Автоматическое форматирование документа

Автоматизация применения стиля

Word отслеживает атрибуты форматирования текста, а затем может автоматически применить связанный с ними стиль. Например, при наборе в абзаце
нескольких слов, увеличенного размера шрифта, и выравнивании текста по центру будет применен стиль заголовка, если установлен флажок определять стили (Define styles based on your formatting) на вкладке Автоформат при вводе (Autoformat As You Type) диалогового окна команды Параметры Автозамены (Autocorrect) в меню Сервис (Tools).

Автоматизация замены одного стиля на другой

Рисунок 9.7 Автоматизация замены одного стиля на другой

Библиотека стилей

Word 2003 содержит большое количество шаблонов, позволяющих оформить документ в определенном стиле.

После выделения темы в окне предварительного просмотра вы увидите оформление документа.

Диалоговое окно Автоформат

Рисунок 9.8 Диалоговое окно Автоформат

Если вы хотите отформатировать документ в автоматическом режиме, установите переключатель в положение Сразу весь документ (Autoformat now) (Рисунок 9.8). Режим С просмотром каждого изменения (Autoformat and review each change) позволяет просмотреть все изменения и принять их или отменить. Укажите тип документа для проведения наиболее подходящего форматирования. К заголовкам, основному тексту и спискам будут применены стандартные стили оформления.
Чтобы задать параметры автоматического форматирования при выборе команды Автоформат (AutoFormat), нажмите кнопку Параметры (Options), а затем задайте нужные параметры на вкладке Автоформат (AutoFormat).

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 9.5 Диалоговое окно, используемое для назначения стилю выбранного сочетания клавиш

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 9.12 Диалоговое окно, используемое для замены присоединенного шаблона

Диалоговое окно используемое для

Рисунок 9.15 Диалоговое окно, используемое для нумерации заголовков с учетом их уровня

Результаты предлагаемых изменений демонстрируются в поле Образец (Preview).

Диалоговое окно Изменение стиля

Рисунок 9.4 Диалоговое окно Изменение стиля

Нажмите кнопку Формат (Format), чтобы задать атрибуты форматирования нового стиля.

Чтобы изменить стиль, щелкните правой кнопкой его имя в области задач Стили и форматирование (Styles and Formatting) и выберите в контекстном меню команду Изменить (Modify). Откроется диалоговое окно Изменение стиля (Modify Style) (Рисунок 9.4). Внесите необходимые изменения.
Для более детальных изменений нажмите кнопку Формат (Format). В раскрывшемся списке выберите, какой атрибут форматирования, определяющий стиль, будет изменен: Шрифт (Font), Абзац (Paragraph), Табуляция (Tabs), Граница (Border) и т.д. На экране отобразится диалоговое окно, в котором измените требуемые параметры и нажмите кнопку ОК. В случае изменения нескольких атрибутов стиля повторите эту операцию. Установите флажок Добавить в шаблон (Add to template), чтобы применять модифицированный стиль в новых документах, основанных на текущем шаблоне. Модифицированный стиль будет добавлен в шаблон, присоединенный к активному документу.

Диалоговое окно позволяющее выбрать

Рисунок 9.13 Диалоговое окно, позволяющее выбрать шаблон оформления документа

Диалоговое окно Шаблоны с открытой вкладкой Письма и факсы

Рисунок 9.10 Диалоговое окно Шаблоны с открытой вкладкой Письма и факсы

В качестве примера на Рисунок 9.11 показана часть окна документа, созданного на основе шаблона факсимильного сообщения. После заполнения полей шаблона вы получите профессионально оформленное факсимильное сообщение.

Диалоговое окно Создание стиля

Рисунок 9.3 Диалоговое окно Создание стиля

Использование клавиатуры в режиме структуры

Сочетания клавиш, используемые для работы с документом в режиме структуры, приведены в таблице 9.2.

Таблица 9.2. Сочетания клавиш для работы с документом в режиме структуры

Действие	Сочетание клавиш
Перенести абзац на один уровень вверх	Alt+Shift+Стрелка влево
Перенести абзац на один уровень вниз	Ait+Shift+Стрелка вправо
Преобразовать абзац в основной текст	Ctrl+Shift+N
Перенести выделенные абзацы вниз	Alt+Shift+Стрелка вниз
Развернуть текст под заголовком	Alt+Shift+Плюс
Свернуть текст под 'заголовком	Alt+Shift+Минус
Показать весь текст или заголовки	Alt+Shift+A
Показать весь текст	Звездочка «*» на цифровой клавиатуре
Спрятать или показать формат символов	Косая черта «/» на цифровой клавиатуре
Показать первую строку основного текста или весь основной текст	Alt+Shift+L
Показать все заголовки, оформленные стилем «Заголовок 1»	Alt +Shift+l
Показать все заголовки	Alt +Shift+n

Использование шаблона при создании документа

Шаблоном называется специальный тип документа, определяющий используемые в создаваемом документе параметры форматирования текста (например, шрифт, кегль, формат и цвет), атрибуты абзацев, разделов, параметры страницы. В шаблоне можно использовать как всю тему целиком, так и отдельные элементы ее дизайна — фоновые рисунки, определения цветов, маркеры списков. С помощью шаблона и других средств настройки приложений Office можно создавать профессионально оформленные документы со сложной графикой, выполненные в едином стиле. В стандартную поставку, Word 2003 входят шаблоны для создания факсов, писем, официальных документов, служебных записок, отчетов, диссертаций, справочников, бюллетеней, брошюр, календарей, веб-страниц, расписаний, повесток дня, резюме, заказов и счетов фактуры.
Шаблоны хранятся в файлах с расширением .dot в папке Program Files\Mic-rosoft Office\Templates, По умолчанию, когда мы нажимаем кнопку Создать (New) на панели инструментов Стандартная, загружается шаблон Обычный (Normal.dot), который не содержит какого-либо текста или рисунков. Чтобы выбрать шаблон для нового документа, выберите команду Создать (New) в меню Файл (File). На экране отобразится область задач Создание документа (New Document) (см. главу 2, Рисунок 2.11). В разделе Шаблоны выберите ссылку На моем компьютере. На экране отобразится диалоговое окно Шаблоны (Templates). Шаблоны на вкладках диалогового окна сгруппированы с учетом области их применения. Например, при посылке факса откройте вкладку Письма и факсы (Letters & Faxes) и воспользуйтесь шаблоном Изысканный факс (Elegant Fax) (Рисунок 9.10).
После выделения некоторых шаблонов в поле Просмотр (Preview) можно увидеть, как будет располагаться материал в документе. Выбрав шаблон, установите переключатель в группе Создать (Create New) в положение документ (Document) и нажмите кнопку ОК.

Использование структурных уровней для оформления документа

Уровни структуры используют для работы с документом в режимах структуры и схемы документа. Для присвоения абзацу уровня структуры выполните следующие действия:
1. Выделите абзац, которому требуется присвоить структурный уровень.
2. Выберите требуемый уровень заголовка в списке Уровень (Outline Level) на панели инструментов Структура (Outlining).
Например, заголовок документа можно отформатировать стилем Заголовок 1, название глав Заголовок 2, разделов — Заголовок 3 и т.д.

Изменение шаблона

Чтобы изменить шаблон, выберите команду Открыть (Open) в меню Файл (File), а затем откройте шаблон, который хотите изменить. В диалоговом окне Открытие документа (Open) в поле Тип файла (Files of type) выберите элемент Шаблоны документов (*.dot) (Document Templates). Перейдите в папку Templates, которая по умолчанию находится в папке Microsoft.
Если у вас появятся трудности при поиске шаблона, то нажмите кнопку Пуск (Start) и выберите команду Найти (Search), Файлы и папки (For Files or Folders). В поле Часть имени файла или имя файла целиком окна Результаты поиска введите имя файла или *.dot. В последнем случае в нижней части окна будут представлены все файлы шаблонов. Дважды щелкните значок файла шаблона, который вы хотите изменить.
Измените в шаблоне те параметры, которые вы считаете нужными: надписи, рисунки, стили, форматы, макросы, элементы списка автотекста, панели инструментов, настройки меню и сочетания клавиш и нажмите кнопку Сохранить (Save). Новые параметры можно применить к любому документу, созданного на основе измененного шаблона.

Изменение уровня и перемещение заголовка

Уровень заголовка можно изменить несколькими способами: с клавиатуры, мышью или кнопкой на панели инструментов Структура (Outlining). Соответствующим образом изменяется уровень подчиненных ему заголовков. К заголовку автоматически применяется соответствующий данному уровню стиль заголовка.
Для перемещения заголовка на более низкий уровень нажмите клавишу Tab или мышью перетащите символ структуры вправо. Для повышения уровня заголовка, перетащите мышью символ структуры влево или нажмите клавиши Shift+Tab. Во время перетаскивания отображаются вертикальные линии, показывающие уровни заголовков. Отпустите кнопку мыши, если перемещаемый заголовок достиг должного уровня.
Для изменения уровня заголовка вы можете нажать кнопку Повысить уровень (Promote) или Понизить уровень (Demote) на панели инструментов Структура (Outlining). Кнопка Понизить до обычного текста (Demote to Body Text) понижает уровень заголовка до обычного текста. Символ табуляции вставляется после нажатия клавиш Ctrl+Tab.
Чтобы переместить или изменить положение только самого заголовка, сначала сделайте видимым весь подчиненный свернутый текст, следующий за заголовком, затем выделите абзац заголовка. Для перемещения заголовка вверх на один абзац, нажмите на панели Структура (Outlining) кнопку Переместить вверх (Move Up), для перемещения заголовка вниз на один абзац нажмите кнопку Переместить вниз (Move Down).

Копирование заголовков без связанного с ними текста

При копировании в режиме структуры свернутых заголовков, содержащих подчиненный текст, свернутый текст тоже будет скопирован. В этом режиме невозможно скопировать один видимый заголовок. Если вы хотите копировать только заголовки, то вы можете создать оглавление документа, включающее только заголовки без номеров страниц, и копировать нужные заголовки оттуда.

Назначение сочетания клавиш стилю

Для назначения определенного сочетания клавиш, позволяющих применить определенный стиль, нажмите кнопку Формат (Format) в диалоговом окне Изменение стиля (Modify Style) (Рисунок 9,4) и в раскрывшемся списке выберите Сочетание клавиш. Откроется диалоговое окно Настройка клавиатуры (Customize Keyboard) (Рисунок 9,5). Установите курсор в поле Новое сочетание клавиш (Press new shortcut key), нажмите сочетание клавиш, которое вы хотите использовать, например Ctrl+Shift+T, затем щелкните кнопки Назначить (Assign) и Закрыть (Close). Если за предложенной комбинацией клавиш уже закреплена какая-нибудь команда, то это будет указано в строке Текущее назначение (Current keys).

Назначение стиля

Выбор различных атрибутов форматирования, например абзаца или таблицы, требует определенных затрат времени на выбор имени и размера шрифта, начертания, межстрочного интервала, интервала между абзацами, отступов от левого и правого полей и т.п. При форматировании таблицы в ряде случаев следует установить к какому элементу необходимо применить форматирование к строке заголовка, столбцу, ячейке и т.п.
Для ускорения работы выбранным атрибутам форматирования можно присвоить имя стиля и в дальнейшем использовать это имя. Например, чтобы выделить названия диалоговых окон, как сделано в этой книге, для них можно использовать отличающийся от основного текста размер шрифта и курсивное начертание. Стили обычно создаются для многократного использования в одном или нескольких документах. Они определяют внешний вид различных элементов текста в документе, например, заголовков, основного текста и надписей под рисунками, с их помощью создается оглавление. Использование различных стилей позволяет создать привлекательный и легко читаемый документ.
В Microsoft Office различают стиль знака (символа), абзаца и таблицы. Стиль знака позволяет отформатировать выделенный текст, задав название шрифта, его размер и форматирование, и присвоить ему уникальное имя стиля. Отличительная особенность стиля знака состоит в том, что он распространяется только на определенный фрагмент текста, а не на весь абзац. В стиле абзаца задают атрибуты формата символов, межстрочный интервал, выравнивание текста, отступы, позиции табуляции. Стиль абзаца — совокупность нескольких форматов абзаца и символов, которым присвоено уникальное имя стиля. Стиль таблицы — совокупность нескольких форматов, используемых в таблице, ее столбце или ячейке, которым присвоено уникальное имя стиля.

Нумерация заголовков с учетом их уровня

Нумерация заголовков больших документа вручную отнимает много времени, а в случае перемещения, добавления или удаления заголовков работу приходится делать заново. Чтобы автоматически создать список заголовков в соответствие с их уровнем, отобразите в режиме структуры только заголовки до требуемого уровня, выделите их и выберите команду Список (Bullets and Numbering) в меню Формат (Format). Заголовки могут быть маркированными или нумерованными. В диалоговом окне Список (Bullets and Numbering) на вкладке Многоуровневый (Outline Numbered) предлагается несколько вариантов нумерации заголовков (см. главу 6, раздел «Создание списков»). Выберите один из предлагаемых вариантов списка и нажмите кнопку ОК.
Для настройки дополнительных параметров многоуровневого списка выберите его на вкладке и нажмите кнопку Изменить (Customize). В диалоговом окне Изменение многоуровневого списка (Customize Outline Numbered List) выберите необходимые параметры, например, в списке Уровень (Level) задайте текущий редактируемый уровень вложенности списков, в раскрывающемся списке Положение номера (Numberposition) задайте отступ и положение маркера на текущем уровне (Рисунок 9.15).

Окно документа Microsoft Word

Рисунок 9.14 Окно документа Microsoft Word в режиме структуры, в котором отображены заголовки уровней 1-3

Окно документа созданного на основе

Рисунок 9.11 Окно документа, созданного на основе шаблона факсимильного сообщения

Окно документа в котором отображена

Рисунок 9.1 Окно документа, в котором отображена область задач Стили и форматирование

Стиль знака в разделе Выберите форматирование для применения (Pick formatting to apply) отмечен значком в виде подчеркнутой полужирной буквы «a»

Особенности выявления текста в режиме структуры

В режиме структуры выделение элемента имеет ряд особенностей: одно нажатие кнопки мыши в полосе выделения выделяет не одну строку, а целый абзац. Если выделить заголовок, содержащий свернутый подчиненный текст, или выделить заголовок, выбрав слева от него символ. Подчиненный текст тоже будет выделен. Перемещение, копирование или удаление, также влияет на подчиненный текст. Способы выделения текста в режиме структуры приведены в таблице 9.1.

Таблица 9.1. Выделение текста в режиме структуры

Выделяемый элемент	Действие
Заголовок, его подзаголовки и основной текст	Нажмите символ структуры рядом с заголовком или дважды нажмите кнопку мыши, установив указатель на полосе выделения слева от заголовка.
Только заголовок (без подчиненного текста)	Нажмите кнопку мыши, установив указатель на полосе выделения слева от заголовка.
Абзац основного текста	Нажмите символ рядом с абзацем или нажмите кнопку мыши, установив указатель на полосе выделения слева от абзаца.
Несколько заголовков или абзацев основного текста	Установите указатель на полосе выделения и выберите нужные заголовки и абзацы, перемещая мышь с нажатой кнопкой.

В режиме структуры нельзя выделить один абзац полностью, а следующий частично, так как абзац можно выделить только целиком.

Отображение документа в режиме структуры

В режиме структуры, чем ниже уровень заголовка, тем больше его отступ от левой границы окна. В этом режиме не отображается форматирование абзацев, Для большей наглядности иерархической структуры документа абзацы снабжаются отступами, которые не отображаются при переходе в другие режимы. Команды, служащие для форматирования абзацев, становятся недоступными, однако стили применять можно, хотя результат форматирования станет заметным только при выходе из режима структуры.

Отображение имей стилей в полосе стилей

При просмотре документа в обычном режиме и режиме структуры можно отобразить имена используемых стилей в полосе стилей (Рисунок 9.2). Чтобы полоса стилей была видна, выберите команду Параметры (Options) в меню Сервис (Tools) и откройте вкладку Вид (View) (см. главу 11, раздел «Параметры настройки отображения документа в окне»). Задайте такую ширину полосы стилей (Styles area width) в группе Окно (Window), чтобы можно было прочесть имя стиля, например, 20 мм. Границу полосы стилей можно перетаскивать мышью вдоль экрана. После двойного щелчка мышью по полосе стилей открывается диалоговое окно Стиль (Style).

Рисунок 9.2 Отображение полосы стилей при просмотре документа

Печать структуры документа

Чтобы напечатать структуру документа, в режиме структуры сделайте видимыми заголовки, которые необходимо распечатать и нажмите кнопку

Печать (Print) на панели инструментов Стандартная.
Если виден основной текст, будут распечатаны все строки, даже если на экране отображена только первая строка. Если принудительно вставленные разрывы страниц видны на экране в режиме структуры, они будут отображены в напечатанном документе. Чтобы временно удалить разрывы страниц, сохраните документ после чего удалите символы разрыва страниц. После вывода документа на печать закройте документ, не сохраняя изменения.

Перемещение фрагмента текста

Для перемещения фрагмента текста в другое место в режиме структуры можно переместить символы структуры или использовать кнопки панели инструментов Структура (Outlining). Во время перетаскивания видны горизонтальные линии со стрелкой > . Когда горизонтальная линия достигнет нужного места документа, отпустите кнопку мыши.
Кнопки Переместить вверх (Move Up) и Переместить вниз (Move Down) панели инструментов. Структура (Outlining) перемещают вместе со свернутым заголовком все подзаголовки и свернутый текст, что позволяет изменять положение фрагментов текста, не прибегая к их выделению.

Применение стилей

Присоединение шаблона к документу

При работе над документом, как правило, можно использовать только настройки, сохраненные в шаблоне, присоединенном к этому документу, или в шаблоне Normal.dot. Для замены шаблона и обновления стилей выберите в меню Сервис (Tools) команду Шаблоны и настройки (Templates And Add-Ins) и в открывшемся диалоговом окне нажмите кнопку Присоединить (Attach) (Рисунок 10.12). На экране отобразится диалоговое окно Присоединение шаблона (Attach Template), в котором будет видно содержимое папки с шаблонами.
Выберите шаблон, который вы хотите присоединить и нажмите кнопку Открыть (Open). Вы вернетесь в диалоговое окно Шаблоны и надстройки, в котором установите флажок Автоматически обновлять стили (Automatically Update Document Styles) и нажмите кнопку ОК.
Стили абзацев и символов присоединенного шаблона копируются, заменяя все существующие стили другими именами. Текст, графика и настройки параметров страниц не становятся частью документа.

Просмотр вложенных документов

Для отображения вложенных документов в главном, откройте главный документ в режиме Структура и нажмите кнопку Развернуть вложенные документы (Expand Subdocuments) на панели инструментов Структура (Outline). Все вложенные документы отобразятся на экране компьютера вместо гиперссылок на них. Чтобы увидеть, как вложенные документы будут выглядеть при печати, перейдите в режим Разметка страницы (Print Layout).
Нажмите кнопку Свернуть вложенные документы (Collapse Subdocuments) на панели инструментов Структура (Outline) и в главном документе будут отображены только гиперссылки на вложенные документы. Отметим, что на панели инструментов Структура (Outline), кнопка Свернуть вложенные документы (Collapse Subdocuments) заменяет кнопку Развернуть вложенные документы (Expand Subdocuments).
Кнопка Заблокировать документ (Protect Document) на панели инструментов Структура (Outline) позволяет защитить вложенные документы от дальнейших изменений. Это позволяет запретить участникам проекта вносить в него изменения после завершения определенного этапа.

Просмотр заголовков

Свертывание подчиненного текста, следующего за заголовком, в режиме структуры упрощает просмотр всех заголовков документа, позволяет отвлечься от деталей и лучше построить структуру документа. Для свертывания/развертывания текста используйте раскрывающийся список Показать уровни (Show level). Например, если вы выберете элемент списка Показать уровень 4 (Show level 4), то на экране будут отображены только заголовки от первого до четвертого уровня включительно. В режиме структуры можно легко изменить расположение больших фрагментов текста и уровень заголовка.

Режим структуры

В режиме структуры заголовки документа смещены относительно основного текста в зависимости от соответствующего им уровня. Этот режим позволяет вам проконтролировать стройность и логичность изложения материалов, представленных в документе, быстро изменить расположение заголовков и текста, изменить уровень заголовка. Режимом структуры удобно пользоваться при работе с главным документом.
Для наглядного отображения документа в режиме структуры, следует создать иерархическую структуру документа. Это можно сделать двумя способами: отформатировать отдельные абзацы с помощью встроенных стилей заголовков («Заголовок 1 — Заголовок 9») или присвоить абзацам структурные уровни («Уровень 1 — Уровень 9»). Стили заголовков определенным образом форматируют текст, а структурные уровни присваивают ему «невидимый» формат.

Символы отображаемые в режиме структуры

Символы, отображаемые в режиме структуры

Слева от абзацев в режиме структуры видны значки, позволяющие сворачивать и разворачивать подчиненный текст, а также быстро реорганизовать документ. Если заголовок содержит подзаголовки и основной текст, слева от него будет виден символ структуры О . Для выделения заголовка и подчиненного текста щелкните этот значок мышью. Двойное нажатие кнопки мыши позволяет скрыть или отобразить подчиненный текст.
Если заголовок не содержит подзаголовков и основного текста, слева от него будет виден знак а . Рядом с основным текстом виден квадратик . Напомним, что в режиме структуры основным текстом является любой текст, если он не отформатирован с помощью одного из встроенных стилей Заголовок 1 — 9. К основному тексту применяется стиль Обычный.

Создание больших документов

Большие многостраничные документы часто содержат несколько частей и десятки глав. Каждая глава может быть записана в отдельном файле. Во всех главах необходимо обеспечить единство стилей и согласовать колонтитулы. Желательно иметь возможность проверки структуры документа, чтобы убедиться в логичности построения разрабатываемого материала.
Word предлагает специальные средства, облегчающие работу с такими документами. Объединить несколько файлов в один большой позволяет главный документ, который является документом-контейнером, объединяющим несколько файлов. Объединяемые файлы называются вложенными документами. Их можно использовать при написании книг несколькими авторами или при составлении несколькими людьми отчета. Как и обычный файл Word главный документ может содержать текст, таблицы, рисунки и т.п. Для перехода к вложенному документу используется гиперссылка.
Все файлы главного и вложенных документов следует хранить в одной папке, чтобы Word мог их найти. При работе в сети эта папка должна быть доступна всем пользователям, которые работают с главным и вложенными документами.
Максимально допустимое количество вложенных документов в главном документе зависит от количества открытых файлов, от размера этих файлов, от количества выполняемых программ, объема памяти компьютера, используемой операционной системы и других параметров.
Если сохранить главный документ не удается в силу того, что был достигнут предел возможностей системы, то можно предпринять следующие действия:

Отменить сохранение главного документа, закрыть другие программы, а затем вновь попытаться сохранить документ. Преобразовать некоторые вложенные документы в текст главного документа, а затем сохранить главный документ. Использовать поле INCLUDETEXT для вставки содержимого одного вложенного документа в другой. Удалить вложенные документы из главного документа, а затем сохранить главный документ.

Создание и изменение стиля

При работе с документом вы можете применить существующий стиль, создать новый или изменить существующий. Имя стиля может содержать до 253 любых символов, кроме обратной косой черты «\», точки с запятой «;» или фигурных скобок «{ }». Одно имя может отличаться от другого только тем, что строчная буква заменена прописной. Например, стили Обычный и обычный могут иметь совершенно разные параметры.
Чтобы создать стиль на основе существующего стиля, выполните следующие действия:

Установите курсор в тексте, стиль которого вы хотите изменить. Нажмите кнопку Стили и форматирование на панели инструментов Форматирование, чтобы отобразить область задач Стили и Форматирование (Styles and Formatting). В области задач Стили и форматирование подведите указатель мыши к полю Форматирование выделенного текста, нажмите кнопку с правой стороны поля и выберите в списке команду Создать стиль (New Style). В диалоговом окне Создание стиля (New Style) в поле Основан на стиле (Style based on) (Рисунок 9.3) выберите из раскрывающегося списка стиль, на основе которого создается новый стиль. Введите имя нового стиля в поле Имя (Name). В поле Стиль (Style type) выберите тип нового стиля: стиль абзаца, знака или таблицы. Этот параметр недоступен при изменении существующего стиля, так как тип существующего стиля нельзя изменить. В поле Стиль следующего абзаца (Style for following paragraph) выберите из списка имя стиля, который будет применен к следующему абзацу. При работе с документом после нажатия клавиши Enter для завершения абзаца, оформленного новым стилем, к следующему абзацу будет применен стиль, указанный в этом поле. Установите флажок Добавить в шаблон (Add to template), если хотите добавить стиль в шаблон, присоединенный к активному документу. Это делает стиль доступным для всех документов, основанных на этом шаблоне. Если этот флажок снят, стиль добавляется только в активный документ.

Создание шаблона

Несмотря на то, что в комплект поставки Word включено большое количество шаблонов, для создания документов может потребоваться новый шаблон. Новый шаблон можно создать на основе существующего шаблона или использовать существующий документ, сохранив его в одной из папок шаблонов. Если в какой-либо шаблон ввести текст, рисунки, элементы списка автотекста и т.п., то они будут повторяться во всех новых документах, созданных на основе этого шаблона, существующие документы не изменятся. После того как шаблон создан, он может открываться, как любой документ и в него могут быть внесены любые необходимые изменения.

Создание шаблона на основе существующего документа

Чтобы создать шаблон на основе существующего документа, выполните следующие действия.
1. Откройте документ, который будет использоваться в качестве шаблона и внесите в него необходимые изменения:

удалите ненужный текст, графику и другие все элементы, которые не должны появляться в документах; добавьте текст или рисунки, которые будут присутствовать во всех новых документах, основанных на этом шаблоне. Текст и рисунки будут располагаться в документе так, как вы расположите их в шаблоне, например, добавьте эмблему вашей фирмы, измените параметры форматирования символов и абзацев, определите стили, размеры полей и страниц, задайте и отформатируйте колонтитулы.

2. Сохраните документ в качестве шаблона следующим образом:

выберите команду Сохранить как (Save As) в меню Файл (File). В окне Сохранение документа (Save As) в поле Тип файла (Save as type) установите Шаблон документа (Document Template). В поле Папка (Look in) автоматически появится папка Шаблоны; вы можете сохранить шаблон в этой папке. В этом случае при выборе команды Создать (New) из меню Файл (File) значок шаблона отобразится на вкладке Общие (General). При сохранении шаблона в одной из папок, вложенных в папку Шаблоны значок шаблона будет отображаться на одноименной вкладки диалогового окна Шаблоны (Templates); введите имя шаблона в поле Имя файла (File Name) и нажмите кнопку ОК. Вы можете создать шаблон для делового письма, посылаемого от имени вашей фирмы, в котором будут представлены эмблема вашей фирмы, ее адрес, слова приветствия, подпись и т.п.

Создание шаблона путем изменения существующего шаблона

Чтобы создать новый шаблон на основе имеющегося шаблона, выполните следующие действия:

выберите команду Отрыть (Open) в меню Файл (File); в раскрывающемся списке Тип файла (Files of Type) выберите строку Шаблоны документов (*.dot) (Document Templates); внесите необходимые изменения в шаблон и сохраните файл.

Способы создания главного документа

Главный документ можно создать двумя способами:
1. Преобразовать существующий документ в главный и создать в нем вложенные документы.
2. Создать новый документ или использовать для этой цели существующий, а затем сформировать структуру его заголовков и вложенных документов.
Первый способ предусматривает преобразование существующего документа в главный и создания в нем вложенных документов. Для этого выполните следующие действия:

Откройте документ и переведите все заголовки, которые будут использоваться для вложенных документов, на уровень Заголовок 1 (Heading 1). Этот стиль используется Word для разделения главного документа на вложенные. Для перехода в этот режим в меню Вид (View) выберите команду Структура (Outline). Нажмите кнопку Создать вложенный документ (Create Subdocument) на панели инструментов Структура (Outlining). Сохраните документ. Для каждого вложенного документа Word создаст отдельные файлы в той же папке, где находится главный документ. Текст, отформатированный стилем Заголовок 1 (Heading 1) будет использован в качестве имени файла.

Если вам не понравилось как разделился документ на главный и вложенные, то нажмите кнопку Удалить вложенный документ (Remove Subdocument) на панели инструментов Структура (Outlining), чтобы вернуть текст в главный документ.
Второй способ. Чтобы вставить вложенные документы в главный документ, выполните следующие действия:

Создайте файл главного документа или используйте для этой цели существующий. Расположите курсор в месте вставки вложенного документа и нажмите кнопку Вставить вложенный документ (Import Subdocument) на панели инструментов Структура (Outlining). В диалоговом окне Вставка вложенного документа (Import Subdocument) найдите нужный файл, выделите его и нажмите кнопку Открыть (Open). Вложенный документ будет добавлен в главный в точке расположения курсора. Вставьте все вложенные документы и сохраните файл.

Используя режим Структура, можно менять местами вложенные документы.

Стили и шаблоны структура документа

Стили и шаблоны, структура документа

В этой главе рассматриваются следующие вопросы:

использование стилей при оформлении документа; применение шаблонов при создании документа; использование режима структуры при работе с документом.

Стили заголовков

Заголовком считается любой абзац, которому присвоен стиль заголовка. В поставку Word входят девять разных встроенных стилей заголовков, позволяющих задать место заголовка в иерархической структуре документа, начиная с «Заголовок 1 (Heading 1)» и кончая «Заголовок 9 (Heading 9)». Если нажать клавишу Enter в конце абзаца, отформатированного с помощью стиля «Заголовок 1», к следующему абзацу будет применен стиль «Основной текст». Любой стиль заголовка можно форматировать по собственному вкусу. Чем меньше номер стиля заголовка, тем выше его уровень.
Чтобы присвоить абзацу стиль «Заголовок 1», выделите его и в раскрывающемся списке Стиль панели инструментов Форматирование (Formatting), выберите Заголовок 1 или нажмите несколько раз кнопку Повысить уровень (Promote) панели инструментов Структура (Outlining) пока не достигнете требуемого уровня. Аналогичным образом присваиваются стили Заголовок 2 (Heading 2), Заголовок 3 (Heading 3) и т.д. Повышение уровня состоит в преобразовании основного текста в заголовок или в увеличении уровня вложенности заголовка, например, со стиля «Заголовок 4» на стиль «Заголовок 3».

Тема

Вы можете быстро и грамотно профессионально оформить документ, применив к нему набор унифицированных элементов форматирования и цветовых схем, позволяющий создать фоновые рисунки, маркеры, шрифты, горизонтальные линии и других элементов документа. Этот набор определяется как тема. После выбора темы, автоматически настраиваются следующие элементы документа: цвет фона или фоновый рисунок, стили основного текста и заголовка, маркеры, горизонтальные линии, цвета гиперссылок, а также цвет границы таблицы. В отличие от шаблона, тема не содержит элементов автотекста, настраиваемых панелей инструментов, макросов, настроек меню и сочетаний клавиш.
Область просмотра диалогового окна позволяет ознакомиться с образцом темы.

Удаление атрибутов форматирования

Чтобы удалить атрибуты форматирования выполните следующие действия:

выделите текст или слово; на панели инструментов Форматирование нажмите кнопку Стили и форматирование (Styles And Formatting); в области задач Стили и форматирование (Styles and Formatting) в раскрывающемся списке Выберите форматирование для применения (Pick formatting to apply), выберите строку Очистить формат (Clear Formatting).

После удаления атрибутов форматирования на выделенный текст будет наложен стиль Обычный (Normal).

Для замены стиля воспользуйтесь диалоговым

Упражнения

Замените стиль Заголовок 3 (Heading 3) на Заголовок 2 (Heading 2) во всем документе.
Для замены стиля воспользуйтесь диалоговым окном Найти и заменить (Find and Replace) и выполните следующие действия:
выберите команду Заменить (Replace) в меню Правка (Edit); нажмите кнопку Больше (More), чтобы можно было работать с параметрами форматирования; установите курсор в поле Найти (Find what); нажмите кнопку Формат (Format) и в раскрывшемся списке выберите элемент Стиль (Style); в новом окне Найти стиль (Find Style) выделите элемент Заголовок 3 (Heading 3) и нажмите кнопку OK(Рисунок 9.6); установите курсор в поле Заменить на (Replace With); нажмите кнопку Формат (Format) и в раскрывшемся списке выберите элемент Стиль (Style); в диалоговом окне Заменить стиль (Replace Style) в списке Заменить стилем (Replace With Style) выберите Заголовок 2 (Heading 2). Нажмите кнопку ОК.

Выбор стиля

Для выделения списка Стиль с клавиатуры нажмите клавиши Ctrl+Shift+ы (Ctrl+Shift+S). Затем с помощью клавиш стрелка-вниз, стрелка-вверх, Page Up, Page Down выберите элемент списка и нажмите клавишу Enter. Для снятия форматирования с выделенного текста в списке Стиль выберите строку Очистить формат (Clear Formatting).
Для отображения области задач Стили и форматирование в окне документа (Рисунок 9.1) нажмите кнопку Стили и форматирование (Styles and & Formatting)

Выбор темы для оформления документа

Рисунок 9.9 Выбор темы для оформления документа

В диалоговом окне Тема (Theme) установкой соответствующих флажков можно задать более яркие цвета текста и рисунков, воспользоваться анимацией некоторых рисунков и определить фон документа. Для просмотра анимированных рисунков откройте веб-страницу в обозревателе Internet Explorer.
При установке Word на жесткий диск записывается множество тем. Если у вас на компьютере установлена программа Microsoft FrontPage версии 4.0 или более поздней, то доступны также темы FrontPage. Дополнительные темы можно найти в Интернете. Для загрузки дополнительных тем выберите в меню Справка (Help) команду Office в Интернете (Office on the Web).

Чтобы задать стиль выделенных символов,

Выводы

1. Чтобы задать стиль выделенных символов, абзацев или таблицы, выберите нужный стиль в раскрывающемся списке Стиль (Style) на панели инструментов Форматирование (Formatting) или в области задач Стили и форматирование (Styles and Formatting).
2. Для названия документа рекомендуется применять стиль «Заголовок 1 (Heading 1)», для названия разделов — «Заголовок 2 (Heading 2)» и т.д.
3. Для автоматического форматирования выделенного фрагмента текста или всего неформатированного документа, например, сообщения электронной почты, выберите команду Автоформат (AutoFormat) в меню Формат (Format).
4. Чтобы использовать тему для оформления документа, выберите команду Тема (Theme) в меню Формат (Format). Выделите тему в списке Выберите тему (Choose a Theme) и нажмите кнопку ОК (Рисунок 9.9).
5. Для оформления документа в определенном стиле выберите команду Тема (Theme) в меню Формат (Format) и нажмите кнопку Библиотека стилей (Style Gallery) (Рисунок 9.9). В списке Шаблон (Choose a Theme) выделите нужный элемент и нажмите кнопку ОК или дважды щелкните его мышью.
6. Чтобы выбрать шаблон для нового документа, выберите команду Создать (New) в меню Файл (File), в области задач Создание документа в разделе Создание с помощью шаблона (New from template) выберите ссылку на Normal.dot, Общие шаблоны (General Templates) или шаблоны на веб-узле.
7. Для отображения документа в режиме структуры выберите команду Структура (Outline) в меню Вид (View) или нажмите кнопку Режим структуры (Outline View) на горизонтальной полосе прокрутки внизу окна документа. Режим структуры позволяет вам проконтролировать стройность и логичность изложения материалов, представленных в документе, быстро изменить расположение заголовков и текста.
8. Если для форматирования заголовков использовались встроенные стили заголовков, то в режиме структуры на печать будут выводиться только видимые заголовки.
9. В тех случаях, когда предполагается использование созданных файлов для вставки в главный документ, их следует переместить в одну папку до начала форматирования главного документа.

Содержание