Работа с существующим документом
Сохранив документ в файл, вы можете открыть его снова и продолжить работу. Чтобы открыть документ, воспользуйтесь кнопкой Открыть (Open) на панели инструментов Стандартная или аналогичной командой на панели задачи Создание документа (New Document). С помощью этой панели можно создать новый документ на основе существующего, что особенно удобно, когда требуется сохранить исходный документ без изменений.
Прежде чем вводить текст, следует установить курсор, щелкнув мышью в нужной позиции или переместив в нее курсор с помощью клавиш и их сочетаний. Например, нажатие на клавишу (End) перемещает курсор в конец строки, а одновременное нажатие на клавиши (Ctrl) и (End) - в конец документа. Чтобы воспользоваться сочетанием клавиш, нажмите и удерживайте первую из них (например, (Ctrl)), а затем нажмите на вторую (например, (End)). После того как действие выполнено, отпустите обе клавиши.
В следующей таблице представлены клавиши, которые используются для перемещения курсора.
( | На один символ влево |
( | На один символ вправо |
( | На одну строку вниз |
( | На одну строку вверх |
| (Ctrl)+( | На одно слово влево |
| (Ctrl)+( | На одно слово вправо |
| (Home) | В начало текущей строки |
| (End) | В конец текущей строки |
| (Ctrl)+ (Home) | В начало документа |
| (Ctrl)+ (End) | В конец документа |
| (Ctrl)+ (PageUp) | В начало предыдущей страницы |
| (Ctrl)+ (PageDown) | В начало следующей страницы |
| (PageUp) | На один экран вверх |
| (PageDown) | На один экран вниз |
Для перемещения по документу можно также воспользоваться вертикальной и горизонтальной полосами прокрутки. При этом, однако, изменяется лишь отображение документа в окне, а курсор остается на месте. Например, если перетащить ползунок в самый низ вертикальной полосы прокрутки, на экране отобразится конец документа, но курсор останется в той же позиции, в которой находился. Положение курсора отображается в строке состояния, где указывается номер страницы, раздел, строка и колонка. Стрелки, расположенные в концах вертикальной полосы прокрутки, перемещают окно документа на одну строку вверх или вниз, а стрелки на горизонтальной полосе прокрутки - на один символ вправо или влево.
Для просмотра длинных документов можно воспользоваться кнопкой Выбор объекта перехода (Select Browse Object)
Каждому открытому документу соответствует кнопка на панели задач, на которой указан значок программы Word и имя документа. Кнопка активного документа нажата. Чтобы осуществить переход от одного документа к другому, щелкните на кнопке документа на панели задач или воспользуйтесь меню Окно (Window), которое содержит список открытых документов. Текущий документ помечен галочкой.
В весенний период компания "Все для сада" рассылает своим клиентам письма, рекламирующие новые товары. Прежде чем приступить к рассылке, сотрудник компании просматривает прошлогодние письма, чтобы выяснить, какие данные нужно изменить.
ExistDoc , OpenDoc
В этом упражнении вы откроете документ, выполните его просмотр, а затем переместитесь в другой документ.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Переместитесь в папку Office XP SBS на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке Word, а затем щелкните дважды на папке Chap01. Щелкните дважды на файле ExistDoc, чтобы открыть его в окне Word. Совет. Если при попытке открыть документ возникают проблемы, попробуйте его восстановить. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open), выделите нужный файл, щелкните на стрелке кнопки Открыть (Open), а затем щелкните на Открыть и восстановить (Open and Repair). В приветствии щелкните после восклицательного знака"!", чтобы позиционировать курсор. Нажмите на клавишу (Home), чтобы поместить курсор в начало строки.Нажмите на клавишу (
Редактирование документа
Под редактированием документа понимаются такие действия, как вставка и удаление слов и символов, исправление ошибок, а также копирование и перемещение фрагментов текста. Помимо этого, редактирование включает поиск и замену текста и форматирование документа.
Чтобы вставить текст, поместите курсор в нужную позицию и начните печатать. Существующий текст при этом сдвигается вправо, уступая место вводимым символам, а при достижении правого поля страницы автоматически переносится в новую строку.
В большинстве случаев, прежде чем приступать к редактированию текста, следует выделить нужный фрагмент. Выделенный фрагмент отображается светлыми символами на темном фоне. Для быстрого выделения текста можно воспользоваться областью выделения, которая представляет собой пустую область, расположенную вдоль левого края документа. Если поместить указатель в область выделения, он принимает вид направленной вправо наклонной стрелки. Для отмены выделения достаточно щелкнуть в любом месте документа вне выделенного фрагмента.
увеличить изображение
В следующей таблице представлены способы выделения текста в документе.
| Слово | Щелкните дважды на слове. |
| Строку | Щелкните в области выделения слева от строки |
| Предложение | Нажав на клавишу (Ctrl), щелкните в любом месте предложения. Будет выделен фрагмент текста, начиная с первого символа предложения и кончая пробелом, следующим за точкой. |
| Абзац | Щелкните дважды в области выделения слева от абзаца или щелкните трижды в любом месте абзаца |
| Чтобы выделить | Сделайте следующее |
| Весь документ | Нажав на клавишу (Ctrl), щелкните в любом месте области выделения или щелкните трижды в области выделения. |
Удаление текста в документе осуществляется очень просто. Для исправления небольших ошибок можно воспользоваться клавишами (Backspace) и (Delete), которые удаляют символы по одному соответственно слева или справа от курсора. Если удаляется большой фрагмент текста, нужно выделить его, а затем нажать на клавишу (Backspace) или (Delete).
При редактировании документа Word отслеживает все изменения, что позволяет легко отменить любые изменения и восстановить исходный текст. Это очень удобно, если допущена ошибка, например, случайно удалено нужное слово. Чтобы отменить последнее изменение, щелкните на кнопке Отменить (Undo)
Отмененное действие можно повторить, щелкнув на кнопке Вернуть (Redo)
Сотрудник компании " Все для сада" должен подготовить письма, которые будут рассылаться клиентам в рамках весенней рекламной кампании. Проще всего сделать это, отредактировав письмо, рассылавшееся в прошлом году.
EditDoc
В этом упражнении вы откроете существующий документ, вставите и удалите текст, отмените удаление, скопируете предложение и переместите абзац.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
увеличить изображение
Решение проблем. Отображение буфера обмена определяется параметрами функции Буфер обмена (Office Clipboard). Чтобы получить доступ к этим параметрам, щелкните на кнопке Параметры (Options) внизу панели задачи Буфер обмена (Clipboard). Нажмите на клавиши (Ctrl) + (End), чтобы переместить курсор в конец документа, а затем нажмите на клавишу (Enter), чтобы вставить пустую строку. На панели задачи Буфер обмена (Clipboard) щелкните на элементе "Желаем успехов!", чтобы поместить текст из буфера в документ. Решение проблем. Если рядом со вставленным текстом появилась кнопка Параметры вставки (Paste Options), не обращайте на нее внимания. Эта кнопка открывает список параметров, которые определяют способ вставки информации в документ.На панели задачи Буфер обмена (Clipboard) щелкните на кнопке Закрыть (Close)
Замена текста в документе
В процессе ввода текста Word автоматически исправляет распространенные орфографические ошибки. Например, если вы напечатали слово "брошура", Word заменит его на "брошюра" сразу же после ввода пробела. Корректировка текста такого рода реализуется с помощью функции Автозамена (AutoCorrect). Помимо исправления ошибок, функция автозамены используется для замены сокращений словами или фразами, определенными с помощью элемента автозамены. Чтобы создать элемент автозамены, воспользуйтесь диалоговым окном Автозамена (AutoCorrect), которое открывается из меню Сервис (Tools).
Можно отменить автозамену или отключить параметры функции Автозамена (AutoCorrect), щелкнув на кнопке Параметры автозамены (AutoCorrect Options)
Помимо автозамены, Word позволяет находить и заменять фрагменты текста с помощью диалогового окна Найти и заменить (Find And Replace), которое открывается из меню Правка (Edit). На вкладке Заменить (Replace) щелкните на кнопке Найти далее (Find Next), чтобы найти очередное вхождение текста, указанного в поле Найти (Find what), а затем щелкните на кнопке Заменить (Replace), чтобы заменить его на текст, заданный в поле Заменить на (Replace With). Чтобы заменить все вхождения искомого текста, щелкните на кнопке Заменить все (Replace All). Если требуется только найти текст, не заменяя его, воспользуйтесь вкладкой Find (Найти).
ReplaceText
В этом упражнении вы измените установки автозамены, добавите элемент автозамены, а затем выполните поиск и замену заданной фразы.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).Перейдите в папку Office XP SBS, щелкните дважды на папке Word , щелкните дважды на папке Chap01, а затем щелкните дважды на файле ReplaceText. Откроется документ ReplaceText.В меню Сервис (Tools) щелкните на команде Параметры автозамены (AutoCorrect Options). Появится диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect) с открытой вкладкой Автозамена (AutoCorrect).Очистите флажок Делать первые буквы предложений прописными (Capitalize first letter of sentences), чтобы Word не преобразовывал букву, следующую за точкой, в прописную.Щелкните в поле Заменить (Replace) и введите вдс.Нажмите на клавишу (Tab), чтобы переместить курсор в поле На (With).Введите Все для сада.
Щелкните на кнопке Добавить (Add), чтобы добавить элемент в список автозамены. Word будет производить подстановку нового элемента автозамены сразу же после ввода сокращения и нажатия на клавишу (Spacebar).Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Автозамена (AutoCorrect).Нажмите на клавиши (Ctrl)+(End), чтобы поместить курсор в конец документа.Введите вдс и нажмите на клавишу (Spacebar). Произойдет замена "вдс" на "Все для сада".Нажмите на клавиши (Ctrl)+(Home), чтобы поместить курсор в начало документа.В меню Правка (Edit) щелкните на команде Заменить (Replace). Появится диалоговое окно Найти и заменить (Find And Replace).
В поле Найти (Find what) введите Советы садоводам и нажмите на клавишу (Tab), чтобы перейти в поле Заменить на (Replace With).В поле Заменить на (Replace With) введите Современный сад и щелкните на кнопке Найти далее (Find Next). Word найдет и выделит первое вхождение текста "Советы садоводам".Щелкните на кнопке Заменить (Replace). Выделенное вхождение заменится на текст "Современный сад" и будет выделено следующее вхождение.Щелкните на кнопке Заменить все (Replace All). Появится сообщение, в котором указано, что произведено три замены.Щелкните на кнопке ОК, а затем щелкните на кнопке Закрыть (Close), чтобы закрыть диалоговое окно Найти и заменить (Find And Replace).На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранение документа (Save), чтобы сохранить документ.В окне документа щелкните на кнопке Закрыть (Close)
Использование анимации
Если документ предназначен для пользователей компьютеров, можно применить эффект анимации, чтобы привлечь внимание читателя к отдельным словам и фразам. В зависимости от выбранного эффекта, текст будет мигать, вспыхивать или вибрировать. Чтобы применить анимацию, выполните следующие шаги.
Выделите нужный фрагмент текста. В меню Формат (Format) щелкните на команде Шрифт (Font). Щелкните на вкладке Анимация (Animation). В поле Вид анимации (Animation) выделите нужный эффект. Щелкните на кнопке ОК.
Изменение внешнего вида абзаца
Можно улучшить внешний вид абзаца, изменив отступы, интервалы, выравнивание текста и заключив абзац в рамку с тенью. В Word под абзацем понимается фрагмент текста, заключенный между двумя маркерами абзаца. Маркер абзаца представляет собой непечатаемый символ, который образуется при нажатии на клавишу (Enter). Другим примером непечатаемых символов являются позиции табуляции, которые используются для размещения текста в колонках. Позиции табуляции указывают место в строке, куда переместится курсор при очередном нажатии на клавишу (Tab).
Отступы абзаца определяют расстояние между левым или правым краем абзаца и соответствующим полем страницы. Размер полей задается в диалоговом окне Параметры страницы (Page Options), которое открывается из меню Файл (File).
Для установки отступов абзацев и позиций табуляции можно воспользоваться горизонтальной линейкой, расположенной вверху окна документа. По умолчанию позиции табуляции располагаются через каждые 1,27 см (полдюйма). Кнопка в начале линейки, называемая индикатором табуляции, позволяет задать выравнивание текста, причем значок на индикаторе отображает текущий тип выравнивания (например, по левому краю или по центру). Чтобы установить позицию табуляции, нужно выбрать тип выравнивания с помощью индикатора, а затем щелкнуть на нужной отметке на горизонтальной линейке. Если позиция табуляции не нужна, ее можно удалить, перетащив с линейки в окно документа.
Установив позицию табуляции, поместите курсор слева от текста, который нужно выровнять, и нажмите на клавишу (Tab). Текст сдвинется к следующей позиции табуляции с учетом заданного типа выравнивания. Например, если вы задали выравнивание по центру, текст сдвинется вправо и разместится таким образом, чтобы позиция табуляции совпала с серединой текста.
Совет. Чтобы упростить выравнивание текста, можно отобразить на экране маркеры форматирования, щелкнув на кнопке Непечатаемые символы (Show/ Hide ¶) на панели инструментов Стандартная. Маркеры форматирования управляют размещением текста на странице. Так, например, маркер (¶) указывает на абзац, а маркер (>) обозначает позицию табуляции. Чтобы убрать с экрана маркеры форматирования, снова щелкните на кнопке Непечатаемые символы (Show/ Hide ¶).
Помимо позиций табуляции, горизонтальная линейка включает специальные маркеры, управляющие отступом текста от полей страницы. Следующая таблица содержит перечень маркеров отступов и их описание.
| Отступ первой строки |  | Определяет позицию начала первой строки абзаца. |
| Выступ |  | Определяет позицию начала второй и всех последующих строк абзаца. |
| Отступ слева |  | Определяет положение левого края абзаца. При изменении левого отступа перемещается весь левый край абзаца. |
| Отступ справа | | Определяет позицию, где текст переносится в следующую строку. По умолчанию маркер правого отступа устанавливается по правому полю страницы. |
Панель инструментов Форматирование включает кнопки, определяющие выравнивание текста в абзацах. При нажатии на кнопку По левому краю (Align Left) или По правому краю (Align Right) все строки абзаца размещаются на одинаковом расстоянии соответственно от левого или правого полей страницы. Кнопка По центру (Center) центрирует строки абзаца, а кнопка По ширине (Justify) размещает текст таким образом, чтобы все строки абзаца, кроме первой и последней, имели одинаковую ширину.
Чтобы увеличить расстояние между абзацами, можно вставить между ними пустую строку, но лучше воспользоваться диалоговым окном Абзац (Paragraph), которое содержит параметры, позволяющие задать точные значения интервалов. Например, можно отделить один абзац от другого не красной строкой, как это обычно делается, а интервалом, равным 12 пунктам.
При желании можно выделить абзац, заключив его в рамку и добавив цветной фон. Например, направляя клиенту пространное письмо, можно изменить фон абзаца, к которому нужно привлечь особое внимание, и заключить его в рамку с тенью.
Отформатировав абзац, вы можете распространить его форматирование на другие абзацы. Если, например, нажать на клавишу (Enter) в конце абзаца, новый абзац будет иметь тот же формат, что и предыдущий. Чтобы быстро отформатировать существующий абзац, воспользуйтесь кнопкой Формат по образцу (Format Painter), которая позволяет копировать атрибуты одного абзаца и применять их к другому.
Каталог компании "Все для сада" включает объявление, которое нужно отформатировать в соответствии с общим дизайном каталога и цветовой схемой.
FormatPara
В этом упражнении вы измените выравнивание текста и межстрочные интервалы, вставите позиции табуляции, а затем добавите обрамление и фон, чтобы улучшить внешний вид абзацев.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
увеличить изображение
На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке По центру (Center)
увеличить изображение
Изменение внешнего вида текста в документе
Текст в документе отображается с помощью шрифта. Шрифт представляет собой полный набор символов, имеющих одинаковый дизайн. Один и тот же шрифт может иметь разные размеры. Размер шрифта измеряется в пунктах (один пункт равен 1/72 дюйма). Чтобы шрифт был доступен на компьютере, его нужно установить. Некоторые распространенные шрифты (например, Times New Roman, Courier или Arial) устанавливаются автоматически в процессе установки операционной системы, другие требуют дополнительной установки.
Чтобы придать тексту большую выразительность, можно воспользоваться специальными эффектами, к числу которых относятся начертание шрифта, цвет символов, фон и тень. Например, чтобы выделить заголовки, можно воспользоваться полужирным начертанием, а для выделения примечаний - курсивом. Если предполагается переслать документ по электронной почте или напечатать на цветном принтере, можно применить различные цвета для текста и фона.
Весенний выпуск каталога, выпущенного компанией "Все для сада", включает статью, посвященную лилиям. Текст статьи должен быть отформатирован таким образом, чтобы соответствовать красоте цветка.
FormatText
В этом упражнении вы измените шрифт, а также размер, начертание и цвет символов.
Если нужно, запустите Word. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
Использования стилей для форматирования текста
Стиль представляет собой набор атрибутов и установок форматирования, которому присвоено уникальное имя. Стиль символовформатирует выделенные слова и строки, а стиль абзацевформатирует весь абзац, задавая отступы, выравнивание, табуляцию и другие параметры. Вместо того чтобы задавать каждый из этих атрибутов в отдельности, можно применить все сразу, воспользовавшись стилем.
При создании документа по умолчанию используется шаблон Обычный (Normal), который включает несколько стилей. Если начать вводить текст, будет применяться стиль Обычный (Normal), имеющий следующие атрибуты: шрифт Times New Roman, размер символов 12 пт и выравнивание по левой границе. При желании можно выбрать другой стиль (например, Заголовок 1 (Heading 1)), воспользовавшись стрелкой поля Стиль (Style) на панели инструментов Форматирование или на панели задач Стили и форматирование (Styles and Formatting).
Если вас не устраивают стандартные стили, можно создать собственный стиль. Для этого необязательно задавать все атрибуты вручную. Можно модифицировать существующий стиль и присвоить ему новое имя или создать новый стиль на основе отформатированного текста. При модификации стиля весь текст, связанный с ним, соответствующим образом изменится.
Чтобы улучшить внешний вид статьи о компосте, сотрудник компании "Все для сада" хотел бы отформатировать заголовки с использованием стилей.
FormatStyle
В этом упражнении вы примените, модифицируете и удалите стили, воспользовавшись областью задач Стили и форматирование (Styles and Formatting).
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
На панели задач Стили и форматирование (Styles and Formatting) укажите на поле Форматирование выделенного текста (Formatting of selected text). Появится экранная подсказка, в которой указан стиль и атрибуты выделенного текста. В данном случае используется стиль Основной текст (Body Style) с атрибутами: шрифт Arial, выравнивание по ширине, интервалы до и после абзаца 6 пт. На панели задач Стили и форматирование (Styles and Formatting) прокрутите список поля Выберите форматированиe для применения (Pick formatting to apply selection) и щелкните на стиле Заголовок 2 (Heading 2). Стиль выделенного текста изменится. Щелкните в документе и прокрутите его вниз. Нажав и удерживая клавишу (Ctrl), выделите строку текста "Зачем нужен компост?", прокрутите документ вниз, выделите строку "Как приготовить компостную кучу?", прокрутите документ вниз, выделите строку "Горячий или холодный?", а затем – строку "Компост и почва". На панели задачи Стили и форматирование (Styles and Formatting) щелкните на стиле Заголовок 2 (Heading 2), чтобы применить этот стиль к выделенному тексту. Прокрутите документ к началу, щелкните в строке "Зачем нужен компост?", а затем щелкните на кнопке Выделить все (Select All) на панели задач Стили и форматирование (Styles and Formatting). Word выделит весь текст, имеющий тот же стиль (в данном случае Заголовок 2).
На панели задачи Стили и форматирование (Styles and Formatting) щелкните на кнопке Создать стиль (New Style). Появится диалоговое окно Создание стиля (New Style). В поле Имя (Name) введите Заголовок 2 плюс, чтобы присвоить имя новому стилю. В области Форматирование щелкните на стрелке поля Размер шрифта (Font Size), щелкните на значении 16, щелкните на стрелке поля Цвет шрифта (Font Color), щелкните на синем цвете (шестой во втором ряду), а затем щелкните на кнопке ОК. (В русифицированной версии цветовые возможности ограничены.) На панели задачи Стили и форматирование (Styles and Formatting) появится новый стиль Заголовок 2 плюс. На панели задачи Стили и форматирование (Styles and Formatting) щелкните на стиле Заголовок 2 плюс.
увеличить изображение
На панели задачи Стили и форматирование (Styles and Formatting) укажите на стиль Заголовок 2 плюс, щелкните на стрелке справа от Заголовок 2 плюс, а затем щелкните на Изменить (Modify). Появится диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style). В области Форматирование щелкните на кнопке Italic (Курсив)
Изменение расположения текста на странице
Разбивая документ на страницы, Word вставляет в него так называемые мягкие (или программные) разрывы страниц. Мягкий разрыв отображается на экране в виде точечной линии. При добавлении или удалении текста положение мягких разрывов меняется. Если вас не устраивает автоматическое разбиение текста на страницы, можно вставить разрыв страницы вручную. Такой разрыв страницы называется жестким (или принудительным) и, в отличие от мягкого, не изменяет своего положения в тексте. Жесткий разрыв страницы отображается в виде точечной линии, которая содержит текст "Разрыв страницы".
Совет. При внесении изменений в документ, Word производит перераспределение страниц (иначе говоря, изменяет положение мягких разрывов). Положение жестких разрывов при этом остается неизменным, его можно изменить только вручную.
При разбиении текста на страницы могут образоваться висячие строки. Это одиночные строки, оторванные от связанного с ними текста (например, первая строка абзаца в конце страницы или последняя строка абзаца в начале страницы). Висячие строки ухудшают внешний вид документа и затрудняют его восприятие. Чтобы избавиться от висячих строк, можно воспользоваться параметрами, представленными в диалоговом окне Абзац (Paragraph). Следующая таблица содержит перечень и описание этих параметров.
| Window/Orphan Control (Запрет висячихстрок) | Запрещает печать первой строки абзаца внизу страницы или последней строки абзаца вверху страницы. |
| Не разрывать абзац (Keep lines together) | Запрещает разрывать страницу внутри абзаца. |
| Keep With Next (Не отрывать от следующего) | Запрещает разрывать страницу между выделенным и следующим абзацем. |
| Page Break Before (С новой страницы) | Вставляет принудительный разрыв страницы перед выделенным абзацем. |
Длинные документы, охватывающие несколько тем, целесообразно разбивать на разделы. Раздел представляет собой часть документа, которая имеет собственные установки, например, ширину полей или ориентацию страницы. Чтобы создать раздел, нужно вставить в документ разрыв раздела, воспользовавшись командой Разрыв (Break) в меню Вставка (Insert). Разрыв раздела отображается в виде двойной точечной линии, содержащей текст "Разрыв раздела". Существует несколько типов разрывов раздела, например, раздел может начинаться с новой или четной страницы.
Совет. При работе над документом можно посмотреть, как он будет выглядеть в напечатанном виде. Это осуществляется с помощью окна предварительного просмотра, которое позволяет оценить вид документа и внести в него некоторые изменения. Чтобы просмотреть документ, щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview) на панели инструментов Стандартная.
Появится двойная точечная линия с текстом Разрыв раздела (со следующей страницы) (Section Break (Next Page)).
Нажмите на клавиши (Ctrl)+(Home), чтобы поместить курсор в начало документа, а затем в меню Вид (View) щелкните на команде Колонтитулы (Header and Footer).
Документ отобразится в режиме разметки и появится панель инструментов Колонтитулы (Header and Footer). Вверху окна документа располагается пустое поле, предназначенное для ввода верхнего колонтитула первого раздела. Текст документа, отображающийся серым цветом, недоступен для редактирования.
увеличить изображение
Введите Компания "Все для сада" и щелкните на кнопке Переход к следующему (Show Next)
Расположение листа бумаги при печати определяется ориентацией страницы. При книжной ориентации (Portrait) высота страницы больше ширины, а при альбомной (Landscape) - наоборот. Ориентация страницы задается для всего документа или раздела. Чтобы изменить ориентацию определенных страниц, следует выделить их в отдельный раздел.
Если документ содержит несколько страниц, их можно пронумеровать, воспользовавшись командой Номера страниц (Page Number) в меню Вставка (Insert). По умолчанию номера страниц отображаются в нижнем правом углу страницы. Если вас не устраивают начальные установки, измените соответствующие параметры в диалоговом окне Номера страниц (Page Number) .
При желании можно вставить в документ колонтитулы. Колонтитулы содержат одинаковый для всех страниц документа текст, который печатается вверху и внизу страницы (например, заголовок главы в книге или название фирмы в деловом документе). Если документ имеет несколько разделов, можно задать колонтитулы для каждого раздела. Чтобы ввести текст в колонтитулы, щелкните на команде Колонтитулы (Header and Footer) в меню Вид (View). Документ отобразится в режиме разметки, появятся верхний и нижний колонтитулы и панель инструментов, предназначенная для их редактирования. Документ при этом недоступен для редактирования. Чтобы вернуться к редактированию документа, щелкните на кнопке Закрыть (Close) на панели инструментов Колонтитулы (Header and Footer).
Компания "Все для сада" подготовила статью, посвященную компосту, и собирается разослать ее клиентам.
FormatPage
В этом упражнении вы завершите работу над статьей: вставите разрывы страниц и разделов, устраните висячие строки, измените ориентацию страницы и добавите колонтитулы.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
Появится двойная точечная линия с текстом Разрыв раздела (со следующей страницы) (Section Break (Next Page)).
Нажмите на клавиши (Ctrl)+(Home), чтобы поместить курсор в начало документа, а затем в меню Вид (View) щелкните на команде Колонтитулы (Header and Footer).
Документ отобразится в режиме разметки и появится панель инструментов Колонтитулы (Header and Footer). Вверху окна документа располагается пустое поле, предназначенное для ввода верхнего колонтитула первого раздела. Текст документа, отображающийся серым цветом, недоступен для редактирования.
увеличить изображение
Введите Компания "Все для сада" и щелкните на кнопке Переход к следующему (Show Next)
Создание и модификация списка
Списки применяются в тех случаях, когда нужно организовать или упорядочить информацию, представляющую собой перечень элементов (например, список событий или последовательность шагов). Списки бывают двух типов: маркированные и нумерованные. В маркированных списках каждый элемент помечается декоративным символом, который называется маркером. Нумерованные списки используются в том случае, когда нужно подчеркнуть число или последовательность элементов. При удалении, перемещении или вставке элементов нумерованного списка Word обновляет нумерацию. Если элементы списка расположены не в том порядке, который требуется, можно отсортировать список по возрастанию или убыванию, щелкнув на команде Сортировка (Sort) в меню Таблица (Table).
Word включает несколько стандартных форматов списков, из числа которых можно выбрать нужный. При желании можно создать собственный стиль или воспользоваться рисунками в качестве маркеров. Модификация и настройка списков осуществляется в диалоговом окне Список (Bullets and Numbering), которое открывается из меню Формат (Format).
Создать список очень просто. Достаточно щелкнуть в начале строки, ввести 1. (для нумерованного списка) или *(для маркированного списка), нажать на клавишу (Spacebar), ввести первый элемент списка и нажать на клавишу (Enter). Word создаст список и введет либо маркер (звездочку), либо номер для следующего элемента списка. Введите очередной элемент или нажмите на клавишу (Backspace), чтобы закончить список.
Список можно преобразовать в структуру, представляющую собой перечень заголовков документа с указанием их уровня. Чтобы создать структуру, щелкните в начале строки, введите I., нажмите на клавишу (Tab), введите главный заголовок и нажмите на клавишу (Enter). Введите следующий заголовок или нажмите на клавишу (Tab), чтобы ввести подзаголовок.
Каталог, выпущенный компанией "Все для сада" включает объявление, размещенное на обратной стороне страницы.
CreateList
В этом упражнении вы завершите работу над объявлением. Вы создадите маркированный и нумерованный списки, отрегулируете отступы и примените многоуровневую нумерацию.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
Щелкните на варианте А, В, С (первый во втором ряду) и щелкните на кнопке ОК. Числовая нумерация заменится на буквенную. Выделите две строки, которые начинаются с "$10.00" и"$6.00". На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке Маркеры (Bullets)
увеличить изображение
Выделите шесть строк, первая из которых начинается со слова "Дата". В меню Формат (Format) щелкните на команде Список (Bullets and Numbering). Появится диалоговое окно Маркеры и нумерация (Bullets and Numbering). Щелкните на вкладке Многоуровневый (Outline Numbered), щелкните на третьем варианте во втором ряду и щелкните на кнопке ОК. Буквенная нумерация заменится на цифровую, а маркеры - на буквы. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить документ. В окне документа щелкните на кнопке Закрыть (Close)
Форматирование таблицы
Чтобы улучшить внешний вид таблицы, можно добавить к ней обрамление и фон и отформатировать текст в ячейках. Форматирование текста осуществляется так же, как форматирование любого другого текста. Проще всего это сделать с помощью кнопок на панели инструментов Форматирование. Чтобы изменить обрамление таблицы или ячеек, воспользуйтесь диалоговым окном Границы и заливка (Borders and Shading), которое открывается из меню Формат (Format).
Каталог компании "Все для сада" включает три таблицы, которые, при всех различиях, должны составлять единое целое с точки зрения дизайна.
FormatTable
В этом упражнении вы измените размер таблиц, отформатируете текст в ячейках, примените стандартный формат, а затем добавите обрамление и заливку.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
Щелкните на светло-желтом цвете (третий в последнем ряду) и щелкните на кнопке ОК. Фон заголовка таблицы станет желтым. Выделите третью строку таблицы. На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке Курсив (Italic)
Прокрутите список Форматы таблицы (Table styles), щелкните на Таблица список 8 (Table List 8), а затем щелкните на кнопке Применить (Apply). Таблица будет отформатирована с использованием контрастных цветов и темного обрамления. Щелкните в любом месте таблицы Доставка, чтобы поместить в нее курсор. В меню Формат (Format) щелкните на команде Границы и заливка (Borders and Shading), чтобы открыть одноименное диалоговое окно, а затем щелкните на вкладке Граница (Borders).
В области Тип (Setting) выделите вариант Все (All). Прокрутите список Тип (Style) на две позиции вниз и щелкните на двойной линии. Щелкните на стрелке поля Цвет (Color), щелкните на красном цвете (первый в третьем ряду) и щелкните на кнопке ОК. Все границы таблицы будут заменены на двойную красную линию.
увеличить изображение
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить документ. В окне документа щелкните на кнопке Закрыть (Close)
Представление текста в колонках
В таких документах, как газеты или бюллетени, текст обычно размещается в колонках. В Word, чтобы создать колонки, достаточно выделить нужный фрагмент текста и указать число колонок, воспользовавшись диалоговым окном Колонки (Columns), которое открывается из меню Формат (Format). Текст распределится по колонкам, перетекая из конца одной колонки в начало другой. Результат автоматического разбиения текста на колонки можно скорректировать, вставив разрыв колонки вручную, чтобы, например, выровнять длину колонок. Чтобы убрать колонки, нужно отформатировать документ как одну колонку - что, собственно, и является умолчанием Word.
Помимо числа колонок, можно задать их ширину и промежуток между ними. Форматирование текста в колонках осуществляется точно так же, как и форматирование любого другого текста. Можно, например, изменить отступы и выравнивание текста в колонках с помощью горизонтальной линейки или панели инструментов Форматирование.
Президент компании "Все для сада" подготовил статью для бюллетеня, в которой описывается процесс выращивания трав, включающий девять шагов. Текст статьи нужно разбить на четыре колонки, как и остальные материалы, публикуемые в бюллетене.
CreateColumnНа панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
Перейдите к папке SBS Office XP на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке Word, щелкните дважды на папке Chap03, а затем щелкните дважды на файле CreateColumn.
Откроется документ CreateColumn.
В меню Формат (Format) щелкните на команде Колонки (Columns).
Появится диалоговое окно Колонки (Columns).
Воспользуйтесь стрелкой поля Число колонок (Number of columns), чтобы установить значение 4, а затем щелкните на кнопке ОК. Документ отобразится в режиме разметки, а в тексте появятся четыре колонки. В меню Правка (Edit) щелкните на команде Выделите все (Select All), чтобы выделить весь текст в документе. На панели инструментов Форматирование щелкните на кнопке По ширине (Justify)
увеличить изображение
Укажите на индикатор правого поля для второй колонки на горизонтальной линейке. Указатель изменит форму. Щелкните и перетащите указатель на 0,4 см вправо, а затем отпустите кнопку мыши. Пустое пространство между колонками уменьшится, что способствует улучшению внешнего вида документа. Щелкните в абзаце "Примечание", который располагается после Шага 2. Перетащите маркер выступа на 0,5 см вправо. Все строки абзаца, кроме первой, будут сдвинуты вправо относительно остального текста. Щелкните в абзаце "Примечание", следующем за описанием Шага 5, а затем нажмите на клавишу (F4), чтобы повторить последнее действие. Щелкните слева от текста "Шаг 4", чтобы поместить туда курсор. В меню Вставка (Insert) щелкните на команде Разрыв (Break), чтобы открыть диалоговое окно Разрыв (Break), щелкните на варианте Начать новую колонку (Column break), а затем щелкните на кнопке ОК. Текст, следующий за разрывом колонки, переместится в следующую колонку. Щелкните слева от текста "Шаг 8" и нажмите на клавишу (F4). Шаг 8 переместится в верх четвертой колонки. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview)
Работа с таблицами
Чтобы вставить таблицу в документ, достаточно щелкнуть на кнопке Добавить таблицу (Insert Table) на панели инструментов Стандартная и выделить на схеме нужное число строк и столбцов. Если, помимо размера, вы хотели бы задать формат таблицы, воспользуйтесь командой Добавить таблицу (Insert Table) в меню Таблица (Table), чтобы открыть диалоговое окно Добавление таблицы (Insert Table). Можно также создать таблицу, преобразовав выделенный фрагмент текста.
Для ввода данных в таблицу следует поместить курсор в нужную ячейку и ввести текст, числа или другую информацию. Перемещение по ячейкам осуществляется с помощью клавиши (Tab), клавиш-стрелок или указателя мыши. Верхний ряд таблицы используется обычно для названий столбцов, а правый столбец - для названий строк.
Структуру таблицы можно модифицировать, изменив число строк или столбцов. Чтобы вставить строку или столбец, щелкните в ячейке, до или после которой осуществляется вставка. Затем в меню Таблица (Table) укажите на команду Вставка (Insert) и щелкните на нужном варианте: выше или ниже строки, справа или слева от столбца. Если перед вставкой вы выделили несколько строк или столбцов, Word добавит такое же количество строк или столбцов. Чтобы удалить строку или столбец, выделите соответствующий элемент и воспользуйтесь командой Удалить (Delete) в меню Вставка (Insert).
Структуру таблицы можно модифицировать, изменив число строк или столбцов. Если курсор находится в крайней правой ячейке таблицы, достаточно нажать на клавишу (Tab), чтобы добавить строку в таблицу. Чтобы вставить строку или столбец, щелкните в ячейке, до или после которой осуществляется вставка. Затем в меню Таблица (Table) укажите на команду Вставка (Insert) и щелкните на нужном варианте: выше строки, ниже строки, справа от столбца или слева от столбца. Если вы выделили несколько строк или столбцов и воспользовались одной из команд Вставка (Insert), Word добавит такое же количество строк или столбцов.
Работая с таблицей, можно объединить несколько ячеек в одну или разделить большую ячейку на несколько маленьких. Например, можно объединить все ячейки первой строки и внести в нее название таблицы. Объединение и разбиение ячеек осуществляется с помощью команд Объединить ячейки (Merge Cells) или Разбить ячейки (Split Cells) в меню Таблица (Table).
В большинстве случаев, чтобы изменить таблицу, нужно выделить либо всю таблицу, либо ее часть. В следующей таблице описано, как это делается.
| Таблицу | Щелкните на кнопке Выделить таблицу (Select Table) в левой верхней ячейке таблицы. Или в меню Таблица (Table) укажите на команду Выделить (Select), а затем щелкните на Таблица (Table). |
| Столбец или строку | Поместите указатель над столбцом или слева от строки и, когда указатель примет форму стрелки, щелкните. |
| Ячейку | Щелкните дважды в ячейке. |
| Несколько ячеек | Щелкните в первой из выделяемых ячеек, нажмите на клавишу (Shift) и воспользуйтесь клавишей ( |
Чтобы переместить таблицу, можно щелкнуть на кнопке Выделить таблицу (Select Table), а затем перетащить таблицу в другое место или воспользоваться кнопками Вырезать (Cut) и Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная.
Информацию в таблице можно отсортировать, воспользовавшись командой Сортировка (Sort) в меню Таблица (Table). Диалоговое окно команды позволяет указать столбцы, по которым осуществляется сортировка, и принцип сортировки: в порядке возрастания или убывания. Например, если таблица содержит столбцы для имен, телефонов и адресов служащих компании, можно отсортировать таблицу по имени, чтобы упростить поиск сведений о сотрудниках.
CreateTable
Каталог компании "Все для сада" должен включать три таблицы: форму заказа, транспортные расходы и стоимость доставки. В этом упражнении вы вставите в документ две таблицы, конвертируете существующий текст в таблицу и выполните сортировку табличных данных.
Если нужно, запустите Word. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
Убедитесь, что в поле Число столбцов (Number of Columns) отображается значение 5, щелкните в поле Число строк (Number of Rows), чтобы отобразить значение 5, а затем щелкните на кнопке ОК.
Появится пустая таблица из пяти строк и столбцов с курсором в первой ячейке.
Убедитесь, что в поле Число столбцов (Number of Columns) отображается значение 2, и щелкните на кнопке ОК. Щелкните в таблице, чтобы отменить выделение ячеек. Укажите на правую границу таблицы и, когда указатель примет форму изменения размера
Щелкните на стрелке поля Сортировать (Sort By), щелкните на Столбец 2 (Column 2) и выделите вариант По убыванию (Descending). Убедитесь, что в области Список (My list has) выделен вариант Со строкой заголовка (Header Row), а затем щелкните на кнопке ОК, чтобы отсортировать таблицу по второму столбцу в порядке убывания. Щелкните на кнопке Режим разметки (Print Layout View)
увеличить изображение
Разместив таблицу Доставка, отпустите кнопку мыши. Укажите на таблицу Доставка, а затем перетащите нижнюю правую рукоятку выделения вниз, чтобы выровнять нижние границы таблиц Доставка и Транспортировка. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save), чтобы сохранить документ. В окне документа щелкните на кнопке Закрыть (Close)
Связывание и внедрение объектов
Для обмена данными между программами Office можно воспользоваться технологией связывания и внедрения объекта, называемой OLE (object linking and embedding). OLE позволяет вставлять данные, созданные в одной программе, в файлы другой программы. Например, можно вставить рабочий лист Excel в документ Word. Файл, откуда берутся данные, называется исходным, а файл, куда они вставляются, -конечным.
В зависимости от наличия связи между исходным и конечным файлами, вставленные объекты могут быть связанными или внедренными. В первом случае данные хранятся в исходном файле, а конечный файл содержит лишь сведения о положении исходного файла. Внедренный объект становится частью конечного файла и не зависит от изменений исходного файла.
Хотя редактирование связанного и внедренного объектов осуществляется в исходной программе, связанный объект изменяется только при изменении исходного файла. Изменение внедренного объекта никак не отражается на исходном файле. Выбор способа вставки объекта зависит от конкретной ситуации. Связывание объектов обеспечивает своевременное обновление и синхронизацию данных. Внедрение объекта не требует наличия исходного файла, но приводит к увеличению размера документа.
Если просто скопировать данные из одной программы в другую, воспользовавшись кнопками Копировать (Copy) и Вставить (Paste) на панели инструментов Стандартная, вставленная информация становится частью конечного файла и редактируется средствами той программы, в которой создан конечный файл.
Менеджер компании "Все для сада" подготовил предложение по приобретению офисной мебели, включающее список предметов мебели с указанием цен, и рабочий лист для расчета платежей по займу, необходимому для закупки мебели. Он хотел бы включить рабочий лист в документ и посмотреть, как отразится на графике платежей изменение суммы займа.
DataTable, InsertTabel
В этом упражнении вы выполните вычисления в таблице Word, вставите в документ рабочий лист Excel и внесете в него изменения.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open). Появится диалоговое окно Открытие документа (Open). Перейдите к папке SBS Office XP на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке Word, щелкните дважды на папке Chap03, а затем щелкните дважды на файле DataTable. Откроется документ DataTable. В таблице Мебель щелкните в нижней правой ячейке (после Итого). В меню Таблица (Table) щелкните на команде Формула (Formula), чтобы открыть диалоговое окно Формула (Formula). В поле Формула (Formula) отображается формула =SUM(ABOVE) . Это означает, что значение в ячейке определяется как сумма данных, которые содержатся в ячейках, расположенных выше. Щелкните на кнопке ОК, чтобы вычислить сумму, которая требуется на приобретение мебели. Совет. Чтобы сложить числа, содержащиеся в столбце, щелкните в последней ячейке столбца, а затем щелкните на кнопке Autosum (Автосумма) на панели инструментов Таблицы и Границы (Table and Borders).Переместите курсор в конец документа (например, нажав на клавиши (Ctrl)+(End). В меню Вставка (Insert) щелкните на команде Объект (Object), чтобы открывать диалоговое окно Вставка объекта (Insert Object), а затем щелкните на вкладке Создать из файла (Create From File). Щелкните на кнопке Обзор (Browse), чтобы перейти в папку SBS Office XP на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке Word, щелкните дважды на папке Сhap03, а затем щелкните на файле InsertTable. В поле Имя файла (File Name) отобразится значение InsertTable. Щелкните на кнопке ОК. Рабочий лист Excel появится в документе. Нажмите на клавишу (
Выполнение расчетов с помощью таблиц
Вычисления в таблице осуществляются с помощью формул, которые представляют собой математические выражения, содержащие встроенные функции. Ячейки таблицы, в которых находятся формулы, называются вычисляемыми, в отличие от ячеек, содержащих данные. Чтобы ввести в ячейку формулу, воспользуйтесь диалоговым окном Формула (Formula), которое открывается из меню Таблица (Table). Формула начинается со знака равенства и содержит встроенную функцию, которая выполняет вычисления. Например, формула =SUM(ABOVE), приведенная на следующем рисунке, вычисляет сумму данных в ячейках, расположенных выше текущей.
увеличить изображение
Чтобы вставить в формулу функцию, в диалоговом окне Формула (Formula) щелкните на стрелке поля Вставить функцию (Paste Function), а затем щелкните на нужной функции. Функция COUNT вычисляет число значений, а функции MAX и MIN определяют соответственно максимальное и минимальное из значений, содержащихся в заданном диапазоне ячеек. Помимо встроенных функций, формулы обычно содержат ссылки на ячейки таблицы. Например, формула =SUM(b2, b4) суммирует данные, содержащиеся в ячейках b2, b3 и b4 .
Хотя таблицы Word позволяют выполнять простые вычисления, для более сложных расчетов (как, например, график выплат по займу) лучше включить в документ рабочий лист Excel. Microsoft Excel - это программа, обладающая развитыми вычислительными возможностями.
Важно. При изменении данных в таблице Word необходимо выполнить специальную команду, чтобы пересчитать значения в вычисляемых полях. В рабочем листе Excel обновление вычисляемых полей осуществляется автоматически.
Существует несколько способов включения рабочего листа в документ. Можно просто скопировать данные из Excel в Word через буфер обмена или воспользоваться командой Объект (Object) в меню Вставка (Insert). В последнем случае редактирование объекта осуществляется в исходной программе (в данном случае Excel). Если вставленный объект не зависит от исходного, он называется внедренным. В противном случае объект называется связанным. Для вставки объектов можно также воспользоваться командой Специальная вставка (Paste Special) в меню Правка (Edit), которая позволяет копировать данные в заданном формате (например, в формате Excel, рисунка или Web-страницы).
Чтобы обновить связанный или внедренный объект, щелкните на нем дважды. Если объект связанный, то откроется исходный файл в окне исходной программы. После завершения редактирования связанный объект обновится. Если объект внедрен, откроется окно исходной программы (но не исходный файл). Воспользуйтесь командами исходной программы, чтобы отредактировать объект, и сохраните изменения.
Перевод текста на другой язык
Word включает словари нескольких языков и средства, позволяющие переводить простые фразы с одного языка на другой и вставлять переведенный текст в документ. Для перевода более длинных фрагментов можно связаться со службой переводов Web непосредственно с панели задачи Перевод (Translate). Этих средств вполне достаточно, чтобы получить представление о содержании документа, написанного на иностранном языке. В ответственных случаях, однако, следует прибегнуть к услугам переводчика, поскольку компьютерный перевод не может передать всех нюансов исходного текста. Кроме того, можно настроить Word на поиск слов в словаре иностранного языка при условии, если этот язык установлен на компьютере. Чтобы активизировать язык, щелкните на кнопке Пуск (Start) на панели задач, укажите на команду Программы (Programs), щелкните на пункте Установки языка Microsoft Office ХР (Microsoft Office ХР Language Settings), щелкните на вкладке Подключенные языки (Enabled Languages), выделите нужный язык и щелкните на кнопке Добавить (Add).
Чтобы перевести текст с одного языка на другой, выполните следующие шаги:
Выделите фрагмент текста, который нужно перевести. В меню Сервис (Tools) укажите на пункт Язык (Language) и щелкните на команде Перевод (Translate). Появится панель задачи Перевод (Translate). На панели задачи Перевод (Translate) в разделе Что перевести? (Translate What?) щелкните на варианте Выделенный текст (Current Selection). В поле Словарь (Dictionary) выделите языки, с которого и на какой нужно перевести текст, и щелкните на кнопке Выполнить (Go). Переведенный текст отобразится в поле Результаты (Results). В поле Результаты (Results) выделите переведенный текст и щелкните на кнопке Заменить (Replace). Фрагмент текста, выделенный в документе, заменится на его перевод. Внимание. В русифицированной версии программы могут возникнуть проблемы с переводом на английский.
Предварительный просмотр и печать документа
Прежде чем печатать документ, следует просмотреть, как он будет выглядеть в напечатанном виде. Тем самым вы сэкономите бумагу и время, необходимые для повторной печати. Чтобы просмотреть документ, откройте окно предварительного просмотра. Документ отобразится в том виде, в каком он будет напечатан, включая колонтитулы. Это особенно удобно, если документ содержит несколько страниц. Панель инструментов Предварительный просмотр (Print Preview) содержит кнопки, позволяющие отображать нужное число страниц, переключаться между страницами и изменять масштаб отображения. Помимо этого, вы сможете менять формат страницы, расположение текста и рисунков и вносить изменения в текст.
Проще всего напечатать документ, щелкнув на кнопке Печать (Print) на панели инструментов Стандартная или Предварительный просмотр (Print Preview). Документ будет напечатан на заданном по умолчанию принтере с использованием заданных по умолчанию параметров. Чтобы просмотреть или изменить параметры печати, в меню Файл (File) щелкните на команде Печать (Print). Откроется диалоговое окно Печать (Print), в котором представлены параметры печати, позволяющие выбрать другой принтер, указать число копий документа или диапазон страниц, которые нужно напечатать.
увеличить изображение
Если текст документа содержит адреса, можно воспользоваться этой информацией для печати конвертов и наклеек. Выделите строки адреса (или текст, который предполагается использовать для наклейки), в меню Сервис (Tools) укажите на команду Письма и наклейки (Letters and Mailings) и щелкните на Конверты и наклейки (Envelopes and Labels). Откроется диалоговое окно Конверты и наклейки (Envelopes and Labels), в котором можно указать тип конверта или наклейки, выбрать шрифт и вставить обратный адрес.
Совет. Вставляя обратный адрес, Word использует информацию о пользователе, введенную при установке Word. Можно изменить эти сведения, воспользовавшись вкладкой Пользователь (User Information) диалогового окна Параметры (Options), которое открывается по команде Параметры (Options) в меню Сервис (Tools).
Сотрудник компании " Все для сада" подготовил письмо клиентам. Прежде чем печатать документ, он хотел бы посмотреть, как он будет выглядеть при печати, и, если нужно, изменить расположение текста.
PreviewPrint
В этом упражнении вы выполните предварительный просмотр письма, отрегулируете ширину полей и укажете принтер, на котором нужно печатать документ. Затем вы выделите указанный в письме адрес и воспользуетесь им, чтобы напечатать конверт. Совет. Для выполнения этого упражнения необходимо, чтобы к компьютеру был подсоединен принтер и установлено программное обеспечение принтера.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
Появится диалоговое окно Открытие документа (Open).
Перейдите к папке Office XP SBS на жестком диске компьютера, щелкните дважды на папке Word, щелкните дважды на папке Chap04, а затем щелкните дважды на файле PreviewPrint.
Откроется документ PreviewPrint.
Решение проблем. Если в окне документа появится значок данных, не обращайте на него внимания. Слова и фразы, подчеркнутые точечными линиями, представляют собой данные (Smart Tag), которые могут быть использованы в других программах. Например, имя "Сьюзен Маккгин" можно добавить в список контактов Microsoft Outlook, воспользовавшись командой Добавить контакты (Add to Contacts) из списка возможных действий. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Предварительный просмотр (Print Preview)
Окно предварительного просмотра закроется, и документ отобразится в обычном режиме просмотра.
Совет. Если вас устраивают текущие установки печати, можно сразу щелкнуть на кнопке Печать (Print) на панели инструментов Стандартная, не открывая диалогового окна Печать (Print). В меню Файл (File) щелкните на команде Печать (Print). Появится диалоговое окно Печать (Print).
Если нужно указать другой принтер, щелкните на стрелке поля Имя (Name), выберите принтер из списка и щелкните на кнопке ОК, чтобы отправить документ на печать. Выделите три строки, содержащие адрес. (Не включайте в область выделения пустую строку.) В меню Сервис (Tools) щелкните на команде Письма и рассылки (Letters and Mailings) и щелкните на Конверты и наклейки (Envelopes and Labels). Появится диалоговое окно Конверты и наклейки (Envelopes and Labels), содержащее выделенный адрес в поле Адрес получателя (Delivery Address).
Выделите флажок Не печатать (Omit) и щелкните на кнопке Параметры (Options). Появится диалоговое окно Параметры конверта (Envelope Options), в котором указаны типы конвертов и стилей, допустимых для вашего принтера. По умолчанию принимается размер 10. Щелкните на кнопке ОК, вставьте конверт в принтер в соответствии с указаниями изготовителя принтера и щелкните на кнопке Печать (Print). Конверт будет напечатан. В меню Сервис (Tools) щелкните на команде Письма и рассылки (Letters and Mailings), щелкните на Конверты и наклейки (Envelopes and Labels), а затем щелкните на вкладке Наклейки (Labels).
Щелкните на варианте Отдельная наклейка (Single Label). В полях Строка (Row) и Столбец (Column) появятся значения 1. Щелкните на кнопке Печать (Print). Наклейка будет напечатана. На панели инструментов Стандартная щелкните на команде Сохранить (Save), чтобы сохранить документ. В окне документа щелкните на кнопке Закрыть (Close)
Проверка правописания в документе
В процессе ввода текста слова, содержащие ошибки, помечаются волнистыми линиями. Красная линия указывает на орфографические ошибки, а зеленая - на грамматические. Если щелкнуть правой кнопкой мыши на слове с опечаткой, появится список возможных исправлений, из числа которых можно выбрать нужное.
Помимо исправления отдельных ошибок, можно выполнить проверку всего документа, щелкнув на кнопке Правописание (Spelling and Grammar) на панели инструментов Стандартная. Проверка правописания начинается с того места, где находится курсор. Word сравнивает все слова в документе со словарем. Если в процессе проверки встречается слово, которого нет в словаре, или сомнительная фраза, появляется диалоговое окно Правописание (Spelling and Grammar), которое идентифицирует ошибку и предлагает варианты ее исправления. В случае обнаружения орфографической ошибки - это список возможных замен. Если ошибка грамматическая, можно просмотреть соответствующее правило грамматики.
В следующей таблице содержится описание кнопок и параметров, представленных в диалоговом окне Правописание (Spelling and Grammar).
| Пропустить (Ignore Once) | Оставляет выделенное слово без изменений и находит следующую орфографическую или грамматическую ошибку. Если вы щелкнули в документе, чтобы внести исправление, эта кнопка заменяется кнопкой Возобновить (Resume). Чтобы продолжить проверку правописания, щелкните на кнопке Возобновить (Resume). |
| Пропустить все (Ignore All) или Пропустить правило (Ignore Rule) | Оставляет без изменения все вхождения данной ошибки в текущий документ и продолжает поиск других ошибок. |
| Следующее (Next Sentence) | Исправляет ошибку и продолжает проверку документа. |
| Добавить в словарь (Add to Dictionary) | Добавляет выделенное слово во вспомогательный словарь. |
| Изменить (Change) | Заменяет слово с ошибкой на выделенный элемент списка в поле Варианты (Suggestions). |
| Изменить все (Change All) | Исправляет все вхождения данной ошибки и продолжает поиск других ошибок. |
| Объяснить (Explain) | Предоставляет сведения о грамматической ошибке |
| Автозамена (AutoCorrect) | Добавляет слово с орфографической ошибкой и его правильное написание в список автозамены. |
| Отмена (Undo) | Отменяет последнее действие, связанное с исправлением ошибки. |
| Параметры (Options) | Открывает диалоговое окно Spelling and Grammar Options (Параметры правописания), позволяющее изменить параметры проверки грамматики и орфографии и указать другой словарь. |
Можно улучшить стиль изложения, обратившись к тезаурусу, который предлагает синонимы слов. Чтобы воспользоваться тезаурусом, выделите слово, которое хотели бы заменить, а затем в меню Сервис (Tools) укажите на команду Язык (Language). Щелкните на Тезаурус (Thesaurus), чтобы отобразить окно, которое содержит список синонимов выделенного слова.
SpellCheck
В этом упражнении вы выполните проверку правописания, найдете и исправите ошибки, добавите в словарь общепринятые термины и воспользуетесь тезаурусом, чтобы заменить одно слово на другое.
Если нужно, запустите Word. На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Открыть (Open)
увеличить изображение
Решение проблем. Если функция проверки правописания не находит ошибок, нужно выполнить повторную проверку. Для этого в меню Сервис (Tools) щелкните на команде Параметры (Options), щелкните на вкладке Правописание (Spelling and Grammar), щелкните на кнопке Повторная проверка (Recheck Document), а затем щелкните на кнопке Да (Yes), чтобы очистить внутренний список пропущенных слов.Щелкните на кнопке Пропустить (Ignore Once), чтобы пропустить имя. Процедура проверки выделит следующее слово "сахранению", которое Word не может распознать. В поле Варианты (Suggestions) щелкните на слове "сохранению" и щелкните на кнопке Изменить (Change). Word исправит опечатку и выделит следующее слово "эскпериментов". В поле Варианты (Suggestions) щелкните на варианте "экспериментов", а затем щелкните на кнопке Автозамена (AutoCorrect), чтобы создать элемент автозамены. Word добавит новый элемент в список автозамены. В следующий раз, если вы случайно напечатаете "эскпериментов", Word исправит ошибку в процессе ввода текста. Word выделит следующую ошибку "расстения". В поле Варианты (Suggestions) выделите вариант "растения" и щелкните на кнопке Изменить все (Change All). Word исправит все вхождения данной ошибки в документ и выделит следующее слово, которое не может распознать. Слово "красула", обозначающее тип растений, написано правильно, и можно пропустить все его вхождения в документ. Щелкните на кнопке Пропустить все (Ignore All). Word найдет следующую ошибку: латинское слово. Поскольку слово написано правильно, его можно добавить в словарь, чтобы Word не помечал его в дальнейшем. Трижды щелкните на кнопке Добавить в словарь (Add to Dictionary), чтобы добавить во вспомогательный словарь три латинских слова. Word выделит фразу "Получив твое письмо мы обратились", подчеркнутую в тексте зеленой линией. Это грамматическая ошибка. В предложении не хватает запятой.
увеличить изображение
В диалоговом окне Правописание (Spelling and Grammar) щелкните после слова "письмо", введите запятую, а затем щелкните на кнопке Изменить (Change). Появится сообщение, в котором указано, что проверка правописания закончена. Щелкните на кнопке ОК, чтобы закрыть окно сообщения. Нажмите на клавиши (Ctrl)+(Home), чтобы поместить курсор в начало документа. В начале первого абзаца щелкните дважды на слове "исследованием", чтобы выделить его. В меню Сервис (Tools) укажите на команду Язык (Language) и щелкните на Тезаурус (Thesaurus). Появится диалоговое окно Тезаурус (Thesaurus), в котором отображается список значений и синонимов выделенного слова. В поле Замена синонимом (Replace with Synonym) выделите слово "изучением" и щелкните на кнопке Заменить (Replace). Word заменит слово "исследованием" на "изучением". На панели инструментов Стандартная щелкните на команде Сохранить (Save), чтобы сохранить документ. В окне документа щелкните на кнопке Закрыть (Close)
Создание документа
Чтобы ввести в документ текст, достаточно начать его печатать на клавиатуре компьютера. Вводимые символы появляются в том месте экрана, где находится курсор, который сдвигается вправо, оставляя за собой цепочку символов. При достижении правого поля страницы курсор автоматически перемещается в следующую строку. Этот процесс называется перетеканием текста, а нажатие на клавишу (Enter) создает новый абзац, а не новую строку.
Текст, который отображается в окне документа, хранится в оперативной памяти компьютера. Его можно отредактировать и напечатать, но при завершении работы с Word он будет утерян. Поэтому, чтобы сохранить введенный текст, нужно записать документ в файл на жесткий диск компьютера. Тогда его можно будет открыть позже и продолжить работу.
Чтобы сохранить документ, воспользуйтесь кнопкой Сохранить (Save)
Все последующие версии документа будут сохраняться в том же файле, причем новая версия документа замещает предыдущую. Если требуется сохранить обе версии документа (исходную и содержащую последние изменения), воспользуйтесь командой Сохранить как (Save As), указав имя и положение нового файла. Документ можно сохранить в той же папке, открыть другую папку или создать новую. Компания "Все для сада" собирается выпустить новый каталог своих товаров. Вступительная статья каталога посвящена планированию весенних посадок. В этом упражнении вы введете текст вступительной статьи, а затем сохраните новый документ.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Создать (New Blank Document)
увеличить изображение
Важно. В процессе ввода текста Word подчеркивает некоторые слова и фразы. Красная волнистая линия указывает на орфографические ошибки, зеленая - на грамматические, а голубая - на погрешности форматирования. Точечная фиолетовая линия означает, что Word распознал специфические данные (Smart Tags), которые могут быть использованы в других программах (например, имена собственные могут быть добавлены в электронную адресную книгу). На данном этапе можно не обращать внимания на подчеркнутые слова и фразы.
На панели инструментов Стандартная щелкните на кнопке Сохранить (Save)
Щелкните на стрелке поля Папка (Save In), а затем щелкните на жестком диске (обычно С). В списке файлов и папок щелкните дважды на папке Office XP SBS, а затем щелкните дважды на папке Word. В диалоговом окне Сохранение документа (Save As) отобразится содержимое папки Word. Щелкните дважды на папке Chap01. На экране отобразится содержимое папки Chap01. В поле Имя файла (File Name) отображается слово "Садоводы" - первое слово созданного вами документа.
увеличить изображение
Совет. Word использует первые слова документа в качестве имени файла. Если вас не устраивает предлагаемое название, введите другое. В зависимости от установок Windows имя файла может отображаться с расширением или без него. Расширение представляет собой три буквы, которые следуют за именем файла после точки. Обычно расширение идентифицирует программу, в которой создан файл. Для документов Word это .doc.
Щелкните на кнопке Создать папку (Create New Folder)
Введите NewFolder и щелкните на кнопке ОК. Папка NewFolder становится текущей. В поле Имя файла (File Name) щелкните дважды на значении "Садоводы", введите FirstSave, а затем щелкните на кнопке Сохранить (Save). Диалоговое окно Сохранение документа (Save As) закроется, а в строке заголовка появится имя FirstSave.
Запуск Microsoft Word
При запуске Word открывается окно, которое содержит набор меню, панелей инструментов и других элементов, характерных для всех программ Microsoft Office ХР. Область окна, предназначенная для ввода текста, называется окном документа, а вертикальная черточка, указывающая позицию, где появляются вводимые символы, - курсором.
увеличить изображение
Совет. Меню и панели инструментов Word содержат только часто используемые элементы, что позволяет уменьшить число команд и кнопок, отображающихся на экране. Чтобы отобразить меню полностью, следует либо поместить на него указатель и подождать несколько секунд, либо щелкнуть дважды на имени меню, либо щелкнуть на двойной стрелке внизу меню. Команды, которые не входят в сокращенное меню, отображаются на более светлом фоне.Важно. По умолчанию панели инструментов Стандартная и Форматирование размещаются в одной строке, вследствие чего не все кнопки присутствуют на экране. Чтобы получить доступ к остальным кнопкам, щелкните на кнопке Параметры панелей инструментов (Toolbars Options) в конце панели инструментов. Можно упростить поиск кнопок, расположив панели инструментов в разных строках. Для этого в меню Сервис (Tools) щелкните на команде Настройка (Customize). На вкладке Параметры (Options) выделите флажок Стандартная панель и панель форматирования в одной строке (Show Standard and Formatting toolbars on two rows) и щелкните на кнопке Закрыть (Close).
Внизу окна документа размещается ряд кнопок, предназначенных для изменения режима отображения документа. По умолчанию используется Обычный режим (Normal View), предназначенный для ввода и корректировки текста. В режиме Режим Web-документа (Web Layout View) документ представлен в формате Web-страницы. В режиме Режим разметки (Print Layout View) документ отображается в том виде, в каком он будет напечатан. Это особенно удобно, если нужно изменить параметры страницы, формат колонок, колонтитулы и разместить графические объекты. В режиме структуры (Outline View) документ отображается в виде иерархической структуры, состоящей из заголовков и блоков текста, что позволяет выполнить реорганизацию документа.
В этом упражнении вы запустите Word, закроете панель задачи Создание документа (New Document) и зададите вопрос справочной системе программы.
На панели задач Windows щелкните на кнопке Пуск (Start), укажите на команду Программы (Programs), а затем щелкните на Microsoft Word. Откроется окно Microsoft Word с пустым документом и панелью задачи Создание документа (New Document). Совет. Чтобы запустить Word и создать новый документ, можно также воспользоваться командой Создать документ Office (New Office Document) вверху меню Пуск (Start). Когда появится диалоговое окно команды, щелкните дважды на значке Новый документ (Blank Document).
В строке заголовка панели задачи Создание документа (New Document) щелкните на стрелке Панели других задач (Other Task Panels). Откроется меню Панели других задач (Other Task Panels). Нажмите на клавишу (Esc) или щелкните в пустой области документа. Меню Панели других задач (Other Task Panels) закроется. Щелкните на кнопке Закрыть (Close)
увеличить изображение
Щелкните на кнопке Закрыть (Close)
