный вариант форматирования.

Шаг за шагом

1. Перейдите в режим структуры и щелкните на кнопке Show All Headings (Все заголовки) на панели инструментов Outlining (Структура), чтобы увидеть документ целиком. Щелкните на ней еще раз, чтобы увидеть только заголовки без основного текста.

2. Щелкните на одной из кнопок с нужным номером Show Heading (Показать заголовки), чтобы вывести на экран структуру до указанного уровня включительно.

3. Поместите курсор в заголовок, который нужно развернуть или свернуть. Щелкните на кнопке Collapse (Свернуть) или Expand (Развернуть).

4. Поместите указатель мыши на знак «плюс» или «минус» слева от заголовка, который нужно развернуть или свернуть. Дважды щелкните на нем, чтобы развернуть или свернуть соответствующие абзацы.

ПРИМЕЧАНИЕ Если вы работаете с мышью IntelliMouse, то для развертывания и свертывания структуры можно использовать колесо мыши. Щелкните на нужном заголовке, удерживайте нажатой клавишу Shift и крутите колесо мыши вперед для развертывания структуры или назад для ее свертывания.

Структура: Реорганизация

(Для получения предварительной информации см. раздел «Структура: Создание».)

Одно из главных преимуществ работы в режиме структуры заключается в том, что этот режим позволяет легко реорганизовать документ. Конечно, с помощью стандартных приемов работы в программе Word вы также можете выделить любой фрагмент текста. Однако в режиме структуры для выделения используются способы, позволяющие значительно экономить время.

Когда вы выделяете заголовок в режиме структуры, щелкнув на символе структуры слева от него, вы тем самым выделяете и все подчиненные ему абзацы.

Шаг за шагом

1. Перейдите в режим структуры.

2. Сверните или разверните структуру до нужного уровня.

3. Поместите указатель мыши на символ структуры («плюс» или «минус») слева от нужного заголовка. Когда указатель изменит свой вид, перетащите заголовок в другое место.

ПРИМЕЧАНИЕ Если вы не сильны в перетаскивании, то можете выделить заголовок, который нужно переместить, и затем использовать кнопки Move Up (Переместить вверх) или Move Down (Переместить вниз) на панели инструментов Outlining (Структура).

Структура: Создание

Режим структуры помогает грамотно организовывать документ в процессе его создания. Чтобы составить впечатление о документе, можно вывести на экран только заголовки определенного уровня. Вообще говоря, средства Word для работы со структурой документа являются одной из самых эффективных возможностей этой программы.

Шаг за шагом

1. В новом документе или в окне существующего документа щелкните на кнопке Outline View (Режим структуры), расположенной слева на горизонтальной полосе прокрутки.

2. Введите заголовок или выделите текст, который вы хотите превратить в заголовок. Щелкните на подходящей кнопке на панели Outlining (Структура), чтобы назначить уровень заголовка для" выделенного фрагмента.

3. Переместитесь в конец строки и нажмите клавишу Enter, чтобы закончить ввод строки и начать новый абзац того же уровня.

4. Нажмите клавишу Tab, чтобы понизить уровень абзаца, или клавиши Shift+Tab, чтобы его повысить.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в абзац, форматирование которого требует изменений. Выберите команду Format (Формат) >• Style (Стиль), чтобы вывести на экран окно диалога Style (Стиль).

2. Если необходимо, выделите нужное название стиля в списке Styles (Стили). Щелкните на кнопке Modify (Изме-

нить), чтобы вывести на экран окно диалога Modify Style (Изменение стиля).

3. Щелкните на кнопке Format (Формат), чтобы увидеть список элементов стиля, которые можно изменять. Выберите один из вариантов: Font (Шрифт), Paragraph (Абзац), Tab (Табуляция), Border (Граница), Language (Язык), Frame (Рамка) или Numbering (Нумерация).

4. Внесите необходимые изменения в появившемся окне диалога и щелкните на кнопке (Ж, чтобы вернуться в окно диалога Modify Style (Изменение стиля).

5. Повторите шаги 3 и 4 для каждого элемента стиля, который вы хотите изменить. После внесения изменений установите флажок Add to template (Добавить в шаблон) и щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в окно диалога Style (Стиль). Затем щелкните на кнопке Apply (Применить).

(См. также раздел «Стили: Обновление существующих документов» в главе «Форматирование».)

Шаг за шагом

1. Выделите текст ссылки или поместите курсор в точку вставки ссылки. Выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавле-

ние и указатели), затем щелкните на вкладке Table of Authorities (Таблица ссылок), чтобы вывести ее на передний план.

2. Щелкните на кнопке Mark Citation (Пометить), чтобы вывести на экран окно диалога Mark Citation (Определение элемента таблицы ссылок). Выделенный текст появится в полях Selected text (Выделенный текст) и Short citation (Краткая форма). Если текста в полях нет, щелкните в поле Selected text (Выделенный текст) и введите информацию.

3. Разверните список Category (Категория) и выберите нужную категорию. Затем внесите изменения в текст в поле Short citation (Краткая форма), чтобы он соответствовал принятому в документе стилю цитирования. Следите за пунктуацией, сокращениями и употреблением прописных и строчных букв.

4. Щелкните на кнопке Mark (Пометить), чтобы пометить данный элемент, или щелкните на кнопке Mark All (Пометить все). В последнем случае Word проведет поиск в документе и пометит все краткие и полные формы, которые удовлетворяют выбранному условию.

5. Окно диалога Mark Citation (Определение элемента таблицы ссылок) останется открытым, и вы сможете продолжать разметку. Выделите новый текст и повторите шаги 3 и 4. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вернуться в документ.

6. Чтобы поместить таблицу ссылок в документ, вам придется составить ее после завершения разметки элементов.

ПРИМЕЧАНИЕ Вы можете использовать кнопку Next Citation (Следующая) для поиска распространенных в юридической и деловой практике английских сокращений («in re», <v.», <lbid.» или <Sess.»), а затем повторить шаги Зи 4.

Шаг за шагом

1. Поместите курсор в точку, где должно располагаться начало таблицы ссылок. Отключите вывод на экран непечатаемых символов, включая коды полей.

2. Выберите команду Insert (Вставка) >• Index and tables (Оглавление и указатели), чтобы вывести на экран окно диалога Index and tables (Оглавление и указатели). Щелкните на вкладке Table of Authorities (Таблица ссылок), если она не видна на экране.

3. В списке Format (Вид) выберите вариант оформления оглавления. В поле Print Preview (Образец) вы увидите пример оформления.

4. Установите флажок Use passim (Везде), чтобы подставить в таблицу слова «по тексту» для ссылок, которые встречаются более чем на пяти страницах. Установите флажок Keep original format (Сохранить исходный формат), чтобы сохранить форматирование символов для длинных ссылок.

5. В списке Category (Категории) выберите категорию для таблицы, затем выберите стиль заполнителя. Щелкните на кнопке О К, чтобы составить таблицу.

Если вам нужна исчерпывающая информация, обратитесь к книге «Эффективная работа с Microsoft Word 2000», выпу-щеную издательством «Питер».

Список иллюстраций: Создание

Список иллюстраций: Создание

Все созданные подписи и названия, относящиеся к рисункам, таблицам или формулам, можно собрать в список иллюстраций. Например, в собранной таким образом таблице для иллюстраций будет содержаться список всех иллюстраций с номерами страниц. Прежде чем составлять такую таблицу, необходимо добавить подписи к соответствующим объектам.

(См. также раздел «Заголовки: Добавление» в главе «Таблицы».)

Структура: Форматирование

Структура: Форматирование

Когда вы создаете в документе структуру, на самом деле вы оформляете выбранные элементы этого документа с помощью стилей. Стиль Heading 1 (Заголовок 1) применяется к заголовкам первого уровня, Heading 2 (Заголовок 2) — к заголовкам второго и так далее до девятого уровня. Когда вы выходите из режима структуры, результат применения стилей остается.

Если вам требуется изменить форматирование заголовков в документе, следует просто переопределить стили, соответствующие этим заголовкам.

Структура: Нумерация

Структура: Нумерация

(Для получения предварительной информации см. раздел «Структура: Создание».)

Вам обязательно придется столкнуться с нумерацией. Юридические и финансовые документы, контракты, проекты — вот только некоторые примеры документов, в которых требуется нумерация пунктов. В режиме структуры любые действия с нумерацией реализуются очень быстро. Вы можете не только применить нумерацию, но и поменять формат номера.

Структура: Отображение уровней

Режим структуры, позволяющий отображать и скрывать уровни структуры, очень удобен. С его помощью можно свернуть документ до заголовков первого уровня, чтобы увидеть общую организацию документа; кроме того, в этом режиме вы можете перемещать целые разделы, перетаскивая мышью соответствующие заголовки.

(См. также раздел «Структура: Реорганизация».)

Word позволяет вывести на экран все уровни структуры документа, включая основной текст. Чтобы просмотреть отдельные разделы в документе, можно использовать кнопки Collapse (Свернуть) и Expand (Развернуть).

Структура: Заголовки в оглавлении

Структура: Заголовки в оглавлении

(Для получения предварительной информации см. раздел «Структура: Создание».)

Если вам нужно создать оглавление, то проще всего составить его с помощью встроенных стилей заголовков. Word создает оглавление на основе заголовков разных уровней и соответствующих им номеров страниц.

Можно также задать собственные стили для включаемых в оглавление заголовков.

(См. также раздел «Оглавление: Специальные стили заголовков».)

ссылок: Разметка элементов

Таблица ссылок: Разметка элементов

Таблица ссылок используется, например, в юридических документах, где встречаются цитаты и ссылки. Таблица ссылок похожа на предметный указатель, но она составляется в особом формате, принятом в судопроизводстве. В таком формате ссылка будет выглядеть примерно так: Johnson v. Johnson, 58 Wn. 2d 243 (1961) 5,6. Чтобы создать таблицу ссылок, сначала следует разметить ее элементы в тексте документа.

ссылок: Составление

Таблица ссылок: Составление

(Для получения предварительной информации см. раздел «Таблица ссылок: Разметка элементов».)

После разметки элементов таблицы ссылок можно приступать к ее составлению.

Закладки: Переход

Закладки: Переход

(Для получения предварительной информации см. раздел «Закладки: Создание».)

Чтобы быстро перейти к закладке, можно использовать команду Insert (Вставка) > Bookmark (Закладка) или Edit (Правка) > Go to (Перейти). По умолчанию в окне диалога Bookmark (Закладка) закладки расположены в алфавитном порядке.

(См. также раздел «Переход» в главе «Начало работы».)

Закладки: Удаление

Закладки: Удаление

Закладка, которая больше не нужна в документе, может быть легко удалена.

(Для получения предварительной информации см. раздел «Закладки: Создание».)